Piloter une agence en 2024 : pourquoi votre stack d’outils est le vrai moteur de votre croissance
Faire tourner une agence de publicité et une agence créa en full remote, c’est un peu comme piloter un avion de chasse dans un ciel en constante évolution. La moindre erreur d’instrumentation, le moindre outil défaillant, et vous risquez de perdre de l’altitude. Le défi n’est pas seulement d’avoir les bons instruments, mais de ne pas surcharger le cockpit. C’est un équilibre délicat que j’ai appris à maîtriser au fil des années. La tentation est grande de multiplier les abonnements, d’adopter chaque nouvelle solution qui promet monts et merveilles. Mais la réalité, c’est que l’efficacité naît de la synergie d’un nombre limité d’outils parfaitement maîtrisés. Comme je le dis souvent, ‘il faut pas tomber dans le suréquipement’. Un trop-plein d’outils crée plus de friction qu’il n’en résout : des données silotées, des équipes perdues et des coûts qui s’envolent.
C’est pourquoi j’ai décidé de vous ouvrir les portes de la salle des machines de mon agence. Je vais vous partager non pas une liste exhaustive de tout ce qui existe, mais le cœur de notre réacteur : les 27 outils dont je ne pourrais absolument plus me passer. Cette démarche est un peu différente de mes épisodes habituels, mais je suis convaincu de sa valeur. Que vous soyez média buyer cherchant à optimiser vos process, freelance souhaitant passer au niveau supérieur, dirigeant d’agence en quête d’inspiration ou même e-commerçant désireux de mieux comprendre les coulisses de la performance, ce qui suit est pour vous. Car au fond, ‘la plupart des outils qu’on utilise nous aide à être meilleur en ads et à être plus efficace’. C’est ça, la promesse : transformer une collection de logiciels en un système d’exploitation cohérent pour votre entreprise.
Pour rendre cette exploration la plus claire possible, j’ai structuré notre arsenal en six catégories stratégiques qui représentent les piliers de notre activité : l’Organisation, la Data et le Tracking, la Création Publicitaire, les Opérations, la Création de Contenu, et enfin, les Ventes. Chacune de ces catégories répond à un besoin vital de l’agence. Ensemble, elles forment un écosystème qui nous permet de délivrer de la performance à nos clients, de maintenir une culture d’entreprise forte malgré la distance, et de piloter notre croissance de manière sereine et prévisible. Préparez-vous à plonger dans les détails, car je vais vous expliquer non seulement le ‘quoi’, mais surtout le ‘pourquoi’ et le ‘comment’ derrière chaque choix. C’est parti.
Le socle de la collaboration à distance : nos 4 outils d’organisation incontournables
Quand on opère en full remote, l’organisation n’est pas une option, c’est une question de survie. Sans bureau physique pour centraliser les échanges, le chaos peut très vite s’installer. L’information se perd dans les méandres des e-mails, les projets avancent au ralenti faute de clarté et la cohésion d’équipe s’effrite. Pour éviter cet écueil, nous avons bâti notre socle organisationnel autour de quatre piliers technologiques. Ce ne sont pas simplement des logiciels, mais les murs virtuels de notre agence, le lieu où notre culture d’entreprise prend vie et où la collaboration devient fluide et efficace. L’objectif est double : assurer une productivité maximale et maintenir un lien humain fort, même à travers les écrans. Ces outils sont le système nerveux central qui connecte chaque membre de l’équipe et chaque projet client.
Notion : le cerveau central de l’agence
Notion est bien plus qu’un outil de prise de notes pour nous. C’est le véritable ‘hub central de l’entreprise’. Imaginez un espace de travail unique où convergent absolument toutes les informations stratégiques. C’est notre wiki interne, notre gestionnaire de projets, notre CRM pour les clients entrants et notre base de connaissances. Chaque client a son propre espace dédié où l’on retrouve les notes de réunion, les rapports de performance, les briefs créatifs et les suivis stratégiques. Cela garantit une transparence totale et permet à n’importe quel membre de l’équipe de reprendre un dossier sans perdre une once d’information. Plus besoin de chercher dans un Drive désorganisé ou de courir après un collègue pour un document. Tout est là, structuré et accessible. ‘Toute notre expertise également se trouve dans le Notion’. C’est un actif qui prend de la valeur chaque jour, car nous y documentons nos processus, nos meilleures pratiques et nos apprentissages. C’est notre mémoire collective, ce qui nous permet de scaler nos opérations sans diluer la qualité de notre service.
Slack : le cœur de nos communications quotidiennes
Si Notion est notre cerveau, Slack est notre système sanguin. C’est là que l’information circule en temps réel, que les idées fusent et que les problèmes se résolvent. Nous l’utilisons de manière intensive pour la communication interne, mais aussi pour fluidifier les échanges avec certains de nos clients via des canaux partagés. L’avantage majeur de Slack sur l’email est sa capacité à structurer les conversations. Nous avons des canaux par projet, par client, mais aussi par thématique. Par exemple, ‘on a un canal média buying ou un canal créa, on va s’échanger des bonnes pratiques’. Ces canaux thématiques sont des mines d’or. Ils favorisent l’apprentissage continu et la montée en compétences collective. Un média buyer découvre une nouvelle technique sur Google Ads ? Il la partage instantanément avec toute l’équipe. C’est cette culture du partage, facilitée par l’outil, qui nous rend collectivement plus intelligents et plus réactifs. Slack nous permet de remplacer les réunions inutiles par des échanges asynchrones rapides et efficaces, tout en conservant un espace pour des conversations plus informelles qui soudent l’équipe.
Loom : la clarté par l’image et la voix
Loom est notre arme secrète contre les malentendus et les longs pavés de texte. C’est un outil simple mais révolutionnaire qui permet d’enregistrer son écran et sa caméra. Son usage est quotidien et multiple. Un feedback sur une créa ? Un Loom de 2 minutes est mille fois plus clair et plus humain qu’un email à rallonge avec des captures d’écran annotées. Expliquer un rapport de performance complexe à un client ? Un Loom personnalisé lui permet de comprendre les chiffres à son rythme. ‘Quand je dois répondre à un mail qui est assez long, j’aime bien faire un Loom’. Cette pratique a transformé notre manière de communiquer. Elle fait gagner un temps précieux à tout le monde et ajoute une touche personnelle indispensable en remote. C’est aussi un excellent outil de formation interne. Un nouveau processus à expliquer ? Un Loom est enregistré une fois et peut être consulté par tous les nouveaux arrivants. C’est un levier d’efficacité et de clarté que je ne saurais que trop recommander.
Google Meet : la simplicité au service des visioconférences
Pour les moments où un échange synchrone est nécessaire, notre choix se porte sur Google Meet. Sa simplicité et son intégration parfaite à l’écosystème Google en font un outil évident. Mais là où il devient vraiment puissant pour une agence, c’est dans sa fonction d’enregistrement. ‘On enregistre les réunions et on les garde dans le drive directement’. Un kick-off client, une session de brainstorming stratégique, une formation interne… tout est enregistré (avec l’accord des participants, bien sûr). Cela crée une archive vivante de nos projets. Un membre de l’équipe était absent ? Il peut visionner la réunion en différé. Un doute sur une décision prise il y a trois mois ? Il suffit de retrouver l’enregistrement. C’est une assurance contre la perte d’information et un moyen de s’assurer que tout le monde est toujours sur la même longueur d’onde. Le fait qu’il soit gratuit et accessible à tous est évidemment un avantage non négligeable qui le rend indispensable dans notre stack.
Le cockpit de la performance : nos 5 outils pour la data et le tracking
Après avoir posé les fondations de l’organisation, il est temps de s’attaquer au cœur du réacteur d’une agence d’acquisition : la data. Dans notre métier, naviguer à l’aveugle est le chemin le plus court vers l’échec. La performance ne relève pas de la magie, mais d’une analyse rigoureuse et d’une prise de décision éclairée par les chiffres. C’est pourquoi nous avons mis en place un véritable cockpit de pilotage. Chaque outil de cette catégorie a un rôle précis : collecter, agréger, visualiser et interpréter les données pour transformer des chiffres bruts en insights stratégiques. C’est ce qui nous permet de comprendre ce qui fonctionne, de détecter les opportunités, d’optimiser les budgets de nos clients et, in fine, de justifier notre valeur. Sans ces outils, nous serions juste en train de jouer avec l’argent de nos clients ; avec eux, nous investissons pour leur croissance.
Looker Studio & Supermetrics : le duo pour des reportings visuels et actionnables
Le reporting est souvent perçu comme une corvée, mais pour nous, c’est un outil de communication stratégique. Fini les exports Excel indigestes. Nous utilisons Looker Studio (anciennement Google Data Studio) pour créer des tableaux de bord dynamiques et visuels. L’objectif est de rendre la performance lisible et compréhensible en un coup d’œil pour nos clients. Mais pour alimenter ces dashboards avec des données fiables et à jour, nous avons besoin d’un connecteur robuste. C’est là que Supermetrics entre en jeu. ‘C’est un connecteur entre les plateformes publicitaires, mais également entre Shopify et Looker Studio’. Supermetrics est la plomberie invisible qui va chercher les données à la source (Facebook Ads, Google Ads, Pinterest, Shopify, etc.) et les achemine proprement dans Looker Studio. Ce duo nous permet de créer des rapports multi-canaux qui offrent une vue d’ensemble de la performance. On peut ainsi corréler les investissements publicitaires avec le chiffre d’affaires global et prendre des décisions basées sur une vision holistique, et non sur des données en silos.
Polar Analytics : le compas stratégique de l’e-commerçant
Si Looker Studio est notre microscope, Polar Analytics est notre télescope. C’est un outil que je recommande à tous nos clients e-commerçants. Il va au-delà des métriques publicitaires classiques pour offrir une vision business complète. Il permet de piloter les budgets et l’attribution de manière unifiée. ‘Vous allez voir sur Polar ben tous vos spends […] sur Facebook, sur Google, sur Pinterest, vous allez voir également des indicateurs plus globaux comme le ROAS blended, le MER’. C’est fondamental. Plutôt que de s’obséder sur le ROAS d’une seule plateforme, Polar nous aide à piloter le Marketing Efficiency Ratio (MER), c’est-à-dire le rapport entre le chiffre d’affaires total et les dépenses publicitaires totales. Il intègre aussi des notions de rentabilité cruciales comme la marge contributive, en déduisant les coûts des produits et les frais publicitaires. Savoir si une campagne est rentable après marge est une information bien plus précieuse que de savoir si son ROAS est élevé. C’est l’outil qui connecte vraiment le marketing à la finance.
Motion App : le microscope pour analyser la performance créative
Dans la publicité digitale aujourd’hui, la créa est le principal levier de performance. Mais comment savoir objectivement quelle vidéo, quelle image ou quel message fonctionne le mieux quand ils sont répartis sur des dizaines de campagnes et d’audiences ? C’est le problème que Motion App résout. C’est un ‘outil d’analyse créa avancée’ qui se connecte à votre compte publicitaire. Pour qu’il soit efficace, il faut une discipline de fer dans le nommage de vos créas (par format, angle, concept, etc.). Une fois cette structure en place, Motion App agrège les données et vous donne une vision claire de la performance par concept créatif. ‘Motion App permet d’agréger toutes ces données là et de mieux analyser les résultats d’un axe, d’une créa ou d’un concept en particulier’. C’est un gain de temps énorme et cela permet de prendre des décisions créatives basées sur la data, et non sur l’intuition. Malgré son coût, l’investissement est rentable sur les comptes à gros volume créatif car il nous permet d’identifier plus vite les gagnants et de couper les perdants, optimisant ainsi directement les budgets.
Google Analytics 4 : la source de vérité sur le comportement utilisateur
Enfin, au milieu de tous ces outils payants, il y a un classique gratuit mais indispensable : Google Analytics 4 (GA4). C’est notre source de vérité pour tout ce qui se passe sur le site de nos clients. Les plateformes publicitaires nous disent ce qui se passe avant le clic, GA4 nous dit ce qui se passe après. C’est essentiel pour comprendre le parcours utilisateur dans sa globalité. Nous l’utilisons pour analyser des métriques fondamentales comme le taux de conversion, bien sûr, mais aussi pour comprendre d’où vient le trafic qui convertit le mieux, quelles sont les pages qui posent problème dans le tunnel d’achat, ou encore quel est le comportement des utilisateurs venant de Facebook par rapport à ceux venant de Google. C’est un outil de diagnostic puissant qui nous aide à formuler des recommandations qui vont au-delà de la simple optimisation des campagnes, en touchant à l’expérience utilisateur et à la conversion du site lui-même.
L’usine à créativité : nos 5 outils pour la production publicitaire
Une fois les données analysées, il faut produire. La création publicitaire est le carburant de nos campagnes. C’est là que la stratégie prend forme, que les messages deviennent visuels et que l’émotion se connecte à la performance. Notre approche de la production créative est hybride. Nous avons besoin d’outils capables de produire des contenus de très haute qualité, mais aussi d’outils qui nous offrent agilité et rapidité d’exécution pour tester constamment de nouvelles idées. Notre stack créatif reflète cette double exigence. Il combine la puissance des logiciels professionnels avec la simplicité des plateformes modernes, tout en intégrant des outils pour structurer l’inspiration, la collaboration et même l’idéation assistée par l’intelligence artificielle.
La Suite Adobe : l’arsenal pour la production haut de gamme
Pour les productions qui exigent un niveau de finition professionnelle, la Suite Adobe reste notre référence. C’est notre ‘couteau suisse’ pour la création de contenu sophistiqué. Nous utilisons principalement After Effects pour le motion design, qui permet de donner vie à des éléments graphiques et de créer des publicités vidéos dynamiques et engageantes. Pour le montage vidéo plus complexe, Adobe Premiere Pro est notre outil de prédilection. Il nous offre une flexibilité et un contrôle total sur le produit final. ‘Globalement nos créas, la majeure partie des créas qu’on fait actuellement se font via Adobe’. C’est un investissement en termes de coût et de compétences, mais il est indispensable pour répondre aux exigences de certaines marques et pour produire des créations qui se démarquent vraiment dans un environnement publicitaire saturé. La maîtrise de ces outils est un vrai différenciant pour une agence.
Canva : le champion de l’agilité et de la démocratisation créative
À l’opposé de la complexité d’Adobe, nous avons Canva. Et il ne faut surtout pas les opposer, mais les voir comme complémentaires. Canva a révolutionné notre façon de produire des créatifs plus simples, rapidement et à grande échelle. C’est ‘une très bonne alternative que je vous recommande aussi si vous maîtrisez pas bien la suite Adobe’. Nous l’utilisons énormément pour créer des GIFs, des visuels statiques déclinés en plusieurs formats, ou des carrousels. Sa simplicité d’utilisation permet à des membres de l’équipe qui ne sont pas des créatifs de métier, comme les média buyers, de produire eux-mêmes des variations de créas pour leurs tests. C’est un gain d’agilité considérable. La disponibilité de nombreux templates et sa bibliothèque d’éléments graphiques accélèrent encore le processus. Canva n’est plus un outil pour amateurs, c’est un outil professionnel pour ceux qui ont besoin de vitesse et d’efficacité.
Forplay : notre bibliothèque d’inspiration et de veille créative
La créativité ne naît pas du vide. Elle se nourrit de l’observation et de l’inspiration. Forplay est l’outil qui structure ce processus. C’est notre plateforme de ‘veille créa et d’inspiration’. Le principe est simple : il se connecte à la bibliothèque publicitaire de Facebook et permet de sauvegarder les publicités les plus intéressantes de nos concurrents ou d’autres marques inspirantes dans des tableaux de bord, ou ‘boards’. Nous organisons ces boards par client ou par industrie. ‘Ça va permettre à la fois de faire votre veille mais aussi d’avoir des inspirations pour les prochaines productions’. Avant de lancer une nouvelle production créative, le premier réflexe de notre équipe est d’aller consulter le board Forplay du client. Cela nous permet de comprendre les codes du marché, d’identifier les angles qui fonctionnent et de trouver des idées de concepts à adapter. C’est un outil simple qui professionnalise et systématise la phase de recherche et d’inspiration.
ChatGPT : le partenaire d’idéation et de scripting
L’intelligence artificielle a fait une entrée fracassante dans nos processus créatifs, et ChatGPT est en première ligne. Nous ne l’utilisons pas pour remplacer la créativité humaine, mais pour l’augmenter. C’est un formidable outil pour ‘faire de la recherche d’idées simplement’. Face à une page blanche, on peut lui fournir des informations sur une marque, son audience, ses produits, et lui demander de générer des concepts publicitaires, des angles d’attaque ou des accroches. C’est un excellent ‘sparring partner’ pour débloquer le processus créatif. Nous l’utilisons aussi de manière très pratique pour le briefing et le scripting. Par exemple, ‘Élisabeth qui gère ça chez nous utilise ChatGPT pour réaliser des scripts UGC’. Cela permet de structurer un script rapidement, en s’assurant que tous les points clés du brief sont bien présents, avant qu’un humain ne vienne le peaufiner et y ajouter la touche finale.
Frame.io : la plateforme de validation pour des feedbacks fluides
Les boucles de validation avec les clients peuvent vite devenir un enfer d’e-mails, de fichiers aux noms interminables et de feedbacks imprécis. Frame.io est la solution à ce problème. C’est un ‘outil de validation créa avec le client’. On dépose toutes nos créations dans un dossier, on envoie un lien au client, et celui-ci peut laisser ses commentaires directement sur la vidéo ou l’image. Le point fort, c’est la possibilité de faire un feedback à un moment précis d’une vidéo. ‘Si une la vidéo durait 10 secondes et que le client veut faire un feedback à la 3ème seconde, bah il peut faire un feedback à la 3ème seconde grâce à Frame’. C’est d’une précision redoutable. Tous les retours sont centralisés au même endroit, ce qui évite les pertes d’information et facilite le travail de modification pour nos créatifs. C’est un outil qui fluidifie la collaboration, réduit les frictions et fait gagner un temps précieux à l’agence comme au client.
Les rouages internes : nos 5 outils pour des opérations sans friction
Une agence, ce n’est pas seulement du marketing et de la créativité. C’est aussi une entreprise avec des obligations administratives, financières et humaines. La partie ‘Opérations’ est souvent moins visible, mais elle est absolument fondamentale pour la pérennité de la structure. Une gestion des opérations qui n’est pas fluide, c’est une source de stress, de perte de temps et de démotivation pour les équipes. Pour que nos talents puissent se concentrer sur ce qu’ils font de mieux – la performance pour nos clients – nous avons automatisé et simplifié au maximum ces fonctions support grâce à un ensemble d’outils dédiés. De la paie au bien-être des employés, en passant par la facturation et la planification financière, chaque processus est outillé pour être le plus efficace possible.
Payfit & Swile : simplifier la paie et les avantages sociaux
La gestion de la paie peut être un véritable casse-tête administratif. Payfit a été une révolution pour nous. C’est une plateforme qui automatise la génération des fiches de paie et toutes les déclarations sociales qui y sont liées. ‘C’est clair que ça facilite la vie, c’est même moins cher je pense que le chef d’entreprise qu’on avait avant’. L’interface est intuitive pour l’employeur comme pour les salariés, qui peuvent y retrouver tous leurs documents. C’est une charge mentale en moins et la garantie d’être toujours en conformité. Dans la même logique de simplification des avantages sociaux, nous utilisons Swile pour les chèques-repas. C’est une solution moderne, via une carte de paiement, qui est bien plus pratique que les anciens tickets papier. Ces deux outils nous permettent de gérer nos obligations d’employeur de manière professionnelle et sans effort.
Airtable : l’automatisation de la facturation et des relances
Airtable est un outil incroyablement flexible, à mi-chemin entre une base de données et un tableur. Nous l’avons détourné pour en faire notre système de facturation et de suivi. Nous y avons construit une base qui gère tout le cycle de vie de nos factures, de leur création à leur paiement. Le plus grand avantage est sa capacité d’automatisation. Nous avons mis en place des scénarios pour ‘la création de facture et de relance bah lorsque les factures sont impayées’. Cela nous assure de ne jamais oublier une facture et de suivre de près notre trésorerie, un point vital pour toute entreprise. Le temps que nous passions auparavant à des tâches manuelles de suivi est désormais consacré à des activités à plus forte valeur ajoutée.
Office Vibe : le baromètre du bien-être de l’équipe
En full remote, il est impossible de ‘sentir’ l’ambiance au détour de la machine à café. Pourtant, le bien-être et l’engagement de l’équipe sont les clés de la performance. Office Vibe est notre solution pour prendre le pouls de l’entreprise. C’est un ‘outil de ressources humaines […] qui pose chaque semaine les mêmes questions à vos salariés afin de voir bah où est-ce qu’ils en sont’. Les questionnaires sont courts, ludiques et anonymes. Chaque semaine, nous obtenons un score global de bien-être et des notes sur différents aspects (relation avec le manager, reconnaissance, satisfaction, etc.). Cela nous permet de suivre les tendances et d’agir de manière proactive si nous voyons un indicateur se dégrader. ‘Ça va permettre d’évaluer le bien-être au travail’. C’est un outil de management préventif indispensable pour maintenir une culture saine et une équipe engagée à distance.
Excel : le pilier de notre planification financière
Malgré l’émergence de nombreux outils modernes, un bon vieil Excel (ou Google Sheets) reste irremplaçable pour la planification stratégique. Son utilisation la plus critique chez nous est la construction et le suivi de notre business plan annuel. Nous ne nous contentons pas de fixer des objectifs de chiffre d’affaires ; nous projetons tout, de manière très détaillée : le CA par pôle d’activité, mais aussi tous nos coûts (salaires, outils, freelances, etc.). ‘Chaque mois, on va confronter cette projection avec la réalité’. Ce rituel mensuel est notre principal outil de pilotage. Il nous permet de savoir exactement où nous en sommes, de comprendre nos écarts et de prendre des décisions éclairées. Est-ce qu’on est en ligne avec nos objectifs de marge ? Quel pôle surperforme ou sous-performe ? ‘Au final ce qui est le plus important, c’est la marge bénéficiaire à la fin’. Excel nous donne cette visibilité et ce contrôle indispensables pour piloter la rentabilité de l’agence.
Le mégaphone de l’agence : nos 6 outils pour la création de contenu
Une agence qui vend de l’acquisition se doit d’être exemplaire dans sa propre stratégie de contenu. C’est notre meilleure vitrine pour démontrer notre expertise et attirer nos futurs clients. La création de contenu est un pilier de notre développement. Du podcast que vous écoutez aux articles de blog, en passant par les newsletters et les publications sur les réseaux sociaux, nous produisons constamment pour partager nos connaissances. Pour gérer ce volume et maintenir un haut niveau de qualité, nous nous appuyons sur un ensemble d’outils qui couvrent toute la chaîne de production : de la rédaction à la diffusion, en passant par la création de visuels et le montage vidéo. Voici les six outils qui forment notre ‘stack’ de contenu.
Active Campaign & Substack : le duo pour nos newsletters
Nous avons une approche double pour nos newsletters, car elles répondent à des objectifs différents. D’un côté, nous utilisons Active Campaign pour notre newsletter principale. C’est un outil de marketing automation très puissant. Il ne sert pas juste à envoyer des emails, mais à créer des ‘automatisations ben qui sont en fait reliées parfois à certains guides que vous avez téléchargés’. Il nous permet de segmenter notre audience et de nourrir nos prospects avec du contenu pertinent. D’un autre côté, j’ai récemment lancé une nouvelle newsletter plus spécialisée sur Substack. Le choix de cette plateforme est délibéré. ‘C’est beaucoup plus visuel, c’est beaucoup plus simple, c’est comme si c’était un article de blog mais directement dans votre boîte mail’. Substack est parfait pour construire une audience engagée autour d’un format éditorial fort. C’est moins un outil de ‘marketing’ et plus une plateforme de ‘publication’.
Canva : notre studio de design pour les réseaux sociaux
Canva fait une nouvelle apparition dans notre stack, cette fois-ci pour notre propre marketing. C’est l’outil que nous utilisons pour 100% de nos visuels sur les réseaux sociaux. ‘Tous les posts que vous voyez sur LinkedIn, Instagram sont fait sur Canva’. Que ce soit pour des carrousels éducatifs sur LinkedIn ou des visuels plus percutants pour Instagram, Canva nous offre la flexibilité et la rapidité dont nous avons besoin. Le fait de pouvoir créer des templates aux couleurs de notre marque nous assure une cohérence visuelle sur toutes les plateformes. Et le plus incroyable, c’est que nous utilisons principalement la version gratuite, ce qui prouve la puissance de l’outil même sans abonnement payant.
Capcut : le sous-titrage facile pour nos vidéos courtes
Le format vidéo court (Reels, Shorts, TikToks) est devenu incontournable. Une grande partie de ces vidéos est consommée sans le son. Le sous-titrage n’est donc plus une option, c’est une nécessité. Pour cette tâche, nous utilisons Capcut. C’est une application de montage vidéo, principalement mobile, qui est extrêmement efficace pour ‘le sous-titrage des vidéos courtes qu’on publie sur les réseaux’. Sa fonction de transcription automatique et de création de sous-titres est très performante et nous fait gagner un temps considérable par rapport à un sous-titrage manuel sur un logiciel de montage classique.
Buzzsprout & WordPress : les plateformes d’hébergement de notre contenu
Pour nos contenus ‘long format’, nous nous appuyons sur deux piliers. D’abord, Buzzsprout pour ce podcast. C’est un ‘outil qui permet d’héberger le podcast et le diffuser sur les plateformes d’écoute’. Il s’occupe de toute la partie technique de la distribution sur Spotify, Apple Podcasts, etc. C’est une solution ‘plug-and-play’ qui nous permet de nous concentrer sur la création des épisodes sans nous soucier de la technique. Ensuite, pour notre site web et nos articles de blog, nous utilisons le grand classique : WordPress. C’est une plateforme robuste et flexible qui nous donne un contrôle total sur notre site. C’est là que nous publions nos articles d’autorité, qui sont un élément clé de notre stratégie SEO. C’est notre ‘maison’ sur le web, le lieu où nous centralisons tout notre contenu écrit.
La machine à croissance : nos 4 outils pour les ventes
Enfin, le dernier pilier, mais non des moindres : les ventes. Tout ce que nous avons vu jusqu’à présent – l’organisation, la data, la créa, les opérations, le contenu – n’a de sens que si nous parvenons à attirer et à signer de nouveaux clients. Notre processus de vente est structuré pour être à la fois efficace et en accord avec notre image de marque. Nous ne sommes pas dans une approche de prospection agressive, mais plutôt dans la construction de relations et la démonstration de notre valeur. Notre stack d’outils ‘Sales’ reflète cette philosophie. Il vise à simplifier la prise de contact, à professionnaliser nos présentations, à suivre nos opportunités et à identifier les bons interlocuteurs.
Canva : réinventer les présentations commerciales
Oui, encore Canva ! Son impact sur notre processus de vente a été tellement significatif que je dois le mentionner à nouveau. Nous avons abandonné PowerPoint pour créer toutes nos présentations commerciales sur Canva. Le résultat a été un véritable ‘game changer pour nous, littéralement’. Pourquoi ? Parce que Canva nous permet de créer des propositions bien plus modernes, plus visuelles et plus engageantes. On peut y intégrer facilement des vidéos, comme un Loom de présentation personnalisé, ce qui a un impact beaucoup plus fort qu’un simple slide. ‘Ça a permis d’être beaucoup plus professionnel et de faire une bien meilleure impression avec Canva qu’avec PowerPoint’. La première impression est cruciale dans un processus de vente, et Canva nous aide à marquer des points dès le début.
Calendly & Hubspot/Notion : gérer les rendez-vous et le pipeline commercial
Pour fluidifier la prise de rendez-vous, nous utilisons Calendly. C’est un outil simple qui se synchronise à nos agendas et permet à un prospect de réserver un créneau en quelques clics. Fini les allers-retours par email pour trouver une date qui convient. Pour le suivi de ces prospects, nous avons une approche hybride. Pour la prospection sortante (que nous faisons peu), nous utilisons Hubspot CRM. C’est un outil très complet, ‘le CRM phare pour les entreprises’. Cependant, pour gérer nos leads entrants, qui constituent la majorité de nos opportunités, nous utilisons… Notion ! ‘Pour tout ce qui est inbound, on utilise directement Notion comme CRM interne et qui franchement fait très bien le travail’. L’avantage est que tout est centralisé dans notre outil principal. Le lead est dans le même environnement que nos notes de projet et nos suivis clients, ce qui crée un workflow parfaitement intégré.
LinkedIn Sales Navigator : la prospection chirurgicale et le networking
LinkedIn Sales Navigator est un outil que je recommande chaudement, pas seulement pour la prospection pure, mais pour toute prise de contact stratégique. Ses filtres de recherche avancés sont d’une puissance redoutable pour identifier les bons interlocuteurs dans les entreprises que nous ciblons. Mais je l’utilise aussi beaucoup pour le podcast, pour contacter ‘des futurs invités […] que j’ai pas forcément en connexion LinkedIn’. Les crédits InMail permettent de contacter des personnes hors de notre réseau de manière professionnelle. C’est un outil de ‘networking’ et de prise de contact qualifiée. Il permet d’initier des conversations pertinentes avec des prospects, des partenaires potentiels ou des leaders d’opinion, ce qui est bien plus efficace qu’une approche de masse.
Conclusion : un écosystème d’outils au service de l’humain et de la performance
Nous voilà au terme de ce tour d’horizon complet de notre stack. Vingt-sept outils qui, mis bout à bout, forment le système d’exploitation de notre agence. Comme vous l’avez vu, chaque brique a sa raison d’être, chaque logiciel répond à un besoin précis au sein des six grands piliers de notre activité. Le coût total, que j’estime à environ 2500 € par mois, peut sembler important, mais il s’agit d’un investissement stratégique dans notre efficacité, notre qualité de service et le bien-être de nos équipes. C’est le prix à payer pour opérer à un haut niveau d’exigence en étant 100% remote.
Cependant, le message clé que je souhaite vous laisser n’est pas une liste de courses. C’est une philosophie. L’objectif n’est pas d’adopter aveuglément ces 27 outils, mais de comprendre la logique qui sous-tend leur sélection. De nombreux outils de cette liste, comme Notion, Loom, Canva, Google Meet ou Office Vibe, disposent de versions gratuites ou très abordables qui peuvent déjà transformer votre façon de travailler. L’important est de commencer, de tester, d’itérer. Mon conseil est simple : ‘testez d’abord ces outils avec un forfait mensuel et puis si vous êtes convaincu de passer un abonnement annuel pour économiser 2 mois’.
Au final, cet écosystème technologique n’a qu’un seul but : libérer du temps et de l’énergie mentale pour ce qui compte vraiment. Moins de temps passé sur des tâches administratives, c’est plus de temps pour la stratégie client. Moins de friction dans la communication, c’est plus de fluidité dans la collaboration créative. Des données claires et accessibles, c’est la capacité à prendre de meilleures décisions, plus rapidement. Ces outils ne sont pas une fin en soi, mais un moyen au service de l’excellence et de la croissance. J’espère que ce partage transparent vous sera utile et vous inspirera à construire ou à optimiser votre propre stack, celui qui vous permettra, à votre tour, d’atteindre vos ambitions.
Questions fréquentes sur les outils d’une agence digitale
Quels sont les outils vraiment indispensables pour démarrer une agence digitale en remote ?
Pour démarrer, il est crucial de se concentrer sur l’essentiel pour ne pas s’éparpiller. Le socle de base repose sur trois domaines : l’organisation, la communication et la production. Pour l’organisation et la gestion de projet, un outil comme Notion est un excellent point de départ, même dans sa version gratuite. Pour la communication, Slack est incontournable pour les échanges internes et Loom pour les feedbacks asynchrones. Enfin, pour la production, Canva est une solution extrêmement polyvalente et abordable pour créer les premiers visuels publicitaires et contenus pour les réseaux sociaux. Ce quatuor constitue une base solide et peu coûteuse pour lancer une activité remote de manière professionnelle et organisée.
‘On a d’abord Notion. […] c’est vraiment le hub central de l’entreprise où tous les fichiers s’y retrouvent. […] Deuxième outil, on a bien sûr Slack […] pour la communication. […] 3ème outil, Loom encore un indispensable pour moi […]. 4ème outil, Google Meet pour les visio conférence.’
Combien coûte en moyenne le stack d’outils pour une agence de publicité par mois ?
Le coût peut varier énormément selon la taille de l’agence et le niveau de sophistication des outils choisis. Pour notre agence, qui est une structure établie avec des besoins avancés en data, créa et opérations, le budget est conséquent. J’estime l’investissement global pour l’ensemble des 27 outils que nous utilisons de manière intensive à environ 2500 € par mois. Il est important de voir cela comme un investissement dans l’efficacité opérationnelle et la qualité de service. Cependant, une agence qui démarre ou un freelance peut très bien s’en sortir avec un budget bien plus modeste, en capitalisant sur les nombreuses versions gratuites ou les abonnements de base des outils essentiels.
‘Il faut compter à peu près 2500 € par mois pour l’ensemble de ces outils. Euh c’est plutôt une estimation parce qu’en fait on a d’autres outils qu’on utilise mais […] je dirais que c’est plus ou moins 2500 € par mois.’
Comment choisir entre la suite Adobe et Canva pour la création publicitaire ?
Il ne s’agit pas tant d’un choix exclusif que d’une décision stratégique sur la complémentarité. La suite Adobe (Premiere Pro, After Effects) est indispensable pour des productions complexes, du motion design avancé et un montage vidéo de haute voltige. C’est l’outil de la qualité et du contrôle absolu. Canva, de son côté, est le champion de l’agilité, de la vitesse et de la déclinaison. Il est parfait pour produire rapidement des visuels, des GIFs ou des variations de créas pour les tests A/B. Une agence mature a besoin des deux : la puissance d’Adobe pour les créations ‘héros’ et la flexibilité de Canva pour le volume et la réactivité au quotidien.
‘Globalement nos créas, la majeure partie des créas qu’on fait actuellement se font via Adobe mais on utilise aussi un deuxième outil […] c’est Canva qui permet aussi de faire des créas […] et qui est beaucoup plus simple d’utilisation que la suite Adobe.’
Pourquoi un outil comme Polar Analytics est-il crucial pour un e-commerçant ?
Polar Analytics est crucial car il change la perspective de l’analyse. Il sort l’e-commerçant de la vision en silo des plateformes publicitaires (le ROAS Facebook, le ROAS Google) pour lui donner une vision globale et business de sa performance. Il permet de piloter des indicateurs bien plus importants comme le MER (Marketing Efficiency Ratio) ou le ROAS ‘blended’, qui mesurent l’efficacité de l’ensemble des dépenses marketing sur le chiffre d’affaires total. Plus important encore, il intègre la notion de rentabilité en calculant la marge contributive après coûts produits et coûts publicitaires. C’est l’outil qui permet de répondre à la question : ‘mon marketing me fait-il vraiment gagner de l’argent ?’.
‘Polar Analytics, c’est un outil […] de pilotage des budgets et d’attribution multilevier. C’est-à-dire que vous allez voir […] des indicateurs plus globaux comme le ROAS blended, le MER. […] Et moi ce que j’aime beaucoup, c’est qu’il y a aussi la notion de marge contributive 1 et 2 qui rentre en jeu.’
Comment justifier l’investissement dans un outil d’analyse créa comme Motion App ?
L’investissement dans Motion App se justifie par le fait que la créative est aujourd’hui le levier numéro un de la performance en publicité payante. Sans un outil dédié, analyser ce qui fonctionne relève de l’approximation. Motion App permet d’agréger les performances de concepts créatifs spécifiques à travers de multiples campagnes et audiences. Il transforme l’intuition en certitude data-driven. En identifiant rapidement les angles, les formats ou les messages qui surperforment, il permet de réallouer les budgets plus intelligemment et d’orienter les futures productions créatives. Le gain de temps en analyse et l’optimisation des dépenses publicitaires qu’il génère rentabilisent rapidement son coût, surtout sur des comptes avec un volume de créas important.
‘Motion App permet d’agréger […] toutes ces données là et de mieux analyser les résultats d’un axe, d’une créa ou d’un concept en particulier avec des rapports encore une fois très visuels. […] il fait quand même bien le travail et nous permet d’avoir des reporting créa beaucoup plus avancés.’
Quel est le rôle de l’IA, comme ChatGPT, dans le quotidien d’une agence créa ?
Dans notre agence, l’IA comme ChatGPT n’est pas là pour remplacer les créatifs, mais pour les augmenter. Son rôle est celui d’un assistant et d’un partenaire de brainstorming. Nous l’utilisons en amont pour la recherche d’idées, en lui fournissant un contexte sur une marque pour qu’il génère des angles ou des concepts publicitaires. C’est un excellent moyen de lutter contre le syndrome de la page blanche. De manière plus opérationnelle, il est très efficace pour des tâches de structuration comme la création de l’ossature d’un brief créatif ou la rédaction de scripts pour des vidéos UGC, en s’assurant que tous les points clés sont couverts avant une relecture et une personnalisation humaine.
‘ChatGPT nous permet en fait de faire de la recherche d’idées simplement. […] Il peut également nous servir pour faire du briefing […] et également pour faire du scripting UGC. Donc je sais que Élisabeth qui gère ça chez nous utilise ChatGPT pour réaliser des scripts UGC.’
Comment maintenir le bien-être des équipes dans une agence 100% remote ?
Maintenir le bien-être à distance est un défi majeur qui nécessite une approche proactive. On ne peut pas se fier aux signaux faibles d’un bureau physique. C’est pourquoi un outil comme Office Vibe est si précieux. Il agit comme un baromètre anonyme et régulier du moral des troupes. En posant des questions ciblées chaque semaine, il nous fournit des données tangibles sur le niveau de satisfaction, la charge de travail, la reconnaissance, etc. Cela nous permet de détecter les tendances, d’identifier des problèmes latents avant qu’ils ne deviennent critiques et d’ouvrir la discussion sur des sujets importants. C’est un outil de management préventif qui montre à l’équipe que leur bien-être est une priorité.
‘Office Vibe […] est vraiment efficace pour évaluer le bien-être au travail. […] ça va permettre d’évaluer le bien-être au travail. […] vous allez pouvoir voir si cette note elle augmente ou si elle diminue et vous allez pouvoir également repérer peut-être […] que l’ambiance commence à diminuer.’
Notion peut-il vraiment remplacer un CRM traditionnel comme Hubspot ?
Oui, pour certains cas d’usage, Notion peut être un CRM très efficace, comme c’est le cas pour nous pour la gestion des leads entrants. Son principal avantage est son intégration parfaite dans notre ‘cerveau central’. Un lead entrant vit dans le même écosystème que nos projets clients, notre documentation et nos process, ce qui crée un workflow sans aucune friction. Cependant, pour une stratégie de prospection sortante (outbound) structurée et à grande échelle, un CRM dédié comme Hubspot reste supérieur. Hubspot offre des fonctionnalités d’automatisation, de suivi des emails et de reporting commercial beaucoup plus poussées. Le choix dépend donc de la stratégie d’acquisition de l’agence : Notion pour un inbound intégré, Hubspot pour un outbound puissant.
‘Pour tout ce qui est inbound, on utilise directement Notion comme CRM interne et qui franchement fait très bien le travail. […] Hubspot c’est une bonne […] alternative si vous voulez utiliser un autre CRM […] et donc nous comme je vous disais, on le fait plutôt pour tout ce qui était prospection.’
