[Best Episode] Les 13 outils qui me font gagner du temps – Episode 137

Votre temps est votre ressource la plus précieuse : ces 13 outils vont la démultiplier

Je suis à peu près sûre que vous ne me direz pas le contraire : l’une des qualités principales d’un entrepreneur, c’est de savoir être efficace. Nous jonglons avec mille choses à faire, dix décisions à la seconde et des responsabilités qui semblent parfois plus larges que nos épaules. Cette course contre la montre est notre quotidien. On a l’impression que la journée n’a pas assez d’heures pour tout accomplir, et la tentation de travailler toujours plus, jusqu’à tard le soir, est immense. J’ai connu ça. J’ai passé des années à suivre les ‘bonnes pratiques’ sur LinkedIn, à poster, commenter, courir après les vues et les likes, pour un résultat quasi nul en termes de clients. Je cochais toutes les cases, mais mon business n’avançait pas. C’était épuisant et frustrant.

La productivité n’est pas qu’une question de volonté ou d’organisation. Bien sûr, les méthodes comme ‘La Semaine de 4 Heures’ ou ‘The One Thing’ sont inspirantes. Mais avant de révolutionner toute votre organisation, il existe une approche plus simple, plus directe, pour obtenir des résultats immédiats : utiliser les bons outils. Je ne parle pas de gadgets compliqués, mais de véritables alliés qui vous permettent de faire mieux et plus vite ce que vous faites déjà. Ils agissent comme des multiplicateurs de force, transformant des tâches chronophages en opérations de quelques clics. C’est un peu comme essayer de visser à la main pendant des années et découvrir soudainement la visseuse électrique. L’effet est immédiat et libérateur.

Cet article n’est pas une simple liste. C’est une invitation dans les coulisses de mon activité. Je vais vous partager, avec une totale transparence, les 13 outils qui sont devenus l’épine dorsale de mon efficacité au quotidien. Chacun d’eux résout un problème précis, une friction qui me faisait perdre un temps fou. En les adoptant, j’ai non seulement gagné des heures précieuses, mais j’ai aussi pu me concentrer sur ce qui compte vraiment : la stratégie, la création de valeur pour mes clients et le développement de mon entreprise. Alors, c’est parti, je vous emmène découvrir comment vous pouvez, vous aussi, reprendre le contrôle de votre temps et de vos efforts.

Pilier 1 : Construire une image de marque forte et une communication professionnelle

Avant même de penser à vendre ou à prospecter, la fondation de toute activité est une image de marque solide et une communication claire. Cela peut sembler être une tâche artistique complexe, réservée aux designers et aux experts en marketing. Mais aujourd’tui, des outils puissants la rendent accessible à tous, tout en assurant une gestion efficace de votre audience. Voyons les deux incontournables qui gèrent ma créativité et ma relation avec ma communauté.

Canva : Votre directeur artistique personnel

Vous le connaissez sans doute de nom, mais utilisez-vous Canva à son plein potentiel ? Loin d’être un simple gadget pour créer de jolis visuels, Canva est un véritable studio de création qui garantit la cohérence de votre marque. Le problème que beaucoup d’entrepreneurs rencontrent, c’est l’inconsistance. Un jour, un visuel bleu, le lendemain un visuel vert avec une autre police. À la longue, cela dilue votre identité et donne une impression d’amateurisme. Canva résout ce problème de manière magistrale avec sa fonctionnalité de ‘palette de couleurs’. Comme je l’explique :

‘Vous allez rentrer une seule fois les couleurs de votre marque et à partir de ce moment-là, n’importe quel visuel pourra être adapté aux couleurs de votre marque en un clic seulement.’

C’est un gain de temps phénoménal, mais c’est surtout un gage de professionnalisme. Votre audience vous reconnaît au premier coup d’œil.

Au-delà des couleurs, la gestion des formats est une autre source de perte de temps considérable. Un post pour Instagram, un autre pour LinkedIn, une bannière pour votre site web… Chaque plateforme a ses propres dimensions. Canva vous permet de redimensionner n’importe quel visuel en un clic. Un visuel carré se transforme en bannière horizontale, et il ne vous reste plus qu’à réajuster les éléments. Et pour des formats spécifiques comme les carrousels PDF de LinkedIn, c’est un jeu d’enfant. Vous créez vos slides, vous exportez en PDF, et c’est prêt. Finies les heures passées à bricoler sur des logiciels complexes. Enfin, l’outil qui semble magique et que j’utilise constamment est l’effaceur de fond. Une photo de vous parfaite, mais avec un arrière-plan désordonné ? Un clic, et vous voilà détouré, prêt à être placé sur le fond de votre choix. La version premium, qui débloque ces fonctionnalités, est un investissement minime au regard du temps et de la qualité gagnés.

Mailchimp : Le gardien de votre audience et de vos emails

Passons à la communication directe. Si vous collectez des adresses email, vous ne pouvez pas vous permettre de les stocker dans un simple fichier Excel ou dans vos contacts Gmail. C’est non seulement inefficace, mais c’est aussi illégal. La protection des données est une responsabilité cruciale. C’est là qu’intervient un ESP (Email Service Provider) comme Mailchimp. Son premier rôle, et le plus fondamental, est de sécuriser les données de vos contacts. Comme je le souligne,

‘vous n’avez pas le droit d’avoir l’email de quelqu’un sans vous assurer de bien sécuriser cet email contre notamment les pirates.’

Un ESP gère cette sécurité pour vous, vous assurant d’être en conformité avec la loi et de protéger la confiance de votre audience.

Mais un outil comme Mailchimp va bien au-delà de la simple sécurité. C’est le centre de contrôle de votre marketing par email. Il vous permet d’envoyer des newsletters à des milliers de personnes en même temps, chose impossible depuis une boîte mail classique. Surtout, il vous donne le pouvoir de la segmentation. Vous pouvez créer des groupes au sein de votre audience en fonction de leurs intérêts, de leur historique d’achat ou de leur engagement. Cela vous permet d’envoyer des messages ultra-pertinents. Un client existant ne recevra pas la même offre qu’un nouveau prospect. C’est la clé pour construire une relation durable et augmenter vos conversions. Oui, la prise en main peut demander un petit effort au début. Chaque logiciel a sa propre logique, et il faut une ou deux semaines pour s’y habituer. Mais une fois que vous avez compris le fonctionnement, la puissance que vous débloquez est immense. Il existe d’autres alternatives comme Sending Blue ou ConvertKit, mais l’important est d’en choisir un et de le maîtriser.

Pilier 2 : La puissance de la vidéo pour expliquer, engager et surprendre

Après avoir posé les fondations de votre marque, il est temps de donner vie à votre communication. Le texte c’est bien, mais la vidéo crée une connexion humaine inégalée. Elle permet de montrer, d’expliquer et d’interagir d’une manière beaucoup plus dynamique et personnelle. Beaucoup d’entrepreneurs pensent que la vidéo est complexe, qu’elle nécessite du matériel coûteux et des compétences techniques. Les deux outils suivants prouvent exactement le contraire.

Loom : Le tuto vidéo en 3 clics

Combien de fois avez-vous passé dix minutes à écrire un long email pour expliquer une manipulation simple à un client ou à un membre de votre équipe ? C’est long, souvent peu clair, et cela génère des allers-retours. Loom est la solution parfaite à ce problème. C’est un outil d’une simplicité déconcertante qui vous permet d’enregistrer votre écran d’ordinateur et votre visage en même temps.

‘Vous avez votre visage dans une petite bulle dans un coin de l’écran et vous allez comme ça pouvoir faire en 2 secondes des tutos ultra clairs, ultra simples.’

Le processus est incroyablement fluide : vous appuyez sur un bouton, un compte à rebours s’affiche, et l’enregistrement commence. Vous naviguez sur votre écran, vous expliquez ce que vous faites, et une fois terminé, Loom génère instantanément un lien que vous pouvez partager. Pas de montage, pas d’exportation, pas de temps de chargement interminable. C’est un outil formidable pour le support client, pour former vos collaborateurs, ou même pour donner un feedback personnalisé sur un document. La clarté est maximale, et le temps gagné est considérable pour vous comme pour votre interlocuteur.

Videoask : Créez des conversations interactives en vidéo

Si Loom est l’outil de l’explication simple et directe, Videoask amène la communication vidéo à un tout autre niveau : celui de l’interactivité. Imaginez pouvoir créer des scénarios où vos prospects ou clients choisissent leur propre aventure. C’est exactement ce que permet Videoask. Vous enregistrez une première vidéo, et à la fin, vous proposez des choix sous forme de boutons. Par exemple : ‘Êtes-vous un freelance débutant ? Cliquez ici. Avez-vous déjà une activité bien établie ? Cliquez là.’ En fonction de la réponse, une vidéo différente est présentée. C’est un moyen incroyablement puissant de qualifier des prospects, de les guider vers la bonne offre ou de leur fournir une aide personnalisée.

‘C’est exceptionnel comme outil, c’est tout simple à créer et ça va vous permettre de faire plein de choses, notamment ben par exemple d’éduquer vos consommateurs.’

Je l’utilise personnellement à chaque lancement de ma formation ‘Stratégie Indépendante’. L’effet est double : non seulement c’est un moyen d’échange ultra-intéressant, mais cela crée aussi un véritable ‘effet waouh’. Les gens sont intrigués par ce format innovant et sont beaucoup plus enclins à aller jusqu’au bout du processus. C’est un outil qui mélange technologie et relation humaine de manière brillante.

Pilier 3 : Les micro-automatisations qui libèrent votre esprit

L’automatisation n’est pas réservée aux grandes entreprises ou aux processus complexes. La véritable révolution pour un entrepreneur solo ou une petite équipe réside dans les micro-automatisations : ces petites actions répétitives que l’on fait des dizaines de fois par jour sans même s’en rendre compte. En les éliminant, on ne gagne pas seulement du temps, on libère aussi une charge mentale considérable pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Heytext : Ne réécrivez plus jamais la même chose

Voici un outil qui semble presque trop simple pour être vrai, mais dont l’impact est gigantesque. Pensez à toutes les phrases que vous tapez de manière récurrente : votre adresse, le lien vers votre agenda, une réponse à une question fréquente, une formule de politesse… À chaque fois, vous prenez quelques secondes, voire quelques minutes, pour les réécrire. Heytext (ou Atext sur certains systèmes) met fin à ce gaspillage. Le principe est d’une efficacité redoutable : vous enregistrez un texte complet et vous lui assignez un mot de passe, un raccourci.

‘Dès lors qu’on me pose deux fois la même question, j’enregistre ma réponse dans Heytext.’

Par exemple, pour une réponse-type sur mon podcast, j’ai créé le raccourci ‘Apodcast’. Dès que je tape ce mot-clé n’importe où sur mon ordinateur, le texte complet de ma réponse apparaît instantanément. C’est magique. Multipliez cela par 10, 15 ou 20 textes récurrents, et vous comprenez rapidement le potentiel. C’est une optimisation invisible qui, cumulée sur une journée, peut facilement vous faire gagner une heure. C’est l’un des retours sur investissement les plus rapides que vous puissiez obtenir d’un outil.

Phantom Buster : Votre assistant virtuel pour les tâches ingrates

Passons à un niveau d’automatisation un peu plus avancé, notamment pour les réseaux sociaux. LinkedIn est un outil puissant, mais certaines tâches peuvent être extrêmement répétitives. Accepter les nouvelles invitations et envoyer un message de bienvenue en est un parfait exemple. C’est une bonne pratique pour engager la conversation, mais le faire manuellement pour chaque nouvelle connexion est fastidieux. C’est là que Phantom Buster entre en jeu. C’est un petit robot, un ‘fantôme’, qui va travailler pour vous en arrière-plan. Vous le configurez une seule fois, et il s’occupe du reste.

‘Je vais lui dire une fois, une seule fois, (…) dès lors que j’ai une demande d’invitation, accepte-la pour moi s’il te plaît et envoie ce message à la personne juste après.’

Il le fait systématiquement, sans que j’aie à y penser. Chaque nouvelle personne qui entre dans mon réseau reçoit un message personnalisé, ce qui est bien plus accueillant qu’un simple silence. Phantom Buster peut faire bien plus que cela, en extrayant des données ou en automatisant d’autres actions, mais ce simple cas d’usage suffit à démontrer sa valeur pour libérer votre temps et votre attention.

Pilier 4 : Optimiser votre contenu et votre site web comme un pro

Avoir un site web et créer du contenu est une chose, s’assurer qu’ils sont performants en est une autre. La performance se joue sur plusieurs tableaux : la vitesse de chargement, la capacité à s’inspirer des meilleures pratiques, la facilité à transformer l’oral en écrit, et bien sûr, le référencement naturel (SEO). Voici une série d’outils spécialisés qui s’occupent de ces aspects techniques pour vous.

Go Full Page : Capturez l’inspiration en un clic

Je crois fermement qu’il ne faut pas réinventer la roue en permanence. S’inspirer de ce que font les autres, notamment de ceux qui réussissent, est une stratégie intelligente. Quand je navigue sur le web et que je tombe sur une page de vente (landing page) particulièrement bien construite, bien écrite, avec une structure convaincante, je veux la garder pour plus tard. Le problème ? Faire des captures d’écran successives pour reconstituer toute la page est un cauchemar. Go Full Page est une extension de navigateur qui résout ce problème en un seul clic.

‘Vous cliquez sur Go Full Page et il vous enregistre toute la page sur un très joli PDF.’

C’est tout. Plus besoin de ‘scroller’ et de faire des montages. Vous obtenez un document unique, propre, que vous pouvez archiver dans un dossier d’inspiration. Lorsque vous devrez créer votre propre landing page, vous aurez sous la main une collection des meilleures idées du marché. C’est un outil de veille et d’inspiration incroyablement efficace.

Happy Scribe : Transformez votre voix en articles de blog

Le contenu est roi, mais sa création peut être chronophage. Beaucoup d’entre nous sont plus à l’aise à l’oral qu’à l’écrit. Et si vous pouviez simplement parler pour créer un article ? C’est ce que permet Happy Scribe. C’est un service de transcription automatique. Vous lui donnez un fichier audio – un enregistrement de podcast, une note vocale, une interview – et en quelques minutes, il vous le transforme en texte écrit. La qualité est bluffante.

‘Le logiciel (…) est déjà très très bonne et fait déjà très peu de fautes.’

Je l’utilise pour tous mes podcasts, et cela me permet de créer des articles de blog rapidement. L’expérience avec mon épisode en anglais avec la grande Amy Porterfield a été particulièrement révélatrice. La transcription en anglais était quasi parfaite, ce qui m’a permis de la traduire ensuite facilement pour mon audience francophone. C’est un outil qui ouvre des possibilités immenses pour recycler votre contenu et le rendre accessible sous différents formats.

Tiny PNG : Allégez vos images pour un site plus rapide

Voici un outil technique dont l’impact est direct sur l’expérience de vos visiteurs et sur votre SEO. La vitesse de chargement d’un site est un facteur crucial. Des images trop lourdes sont l’ennemi numéro un d’un site rapide. Chaque seconde d’attente augmente la probabilité qu’un visiteur quitte votre page. Tiny PNG est un service en ligne d’une simplicité enfantine : vous glissez-déposez vos images, et il les compresse de manière significative sans perte de qualité visible.

‘Tiny PNG va vous aider à transformer des images lourdes en images toutes légères, ça prend une seconde.’

C’est une habitude à prendre avant de mettre en ligne la moindre image sur votre site. Cette micro-action, répétée systématiquement, garantit que votre site reste rapide, offrant une meilleure expérience utilisateur et plaisant davantage à Google.

Olark : Discutez en direct et doublez vos conversions

Avoir un site e-commerce ou une page de vente, c’est bien. Mais que se passe-t-il quand un visiteur a une dernière question, un doute qui l’empêche de cliquer sur ‘acheter’ ? Souvent, il quitte la page. Olark est un outil de chat en direct qui permet de briser cette barrière. C’est une petite bulle discrète sur votre site qui indique que vous êtes disponible pour répondre aux questions. L’impact est radical.

‘Croyez-moi, depuis que j’ai installé Olark sur mon site e-commerce, le taux de conversion a radicalement changé.’

Le fait d’avoir une vraie personne, et non un robot, pour répondre instantanément à une hésitation, rassure énormément et fait basculer la décision d’achat. C’est un lien direct et humain avec vos prospects au moment le plus critique de leur parcours. C’est un outil qui ne fait pas seulement gagner du temps, il fait gagner des clients.

UberSuggest : Démystifiez le SEO

Le SEO (Search Engine Optimization) peut sembler être une montagne technique et complexe. UberSuggest, l’outil créé par le pape du SEO Neil Patel, a pour mission de le rendre accessible. Vous entrez simplement l’URL de votre site (ou celui d’un concurrent) et l’outil vous fournit une analyse complète : quels sont vos mots-clés les plus performants, qui fait des liens vers votre site, et surtout, des recommandations claires sur ce que vous devez améliorer. C’est un excellent point de départ pour quiconque souhaite comprendre et améliorer son référencement naturel sans avoir à devenir un expert technique. Il vous guide pas à pas vers les actions qui auront le plus d’impact.

Pilier 5 : L’écosystème d’outils interconnectés pour une efficacité maximale

Nous avons vu des outils puissants qui fonctionnent très bien de manière isolée. Mais la véritable magie opère lorsque vous les faites communiquer entre eux. Créer des ponts entre vos applications permet de construire des systèmes automatisés qui travaillent pour vous, 24h/24 et 7j/7, en déclenchant des actions en chaîne sans aucune intervention de votre part.

Zencaster : L’outil de visio et d’enregistrement sans friction

Avant de parler d’interconnexion, un mot sur un outil qui facilite la collaboration. Zencaster est à l’origine un outil pour podcasteurs, conçu pour enregistrer des interviews à distance avec une qualité sonore supérieure. Mais son grand avantage est sa simplicité d’accès. Contrairement à Zoom ou Teams, il ne nécessite aucune installation de logiciel pour votre invité.

‘Vous envoyez juste une URL et hop, vous avez tout de suite la personne en face de vous.’

Cette absence de friction est précieuse. Vous pouvez l’utiliser pour n’importe quel appel en visio où vous souhaitez une connexion simple et la possibilité d’enregistrer la conversation avec un son de haute qualité. C’est un outil de communication fluide qui s’intègre parfaitement dans un workflow de création de contenu.

Zapier : Le chef d’orchestre de vos applications

Voici la pièce maîtresse, l’outil qui relie tous les autres. Zapier est une plateforme qui permet à des milliers d’applications de se parler. Le principe est simple : ‘Quand CECI arrive dans l’application A, alors faire CELA dans l’application B’. Les possibilités sont quasi infinies. Je vous donne un exemple concret que j’utilise :

‘À chaque fois que quelqu’un va venir s’inscrire sur stratégie indépendante, immédiatement et automatiquement, j’aurai une mise à jour dans Mailchimp qui me dira que cette personne et bien s’est inscrite à tel programme.’

Pensez à toutes les tâches manuelles que cela remplace : exporter une liste d’acheteurs, l’importer dans Mailchimp, leur assigner le bon tag… Zapier le fait instantanément. Un autre exemple : quelqu’un signe un document via DocuSign. Zapier peut automatiquement créer une tâche dans votre gestionnaire de projet, envoyer une notification à votre équipe sur Slack et créer un dossier pour ce nouveau client dans Google Drive. C’est à vous d’imaginer les workflows qui vous feront gagner le plus de temps. C’est le niveau ultime de l’automatisation, celui qui vous permet de construire une véritable machine qui travaille pour vous.

Conclusion : Devenez l’architecte de votre propre efficacité

Nous venons de parcourir 13 outils, mais le message principal n’est pas de tous les adopter demain matin. Le véritable enseignement est que pour chaque friction, chaque tâche répétitive et chronophage de votre quotidien d’entrepreneur, il existe probablement une solution, un outil conçu pour vous simplifier la vie. Ces logiciels ne sont pas des dépenses, ce sont des investissements dans votre ressource la plus limitée : votre temps.

De la cohérence de votre marque avec Canva à l’automatisation de vos emails avec Mailchimp, en passant par la création de vidéos avec Loom ou l’interconnexion de tout votre écosystème avec Zapier, chaque outil est une brique que vous pouvez ajouter pour construire un système plus robuste, plus efficace et moins dépendant de votre énergie constante. Le but n’est pas de travailler moins, mais de travailler mieux. C’est de libérer des heures de tâches opérationnelles pour les réinvestir dans la stratégie, l’innovation, la relation client… bref, dans tout ce qui fait vraiment grandir votre entreprise.

Alors, mon appel à l’action est simple. Ne vous sentez pas submergé. Relisez cette liste et choisissez UN seul outil. Celui qui semble résoudre votre plus grand point de douleur actuel. Testez-le pendant une semaine. Intégrez-le à votre routine. Vous serez surpris de l’impact qu’un seul changement peut avoir. Puis, le mois prochain, choisissez-en un autre. Petit à petit, vous deviendrez l’architecte d’un quotidien professionnel plus fluide, plus productif et, finalement, plus épanouissant.