Notre secret pour la croissance en télétravail : les 10 outils de productivité qui font tourner DHS Digital
Bienvenue à tous. Ici Danilo Duchesnes, fondateur de l’agence DHS Digital. Si vous êtes à la tête d’une équipe, surtout à distance, ou même si vous êtes freelance, vous connaissez probablement ce sentiment : une avalanche de notifications, des informations éparpillées entre les emails, les messages, les documents partagés… Un chaos numérique qui freine la productivité et épuise les équipes. Comment maintenir la cohésion, l’efficacité et surtout, la croissance, quand votre équipe est dispersée ? C’est le défi auquel nous faisons face chaque jour.
‘On est une équipe de neuf personnes et on travaille tous à distance. En plus de ça, on communique toutes les semaines avec des dizaines d’interlocuteurs parmi nos clients et on se doit donc d’être organisé pour notre communication, notre gestion de projet et notre productivité personnelle.’
Cette contrainte n’est pas une faiblesse, elle est devenue notre plus grande force. Elle nous a obligés à être impitoyables dans le choix de nos outils. Fini les logiciels ‘gadgets’ ou les solutions bancales. Chaque outil que nous utilisons aujourd’hui est le fruit d’années de tests, d’erreurs et d’optimisations. Ce n’est pas juste une liste de logiciels, c’est un véritable écosystème, un ‘stack’ cohérent qui forme le système nerveux de notre agence. Dans cet article, je ne vais pas seulement vous lister ces 10 outils. Je vais vous ouvrir les portes de notre organisation et vous expliquer la philosophie derrière chaque choix, comment ils s’intègrent les uns aux autres et pourquoi ils sont devenus, pour nous, ‘clairement indispensables à notre bon fonctionnement’. Préparez-vous à découvrir comment nous avons transformé le défi du télétravail en un avantage compétitif majeur.
Le socle de notre communication : comment nous restons connectés et alignés
Avant même de parler de gestion de projet ou de productivité individuelle, tout commence par la communication. Une communication fluide, claire et bien structurée est l’huile dans les rouages d’une équipe à distance. Sans les discussions informelles à la machine à café, il est impératif de créer des espaces numériques qui favorisent à la fois l’efficacité et la cohésion. L’erreur la plus commune est de vouloir tout faire passer par un seul canal, ou pire, de répliquer les défauts du bureau en ligne, comme les interruptions constantes. Notre approche a consisté à définir des règles claires et à choisir un outil central pour nos échanges internes, un véritable quartier général numérique, tout en le protégeant des sollicitations externes qui peuvent anéantir la concentration. C’est un équilibre délicat entre rester accessible pour ses collaborateurs et se préserver des distractions pour pouvoir effectuer un travail de fond. La solution que nous avons trouvée a radicalement changé notre manière de travailler et a renforcé notre culture d’entreprise, même à des centaines de kilomètres les uns des autres.
Slack : notre quartier général numérique, réservé à l’interne
Le premier outil, et sans doute le plus fondamental pour notre cohésion, c’est Slack. Sa mission affichée est de remplacer l’email, et pour la communication interne, il remplit ce rôle à la perfection. Au début, comme beaucoup, nous avons fait l’erreur de l’utiliser pour tout : les discussions d’équipe, les projets, mais aussi pour communiquer avec nos clients. Sur le papier, cela semblait une bonne idée, promettant réactivité et proximité. La réalité fut tout autre.
‘On s’est rendu compte avec le temps que malheureusement, la communication client sur Slack, ça devenait parfois trop prenant, on ne recevait beaucoup de messages, ce qui nous empêchait d’être productif.’
C’est ce que j’appelle la ‘tyrannie de la notification’. Un message d’un client sur Slack crée une attente de réponse quasi instantanée, ce qui est incompatible avec le travail de concentration nécessaire pour gérer des campagnes publicitaires. Nous étions constamment interrompus, et il était difficile de prioriser. La solution a été radicale mais salvatrice : nous avons basculé toute la communication client sur l’email. L’email, par sa nature, est plus ‘posé’. Il n’implique pas la même urgence. Cette décision a permis de sanctuariser Slack comme un espace exclusivement dédié à l’équipe DHS. Aujourd’hui, on y trouve des canaux pour chaque département (‘#growth’, ‘#media’, ‘#crea’), des canaux privés pour chaque projet client où les équipes dédiées peuvent échanger en toute tranquillité, et même un canal ‘#perles’ où l’on partage des trouvailles amusantes. Ce dernier point n’est pas anecdotique ; il recrée digitalement les moments de détente et l’humour partagé qui soudent une équipe. La version payante, que nous avons adoptée récemment, a encore amélioré notre usage en nous permettant d’envoyer des messages audio pour des explications rapides ou de lancer des ‘huddles’ (mini-appels audio) pour débloquer une situation en 2 minutes, sans avoir à planifier une visioconférence formelle. Slack est donc bien plus qu’une messagerie, c’est le lieu où vit notre culture d’entreprise.
Le cerveau de l’agence : centraliser la connaissance et les projets
Une fois la communication fluidifiée, le défi suivant est celui de l’information. Où sont stockés les process ? Comment suit-on l’avancement d’un projet complexe ? Qui est le contact principal chez ce nouveau client ? Dans une agence en croissance, ces questions, si elles restent sans réponse claire, génèrent une perte de temps colossale et une frustration immense. La connaissance devient fragmentée, détenue par quelques individus, ce qui crée des goulots d’étranglement et fragilise l’entreprise. Pour éviter cet écueil, il est indispensable de construire un ‘second cerveau’ pour l’organisation. Un lieu unique, accessible à tous, où la connaissance est documentée, structurée et où les projets sont gérés de manière transparente. C’est un investissement initial en temps et en rigueur, mais les bénéfices à long terme sont inestimables : un onboarding des nouvelles recrues accéléré, une autonomie accrue des équipes et une capacité à scaler sans que tout s’effondre. Pour nous, cet outil est devenu la colonne vertébrale de l’agence, le référentiel unique qui connecte toutes les autres briques de notre organisation.
Notion : notre système d’exploitation tout-en-un
Si Slack est notre système nerveux, Notion est sans conteste notre cerveau. C’est l’outil le plus polyvalent et le plus structurant de notre stack. On le présente souvent comme un outil de productivité et de gestion de projet, mais pour nous, c’est bien plus que ça. C’est notre système d’exploitation interne. Son usage principal est la documentation.
‘On utilise également Notion pour à peu près tout documenter, donc tous nos process internes, nos process de gestion de campagne, nos process créa et donc on a un gros wiki qui est dans le Notion.’
Imaginez un nouvel arrivant qui, dès son premier jour, a accès à un guide complet sur ‘comment fonctionne l’agence’ : nos valeurs, nos process administratifs (comme les notes de frais), nos méthodologies pour lancer une campagne, nos standards de qualité pour une créa… Tout y est. Cela rend l’intégration plus rapide et donne une autonomie incroyable aux collaborateurs. Au-delà du wiki, nous avons bâti notre propre CRM ‘maison’ dans Notion pour gérer les prospects qui nous contactent (inbound). Grâce à un système de bases de données interconnectées (Entreprises, Contacts, Opportunités), nous suivons chaque prospect depuis la première prise de contact jusqu’à la signature, en le déplaçant sur un tableau Kanban visuel. C’est simple, flexible et parfaitement adapté à notre workflow. Enfin, Notion héberge notre calendrier éditorial. Chaque idée d’article, de post LinkedIn ou d’épisode de podcast naît dans une base de données, passe par différents statuts (idée, rédaction, programmé, publié) et contient toutes les informations nécessaires (texte, visuel, date). La force de Notion réside dans sa flexibilité. Ce n’est pas un logiciel rigide, c’est une boîte de LEGO qui nous a permis de construire les outils parfaitement adaptés à nos besoins spécifiques, de la gestion RH à la planification stratégique. C’est le centre de notre univers de travail.
Fluidifier la collaboration et le feedback, même à distance
Avoir une communication claire et une connaissance centralisée est une base solide. Mais le travail d’agence est dynamique, fait de création, d’itérations et de retours. Comment gérer efficacement le cycle de feedback quand on ne peut pas se pencher par-dessus l’épaule de son collègue ou s’asseoir avec un client pour revoir une vidéo ? Les longues chaînes d’emails avec des pièces jointes nommées ‘version_finale_2_corrigée’ sont le chemin le plus court vers l’inefficacité et les malentendus. Pour résoudre ce problème, nous nous sommes tournés vers deux types d’outils : ceux qui favorisent le travail asynchrone pour les explications complexes, et ceux qui structurent le feedback sur les livrables créatifs. L’objectif est double : premièrement, réduire le nombre de réunions synchrones, qui sont coûteuses en temps et en énergie, en les remplaçant par des communications riches et précises que chacun peut consulter à son rythme. Deuxièmement, rendre les retours clients les plus clairs et actionnables possible, en évitant les interprétations et les allers-retours inutiles. C’est un changement de paradigme qui place l’efficacité et la clarté au cœur des échanges.
Loom : l’arme secrète du travail asynchrone et des feedbacks clairs
Je l’avoue, j’utilise Loom au moins dix fois par jour. C’est un outil d’une simplicité déconcertante mais d’une puissance redoutable. Le principe ? Enregistrer son écran et/ou sa webcam en quelques clics depuis son navigateur. C’est l’antidote parfait à la ‘réunionite aiguë’. Au lieu de planifier un appel de 30 minutes pour montrer quelque chose à un collègue ou à un client, je fais un Loom de 3 minutes. Le cas d’usage le plus fréquent est le feedback. Que ce soit pour donner mon avis sur une proposition, expliquer une modification à faire sur une page ou répondre à une question technique, une courte vidéo est souvent mille fois plus claire qu’un long message écrit.
‘Admettons que nos clients nous disent pourquoi vous avez testé cette audience similaire dans cette campagne ? ben là on explique via un loom en montrant le gestionnaire pourquoi on a fait ce choix-là et comment on a créé l’audience.’
Cet exemple est parlant. Tenter d’expliquer une manipulation dans le gestionnaire de publicités Facebook par écrit est un cauchemar. Avec Loom, je montre mon écran, je zoome sur les éléments importants, j’explique ma démarche de vive voix. Le client reçoit un lien, regarde la vidéo quand il le souhaite, et peut même y laisser des commentaires. C’est ce qu’on appelle le travail asynchrone : je n’ai pas besoin que mon interlocuteur soit disponible en même temps que moi pour lui transmettre une information riche et contextuelle. C’est un gain de temps et d’efficacité phénoménal pour toute l’équipe, et cela renforce notre image d’experts auprès de nos clients en leur apportant des réponses visuelles et pédagogiques.
Frame.io : pour en finir avec les allers-retours interminables sur les créas
Dans une agence de publicité, le processus de validation des créatifs (images, vidéos, carrousels) est un moment clé, mais potentiellement source de frictions énormes. Avant, notre processus était chaotique : on envoyait les créas via WeTransfer, le client répondait par email avec des commentaires souvent vagues comme ‘je n’aime pas trop le début’ ou ‘on peut changer la musique ?’. S’ensuivait une série d’échanges pour clarifier, puis de nouvelles versions, et la boucle infernale recommençait. Frame.io a totalement révolutionné ce processus. C’est une plateforme où l’on importe nos créas dans des dossiers projets partagés avec le client. Le client peut alors visionner les médias et laisser ses commentaires directement dessus.
‘Si c’est une vidéo, le feedback peut être inséré à n’importe quelle seconde de la vidéo. […] on peut aussi pointer l’endroit sur l’image où on souhaite faire un feedback.’
C’est là toute la magie de l’outil. Fini les ‘à la troisième seconde’, le client met un marqueur directement à 0:03 et écrit son commentaire. Il peut même dessiner sur une image pour indiquer précisément un élément à modifier. Tous les feedbacks sont centralisés, horodatés et liés à une version spécifique. On a un historique complet de toutes les demandes, ce qui évite les malentendus. Cela structure la conversation, rend les retours infiniment plus précis et nous fait gagner un temps précieux en production. C’est un outil qui professionnalise la relation client et fluidifie considérablement notre workflow créatif. C’est la fin du chaos des emails et le début d’une collaboration sereine et efficace sur les créatifs.
La puissance de l’écosystème Google au service de notre efficacité
Aucun stack d’outils ne serait complet sans une suite bureautique et collaborative robuste. Pour nous, l’écosystème Google Workspace (anciennement G Suite) est un choix évident. Sa force réside dans son intégration parfaite entre les différents services, sa fiabilité et son accessibilité depuis n’importe quel appareil. Plutôt que de chercher des solutions disparates pour le stockage de fichiers, la visioconférence ou le reporting, nous nous appuyons sur la puissance et la cohérence de Google. Cette approche nous permet de ne pas multiplier les abonnements et les interfaces, et de bénéficier d’un environnement de travail familier pour toute l’équipe. Nous avons sélectionné trois piliers de cette suite qui sont au cœur de nos opérations quotidiennes, chacun répondant à un besoin fondamental de l’agence : le stockage et le partage sécurisé de nos actifs, la visualisation claire de la performance pour nos clients, et des communications vidéo simples et efficaces.
Google Drive : notre coffre-fort numérique structuré
Google Drive est notre système de stockage centralisé pour tous les fichiers qui ne sont pas des ‘connaissances’ ou des ‘projets’ vivants dans Notion. C’est notre disque dur partagé dans le cloud. Mais un disque dur partagé peut vite devenir un immense fourre-tout si l’on n’y met pas une structure rigoureuse dès le départ. Nous avons donc mis en place une arborescence de dossiers très stricte et logique.
‘On a un dossier commercial […], un dossier admin […], un dossier marketing […] et on a aussi un autre gros dossier qu’on appelle Account Management et dans lequel on a des sous-dossiers par client.’
Cette structure est le garant de notre efficacité. N’importe quel membre de l’équipe sait instinctivement où trouver une facture, une proposition commerciale type, ou les assets créatifs fournis par un client. Le dossier ‘Account Management’ est particulièrement important. Chaque client y a son propre espace, souvent partagé avec lui, avec des sous-dossiers clairs : ‘Créa’ (où il dépose ses logos, chartes graphiques), ‘Info Client’ (où l’on stocke les documents stratégiques comme les personas) et ‘Média’ (où nous pouvons déposer nos rapports). Cette organisation simple évite les pertes de temps à chercher des documents et fluidifie la collaboration, tant en interne qu’avec nos clients, qui apprécient d’avoir un espace de partage unique et bien rangé.
Google Data Studio & Supermetrics : la clarté des données pour nos clients
Présenter les résultats des campagnes publicitaires est un art. Le gestionnaire de publicités Facebook est un outil incroyablement puissant, mais il est aussi complexe et intimidant pour la plupart de nos clients. Leur envoyer un export Excel brut ou des captures d’écran est le meilleur moyen de les perdre. C’est là qu’intervient Google Data Studio (maintenant Looker Studio). C’est un outil gratuit de Google qui permet de créer des tableaux de bord visuels, personnalisés et automatisés.
‘Data Studio nous fait ça très bien avec des rapports qui sont justement personnalisés, qui sont visuels puisqu’on peut y mettre des graphiques.’
Nous créons pour chaque client un rapport sur mesure qui met en avant les indicateurs de performance clés (KPIs) qui comptent vraiment pour lui. Fini le jargon technique, nous traduisons les données brutes en une histoire claire et compréhensible. Le client dispose d’un lien unique, accessible à tout moment, pour suivre ses résultats en temps réel. Cela apporte une transparence totale et renforce la confiance. Pour que la magie opère, Data Studio a besoin d’un ‘connecteur’ pour aller chercher les données sur Facebook. C’est le rôle de Supermetrics, un service payant qui agit comme un pont entre nos comptes publicitaires et nos rapports. C’est un investissement, mais le gain en clarté, en professionnalisme et en temps (plus de rapports manuels à faire !) le justifie amplement.
Google Meet : la simplicité au cœur de nos visioconférences
Pour nos visioconférences, nous avons longtemps utilisé Zoom, mais nous sommes progressivement passés à Google Meet pour une raison simple : la fluidité d’intégration. En tant qu’utilisateurs intensifs de Google Calendar pour planifier nos rendez-vous, l’avantage de Meet est indéniable.
‘Quand on envoie une invitation à un client ou même à quelqu’un dans l’équipe, […] dans le lien de l’invitation quand vous la faites sur Google Calendar, vous avez un lien Google Meet auquel on peut facilement accéder.’
Cette simplicité apparente change tout au quotidien. Plus besoin de créer un lien Zoom séparé, de le copier-coller dans l’invitation. Tout est généré automatiquement. C’est un clic de moins, une étape de moins, une friction de moins. Multiplié par des dizaines de rendez-vous par semaine, le gain de temps et de charge mentale est réel. Google Meet est fiable, accessible directement depuis le navigateur sans installation obligatoire, et fait parfaitement le travail pour nos réunions internes comme pour nos points clients. C’est le choix de la simplicité et de l’efficacité, parfaitement intégré à notre flux de travail existant.
Automatiser et structurer nos processus externes
Une agence ne vit pas en vase clos. Une grande partie de notre succès dépend de la manière dont nous interagissons avec le monde extérieur : les prospects, les partenaires, et notre audience sur les réseaux sociaux. Gérer ces interactions de manière artisanale est non seulement chronophage, mais aussi risqué. Une opportunité manquée, un message sans réponse, un post oublié… Ces petites erreurs peuvent coûter cher. C’est pourquoi nous avons mis un point d’honneur à outiller et à structurer ces processus externes. L’objectif est double : automatiser tout ce qui peut l’être pour libérer du temps et de l’énergie, et structurer les processus qui nécessitent une intervention humaine pour garantir un suivi rigoureux et professionnel. De la prise de rendez-vous à la publication sur les réseaux sociaux, en passant par le suivi de notre prospection, chaque étape est pensée pour être la plus fluide et efficace possible, nous permettant de nous concentrer sur notre cœur de métier : la stratégie et la performance pour nos clients.
Calendly : pour ne plus jamais dire ‘quelles sont vos disponibilités ?’
L’échange d’emails pour trouver un créneau de rendez-vous commun est l’une des plus grandes pertes de temps dans la vie professionnelle. Calendly est l’outil qui a mis fin à ce cauchemar. Le principe est simple : je connecte mon agenda (Google Calendar) à Calendly, je définis mes plages de disponibilité, et je partage un simple lien.
‘La personne qui est en possession du lien peut choisir un rendez-vous dans votre agenda et vous laisser son prénom, son numéro de téléphone et même vous donner des informations supplémentaires avant le call.’
La puissance de Calendly va au-delà de la simple prise de rendez-vous. Avec la version payante, je peux créer différents types d’événements avec des liens distincts. Par exemple, j’ai un lien spécifique pour les prospects, avec des créneaux plus restreints et des questions de pré-qualification obligatoires (‘Quel est votre budget publicitaire mensuel ?’, ‘Quelle est votre problématique ?’). Cela me permet d’arriver au rendez-vous bien préparé. J’ai un autre lien, beaucoup plus flexible, que je partage avec l’équipe, les partenaires ou des amis entrepreneurs. Cet outil nous fait gagner un temps fou, projette une image très professionnelle et nous permet de filtrer et de qualifier nos rendez-vous en amont.
Agorapulse : le chef d’orchestre de notre présence sociale
Être présent sur les réseaux sociaux comme LinkedIn et Instagram est essentiel pour notre agence, mais cela peut vite devenir un travail à plein temps si ce n’est pas bien organisé. Agorapulse est notre solution pour gérer cette présence de manière stratégique et non réactive. Sa fonction principale pour nous est la programmation.
‘On peut programmer un peu sur plusieurs réseaux en même temps et adapter la légende voire même le format du visuel.’
L’avantage est de pouvoir travailler en ‘batch’. Au lieu de devoir penser à publier chaque jour, nous dédions des blocs de temps spécifiques à la création et à la programmation de nos contenus pour la semaine ou le mois à venir. Cela nous assure une régularité dans nos publications, même pendant les périodes de rush. Agorapulse nous permet de visualiser l’ensemble de notre calendrier éditorial, d’adapter facilement un même contenu pour différents réseaux, et de nous assurer que notre message est cohérent. L’outil offre également des fonctionnalités d’analyse de performance qui nous aident à comprendre ce qui résonne avec notre audience, nous permettant d’affiner notre stratégie de contenu au fil du temps. C’est un outil indispensable pour maintenir une présence sociale de qualité sans y passer toutes nos journées.
HubSpot : notre tour de contrôle pour la prospection outbound
J’ai déjà mentionné que nous utilisions Notion comme CRM pour nos prospects ‘inbound’, c’est-à-dire ceux qui viennent à nous. Mais pour notre démarche de prospection active, ou ‘outbound’, nous avions besoin d’un outil plus spécialisé et robuste. C’est pourquoi nous avons intégré HubSpot à notre stack.
‘La seule différence avec Notion, c’est que avec Hubspot, on l’utilise plutôt pour le suivi des prospects outbound, […] alors que Notion, on utilise plutôt pour le suivi des prospects inbound.’
Cette distinction est cruciale. La prospection outbound implique de contacter des centaines de prospects, de suivre les séquences d’emails, de noter chaque interaction et de faire avancer les contacts dans un pipeline de vente structuré. HubSpot est conçu pour ça. Il nous permet de centraliser toutes les informations sur les entreprises que nous démarchons, de suivre nos échanges et de visualiser très clairement où en est chaque opportunité. Le pipeline commercial sur HubSpot est similaire à celui que nous avons sur Notion (prise de contact, audit, devis, signature), mais il est enrichi de fonctionnalités spécifiques à la vente, comme le suivi des ouvertures d’emails ou l’automatisation de certaines relances. Séparer les deux flux (inbound et outbound) avec deux outils dédiés nous permet d’être plus efficaces et rigoureux dans chaque exercice.
Conclusion : l’outil n’est rien sans le système
Je vous ai présenté en détail les 10 outils qui constituent le cœur de notre organisation chez DHS Digital. Mais si vous ne deviez retenir qu’une seule chose, ce ne serait pas un nom de logiciel. Le véritable secret ne réside pas dans Slack, Notion ou Loom en tant que tels. Il réside dans la construction d’un *système* cohérent, où chaque outil a une place et un rôle clairement définis, et où tous ensemble, ils servent un objectif commun : la clarté, l’efficacité et la sérénité au travail. Notre stack est le résultat de choix délibérés pour résoudre des problèmes précis : protéger notre concentration, centraliser notre savoir, fluidifier nos feedbacks et structurer nos interactions. C’est un écosystème vivant, qui évoluera certainement encore avec le temps.
Que vous soyez freelance ou à la tête d’une agence de 50 personnes, je vous invite à faire cet exercice : auditez votre propre stack d’outils. Ne vous demandez pas seulement ‘quels outils j’utilise ?’, mais plutôt ‘quels problèmes j’essaie de résoudre ?’. Est-ce que vos outils actuels créent plus de friction qu’ils n’en résolvent ? Y a-t-il des redondances ? Des zones d’ombre ? N’ayez pas peur de remettre en question l’existant. J’espère que ce partage transparent de notre organisation vous apportera des pistes de réflexion concrètes. Le bon système d’outils ne vous fera pas seulement gagner du temps ; il libérera votre esprit et celui de vos équipes pour vous concentrer sur ce qui a vraiment de la valeur : créer, innover et satisfaire vos clients.
Foire aux questions (FAQ)
Pourquoi avez-vous décidé de séparer la communication client de Slack ?
Nous avons pris cette décision stratégique pour protéger la concentration et la productivité de notre équipe. Slack, par sa nature instantanée, crée une attente de réactivité immédiate qui est contre-productive pour un travail de fond. En recevant les demandes clients sur ce canal, nous étions constamment interrompus. L’email, en revanche, permet une gestion plus asynchrone et des réponses plus réfléchies. Cette séparation sanctuarise Slack comme un espace de collaboration interne efficace et gère mieux les attentes de réactivité de nos clients, améliorant ainsi la qualité de notre travail et le bien-être de l’équipe.
‘On s’est rendu compte avec le temps que malheureusement, la communication client sur Slack, ça devenait parfois trop prenant, on ne recevait beaucoup de messages, ce qui nous empêchait d’être productif.’
Notion ne fait-il pas doublon avec des outils comme Trello ou un CRM classique ?
C’est une excellente question. Si Notion possède des fonctionnalités similaires, sa force réside dans son incroyable polyvalence et sa capacité à tout centraliser. Au lieu d’avoir un Trello pour les tâches, un Google Docs pour les process et un CRM séparé, Notion regroupe tout. Nous l’utilisons comme notre ‘wiki’ d’entreprise, qui est directement lié à nos tableaux de gestion de projet et à notre CRM pour les prospects entrants. Cette intégration native entre la connaissance (les process) et l’action (les projets) est ce qui le rend si puissant pour nous. C’est moins un concurrent qu’un intégrateur.
‘On utilise également Notion pour à peu près tout documenter, donc tous nos process internes… on a un gros wiki qui est dans le Notion et dans lequel et ben il y a plusieurs sous-dossiers.’
En quoi Loom est-il vraiment plus efficace qu’un simple appel en visioconférence ?
Loom est plus efficace dans des contextes de communication asynchrone. Il ne remplace pas toutes les visioconférences, mais il en élimine un grand nombre, notamment celles qui servent à ‘montrer quelque chose rapidement’. Plutôt que de devoir trouver un créneau commun pour un appel de 15 minutes, je peux enregistrer une explication de 2 minutes en montrant mon écran. Mon interlocuteur peut la visionner quand il est disponible, la revoir si besoin, et y répondre. Cela respecte le temps et la concentration de chacun. C’est un ‘meeting-killer’ pour tous les feedbacks visuels et les explications techniques non urgentes.
‘C’est un exemple mais vraiment pour montrer à quel point c’est simple de répondre à un message directement en montrant l’écran, en montrant l’information sur l’écran.’
L’abonnement à Supermetrics est-il obligatoire pour utiliser Google Data Studio avec Facebook Ads ?
Oui, il est indispensable. Google Data Studio est une plateforme de visualisation de données gratuite et puissante, mais elle ne peut pas se connecter nativement à toutes les sources de données, comme l’API de Facebook Ads. Supermetrics agit comme un ‘connecteur’ ou un pont : il extrait les données de performance de nos campagnes Facebook de manière fiable et les envoie à Data Studio pour qu’elles puissent être mises en forme. C’est un service payant, mais c’est l’investissement nécessaire pour automatiser nos rapports et offrir des tableaux de bord clairs et en temps réel à nos clients.
‘C’est aussi gratuit, mais par contre, vous devez payer Supermetrics pour extraire la donnée Facebook et l’utiliser sur Data Studio.’
Quel est l’intérêt d’utiliser à la fois Notion et HubSpot comme CRM ?
Nous avons segmenté leur usage pour optimiser nos deux principaux flux d’acquisition. Notion est notre CRM ‘maison’ pour les prospects *inbound*, c’est-à-dire ceux qui nous contactent directement. Sa flexibilité nous permet de l’intégrer parfaitement à nos pages de projet client une fois le contrat signé. HubSpot, plus robuste et spécialisé dans la vente, est dédié à notre prospection *outbound* : le démarchage actif de prospects. Il nous offre des fonctionnalités avancées de suivi de séquences d’emails et de gestion de pipeline commercial à plus grande échelle. Chaque outil est donc le meilleur pour son usage spécifique.
‘Avec Hubspot, on l’utilise plutôt pour le suivi des prospects outbound, donc on a qu’on a directement contacté alors que Notion, on utilise plutôt pour le suivi des prospects inbound.’
Comment Frame.io améliore-t-il concrètement la relation avec les clients ?
Frame.io transforme le processus de feedback créatif, souvent source de friction, en une collaboration fluide et précise. Au lieu de chaînes d’emails confuses, le client peut commenter directement sur le fichier. Pour une vidéo, il peut marquer un instant précis (ex: 0:12) et y associer son commentaire. Pour une image, il peut pointer ou dessiner sur la zone concernée. Cette précision élimine les ambiguïtés, réduit drastiquement le nombre d’allers-retours et assure que les modifications sont bien comprises. Cela rend le processus plus rapide, plus professionnel et beaucoup moins frustrant pour le client comme pour notre équipe créative.
‘Si c’est une vidéo, le feedback peut être inséré à n’importe quelle seconde de la vidéo. […] on peut aussi pointer l’endroit sur l’image où on souhaite faire un feedback.’
Ce stack d’outils est-il aussi pertinent pour un freelance qui travaille seul ?
Absolument. La plupart de ces outils sont tout aussi bénéfiques, voire essentiels, pour un freelance. Notion est parfait pour s’organiser seul, gérer ses projets et ses clients. Loom est un atout incroyable pour communiquer clairement avec ses clients sans multiplier les appels. Calendly est un must pour gérer ses rendez-vous de manière professionnelle. Google Drive est une évidence pour gérer ses fichiers. L’échelle est différente, mais les principes d’organisation, de clarté et d’efficacité restent les mêmes. C’est une base solide pour construire une activité freelance structurée et prête à se développer.
‘J’ai envie de vous dire que vous soyez freelance ou indépendant, ces outils peuvent vous être également utiles.’
