S’organiser en freelance, c’est souvent le truc qu’on remet à demain – jusqu’au jour où on se retrouve à boucler un projet en nuit blanche deux jours avant la deadline. Wann, créateur d’espaces Notion et ancien monteur vidéo lancé à 16 ans, a vécu exactement ça. Et c’est précisément de là qu’est né son produit : pas d’une vocation, mais d’une organisation « éclatée au sol », comme il dit lui-même.
Dans le podcast Les Makers, il raconte sa transition du montage vidéo vers un métier qu’on appellait encore difficilement « métier » il y a deux ans : notion creator. La conversation dure 56 minutes, elle est sincère, parfois décousue (ses mots, pas les miens), et elle dit des choses que la plupart des articles sur la productivité freelance ne disent pas.
Voici ce que j’en retiens.
Quand l’organisation devient un produit – la bascule de Wann
Pendant quatre ans, Wann monte des vidéos. Il démarre en 2020, à 16 ans, « un peu par hasard ». Il apprend le métier, il apprend la vie de freelance – et il apprend, surtout, que s’organiser en freelance ne s’improvise pas.
Puis le montage commence à peser. Pas une rupture nette – plutôt un effritement. « Il y a un moment où ça me prenait beaucoup d’énergie et j’avais plus la force. » Et pendant les longues sessions de procrastination, il crée des espaces sur Notion – pour lui, pas pour vendre.
« Je me suis dit bah mon organisation, elle est éclatée au sol, il faut que je fasse un espace pour moi. Et quitte à le faire, autant le faire bien. Autant le proposer à d’autres freelance qui comme moi ont des soucis d’organisation. »
Ce qui m’a frappé là-dedans, c’est la logique : un produit né d’un problème personnel, pas d’une étude de marché.
Il publie son premier template. Cent freelances le prennent dans le premier mois. Il ne s’y attendait pas. Les messages qui arrivent ensuite – « ton outil il est incroyable, ça va beaucoup aider » – déclenchent quelque chose. Un basculement. Pas le chiffre, pas le CA. Les retours humains.
Ce type de trajectoire, d’ailleurs, lancer une activité rentable très jeune en partant d’une compétence personnelle, c’est plus fréquent qu’on croit dans la sphère freelance. Mais ça reste rare d’en faire un vrai produit dès le premier essai.
Ce que Notion fait que les autres outils ne font pas – ou presque
Notion existe depuis les années 2010. Wann ne sait plus exactement depuis quand – « je saurais pas te dire l’année exacte » – mais il l’utilisait pour prendre des notes pendant ses études. Le déclic industriel, lui, est beaucoup plus récent.
Deux ou trois ans que l’outil s’est imposé comme référence. Et pour Wann, la raison est simple :
« C’est le plus polyvalent et le plus accessible. Il y a des outils qui sont beaucoup plus complexes – je pense à Airtable par exemple. Ça permet de faire beaucoup plus de choses dans la gestion de données mais c’est plus complexe à prendre en main et c’est moins adapté pour le public large. »
Dit comme ça, ça a l’air d’une pub. Mais il y a une vraie nuance dedans.
La polyvalence de Notion, c’est aussi son problème. La courbe d’apprentissage est réelle. L’hôte du podcast l’admet lui-même : avec son associé Mathieu, ils utilisent Notion en interne – « et je pense qu’on l’utilise à même pas 20% ». Wann confirme que certains utilisateurs poussent l’outil jusqu’à créer des interfaces gamifiées style RPG. C’est possible. Mais ça n’est pas là que la majorité des freelances en ont besoin.
Ce que Wann a construit dans son Freelance Flow OS 2.0, c’est un espace centré sur les vrais besoins : gestion des projets, des clients, des tâches, de la partie financière et administrative. Avec une fonctionnalité qui m’a semblé particulièrement intelligente : le portail client.
Le principe est simple. Le client a une fiche dédiée dans laquelle on lui partage un accès limité – il voit uniquement ce qui le concerne : ses factures, ses devis, les tâches communes, les projets en cours. Pas l’intégralité du système interne. C’est du collaboratif chirurgical (ce qui est rare dans les outils grand public).
S’organiser en freelance : deux piliers, pas dix
La question directe – « c’est quoi les piliers pour bien s’organiser en freelance ? » – appelle une réponse directe chez Wann. Et il commence par démonter l’idée d’une méthode universelle.
« L’organisation, c’est quand même assez personnel. On a tous nos façons. Il y en a qui s’organisent pas et qui font tout de tête, il y en a qui utilisent des post-it, des outils différents. » Les besoins changent aussi selon le volume – gérer deux clients réguliers, ce n’est pas gérer quinze projets ponctuels.
Mais deux constantes émergent malgré tout.
Première : la gestion du temps. Pas la méthode Pomodoro, pas les blocs de dix minutes (qu’il appelle avec un sourire « un truc de psychopathe »). Plutôt savoir, en début de semaine, ce qui doit être fait et dans quel ordre approximatif. Flexible. Pas rigide.
Deuxième : l’archivage de l’information. C’est là que ça coince pour beaucoup de freelances – et c’est souvent là que la charge mentale explose.
« Quand on a beaucoup d’infos à gérer, on peut plus tout retenir. Il y a des choses qu’on oublie forcément. Faut pouvoir se les noter quelque part. Bah des conversations avec des clients – on s’est dit telle chose, faut que je me garde ça. On s’est dit OK appel à telle heure. Et quand on a beaucoup de choses à gérer, ça fait de la charge mentale de fou. »
C’est exactement le problème. Et c’est pour ça que le choix de l’outil compte – mais pas autant que l’habitude de s’en servir.
D’ailleurs, Wann lui-même n’est pas mono-outil. Il met 90% de son organisation dans Notion. Mais Google Calendar reste pour le perso (il ne mélange pas les deux). Et les notes rapides sur l’application native du téléphone – « quand t’as une idée en tête que t’as pas envie de te prendre la tête à ouvrir ton espace, à cliquer sur telle page ». Simple. Efficace. Et ça complète, pas ça remplace.
Pour ceux qui veulent creuser la question des outils au-delà de Notion, ce stack de 27 outils pour piloter une activité en ligne donne une idée assez précise de ce que ça peut ressembler quand on monte en charge.
Le rythme freelance – et l’illusion de la routine
« Les routines, j’ai du mal. » Wann dit ça sans complexe. Il vit seul, il bouge beaucoup – famille dans une autre région, amis, déplacements. Son rythme se cale sur celui des gens qui l’entourent quand il est avec eux.
Ce qui m’agace un peu dans la plupart des articles sur la productivité freelance, c’est qu’ils présentent la routine comme une évidence – se lever à 6h, bloc de travail profond de 9h à 12h, sport, etc. Wann représente le cas inverse et il fonctionne quand même. Il a deux modes :
Mode couche-tard : repos le matin, travail l’après-midi et le soir. Mode lève-tôt : efficacité le matin, baisse l’après-midi, coupure le soir. Et selon où il est et avec qui, ça bascule de l’un à l’autre.
Ce qui compte, ce n’est pas le rythme en soi – c’est la discipline sur les livrables. Savoir que telle chose doit être finie d’ici tel moment, et s’organiser librement dans ce cadre.
« Je préfère être flexible, de me dire OK, tu sais que ce jour-là tu dois faire ça. Cette semaine il faudrait que tu aies fini ça. Et d’ici la fin, tu t’organises comme tu veux dans la semaine pour le faire. Mais faut que ce soit fait. »
La nuance est fine mais elle change tout. Ce n’est pas de la désorganisation – c’est une organisation à granularité différente.
Il reconnaît quand même la limite : il a eu des périodes où il s’écoutait trop, procrastinait jusqu’à la limite, bossait en nuit blanche deux jours avant la deadline. « C’était une très mauvaise gestion du temps. » La liberté freelance sans un minimum de discipline, ça coûte cher en stress.
Cette tension entre liberté et discipline, d’ailleurs, Léo Poitevin en parle aussi dans son épisode sur le travail en remote – avec une approche différente mais le même constat de fond.
Travailler trop – le problème que personne ne voit venir
Retour de vacances : Wann est motivé, il bosse « vraiment toute la journée sans s’arrêter ». Deux, trois semaines plus tard : aucune motive, sans raison apparente. La courbe de motivation du freelance, il en a fait un tweet le matin même de l’interview.
Ce que cette partie de la conversation soulève – et c’est le point le plus honnête de tout l’épisode – c’est le problème du repos que personne ne se donne réellement. On compte sur les vacances. Et les vacances arrivent, la batterie remonte à 100%, puis ça redescend inexorablement parce qu’on ne se recharge pas au quotidien.
Wann a vécu ça de près. Il mentionne un monteur avec qui il discutait la veille, qui vit exactement ce qu’il a traversé – trop de travail, plus d’envie, vacances comme seule bouée de sauvetage.
« C’est hyper malsain de travailler et de se reposer juste en vacances. Ta batterie une fois que tu rentres, elle est élevée. Et après au fur et à mesure, elle redescend. Et tu te recharges pas au quotidien. »
Voilà. Et ça vaut pour n’importe qui – freelance ou pas.
Lui gère maintenant différemment. Quand il sent qu’il a besoin de se poser, il prend sa journée. Il lit des mangas, des livres, joue à des jeux vidéo. Du vrai repos – pas du scroll. La nuance est importante : le scroll ne ressource pas, il occupe. Ce n’est pas pareil.
Son problème actuel est d’ailleurs l’inverse de ce qu’il était : il a maintenant du mal à s’arrêter. « Le repos, c’est quelque chose que j’ai un peu fini par laisser de côté à force. » Il le dit avec une lucidité qui tranche avec le discours habituel sur la « passion qui fait qu’on ne compte pas ses heures ».
Ce glissement vers le surengagement, savoir dire non est souvent ce qui l’empêche – à ses projets, à ses clients, à lui-même. C’est une compétence à part entière.
Ce que ce podcast dit vraiment sur s’organiser en freelance
Au bout d’une heure de conversation, ce qui ressort n’est pas une méthode en cinq étapes. C’est plutôt un portrait assez fidèle de ce que ça donne réellement – s’organiser en freelance quand on a 20 ans, qu’on bouge beaucoup, qu’on change de rythme selon les semaines et les personnes qui nous entourent.
Wann n’est pas un guru de la productivité. Il a eu une organisation « éclatée au sol », il a construit un outil pour la réparer, et cent personnes en ont voulu dès le premier mois. Ce n’est pas une success story vernie – c’est un pragmatisme assez rare.
Trois choses concrètes que je retiens pour s’organiser en freelance :
- L’archivage d’information est plus critique que le système de tâches. Avant de choisir un outil, décide où tu notes ce qu’on te dit.
La flexibilité du rythme n’est pas un problème – à condition que les livrables soient cadrés. « Je m’organise comme je veux mais ça doit être fini à telle date » est une organisation valide. Le repos quotidien n’est pas optionnel. Les vacances ne compensent pas. Ce que Wann appelle « se recharger » au quotidien – même une heure, même un chapitre de manga – change les durées de cycle.
Le template Notion qu’il propose, le Freelance Flow OS 2.0, agrège tout ça : projets, clients, finances, administratif, time tracking, portail client. C’est ce que lui aurait voulu avoir quand il démarrait en 2020. Pour ceux qui veulent aller plus loin dans la construction d’une activité freelance structurée, cette interview sur le passage de freelance à agence pose un autre type de questions – celles d’après.
Mais avant de penser à l’après, encore faut-il réussir le présent. Et s’organiser en freelance sans y passer plus de temps qu’à bosser réellement – c’est ça, le vrai challenge.
