[Best Episode] Intégrer des automatisations dans son business – Episode 231 – on parle de zapier et make

L’automatisation marketing : et si ce n’était pas si compliqué ?

C’est assez fascinant de voir comment certaines idées, presque insidieusement, peuvent s’ancrer au plus profond de notre esprit. Prenez le digital, par exemple. Dans l’inconscient collectif, et peut-être dans le mien avant tout, il y a cette équation tenace : digital égale tech, et tech égale… affaire d’hommes. C’est une pensée absurde, bien sûr. Personne ne m’a jamais dit cela frontalement, et pourtant, cette petite voix était là, chuchotant des doutes. Comme elle le dit si bien dans le podcast :

‘C’est marrant comment des idées peuvent s’ancrer dans notre tête. Par exemple, le digital, c’est de la tech, la tech, c’est pour les hommes. Personne ne me l’a jamais dit et pourtant il y a une petite voix dans ma tête qui me le dit. Ça doit être un truc sociétal, hein.’

Cette barrière invisible, ce syndrome de l’imposteur qui pointe le bout de son nez, beaucoup d’entrepreneurs, hommes et femmes confondus, le ressentent face à certains domaines. Et l’un de ces bastions de la ‘complexité’ supposée, c’est sans conteste l’automatisation. Un mot qui peut faire peur, évoquant des lignes de code, des systèmes complexes et des heures de prise de tête. Pourtant, et c’est tout l’objet de cet article, cette perception est aujourd’hui totalement dépassée. Loin d’être un Everest technique, l’automatisation est devenue un levier de croissance, de sérénité et d’efficacité accessible à tous. C’est un outil formidable pour se libérer des tâches chronophages et sans valeur ajoutée, afin de se concentrer sur ce qui compte vraiment : créer, échanger avec ses clients, innover. Dans les lignes qui suivent, nous allons déconstruire ensemble ce mythe. Nous plongerons au cœur de mon outil fétiche, Zapier, pour comprendre non seulement ce qu’est l’automatisation, mais surtout comment vous pouvez, dès aujourd’hui, l’intégrer simplement dans votre quotidien pour transformer votre business.

Qu’est-ce que l’automatisation (et pourquoi ce n’est pas un gros mot) ?

Avant de plonger dans les outils et les exemples, il est essentiel de poser des bases claires. Le mot ‘automatisation’ est souvent utilisé à tort et à travers, devenant un de ces termes ultra-génériques qui impressionnent plus qu’ils n’informent. En réalité, le concept est d’une simplicité désarmante. L’automatisation consiste à créer des systèmes qui exécutent, sans votre intervention, des tâches que vous feriez normalement à la main. Ce sont typiquement des actions répétitives, prévisibles et pour lesquelles votre expertise créative ou stratégique n’apporte que peu de plus-value. L’idée n’est pas de remplacer l’humain, mais de lui déléguer ce que les machines font mieux : les opérations mécaniques. C’est un peu comme embaucher un assistant virtuel ultra-efficace qui ne dort jamais et ne fait jamais d’erreur, pour s’occuper des basses œuvres. Le véritable enjeu n’est donc pas seulement le gain de temps, même s’il est considérable. Il s’agit surtout de libérer de l’espace mental.

‘Ça va nous faire gagner beaucoup de temps et de charge mentale parce que la charge mentale, c’est quand même assez important aussi, il y a pas que le temps.’

Cette distinction est fondamentale. Chaque tâche administrative, même rapide, est une micro-interruption qui fragmente votre concentration et alourdit votre ‘to-do list’ mentale. En automatisant, vous ne gagnez pas seulement des minutes, vous gagnez en clarté, en sérénité et en capacité à vous concentrer sur les tâches à haute valeur ajoutée.

Attention aux deux pièges de l’automatisation

Cependant, comme tout outil puissant, l’automatisation comporte son lot de pièges dans lesquels il est facile de tomber. Le premier, et le plus courant, est celui de la sur-complexification. L’enthousiasme de la découverte est grisant. On commence par automatiser une petite tâche, on gagne 10 minutes par jour, et on se dit : ‘C’est génial !’. Puis, on en ajoute une autre, puis une autre, créant des enchaînements de plus en plus complexes. Le risque est de finir avec une usine à gaz, un système si alambiqué que l’on ne comprend plus comment il fonctionne. On passe alors plus de temps à maintenir et déboguer ses automatisations qu’on en gagnait au départ.

‘Attention à ne pas tomber dans l’excès qui peut vous créer une espèce d’imbroglio inextricable où vous n’arrivez plus à comprendre d’où vient le problème et où ça vous bloque tout.’

La simplicité est la clé. Il est préférable d’avoir trois automatisations robustes et utiles plutôt que trente petites ‘zaps’ fragiles et interconnectées de manière opaque. Mon conseil : gardez un document simple qui liste toutes vos automatisations, ce qu’elles font, et les applications qu’elles connectent. Cela vous sauvera la vie le jour où quelque chose ne fonctionnera plus comme prévu.

Le second piège, plus subtil mais tout aussi dangereux, est la perte d’authenticité. À l’heure où l’intelligence artificielle génère du contenu à une vitesse fulgurante, l’humain devient une valeur refuge. Votre personnalité, votre ton, votre façon unique de communiquer sont vos plus grands atouts. Il est tentant de vouloir tout automatiser, y compris la communication. Mais un message de bienvenue générique envoyé automatiquement ne remplacera jamais une réponse personnelle et réfléchie à un commentaire pertinent. L’automatisation doit servir à libérer du temps pour plus d’humanité, pas pour la supprimer.

‘L’authenticité, l’humanité va avoir de plus en plus de valeur, je pense, dans les mois, les années qui arrivent.’

Utilisez l’automatisation pour les processus (factures, inscriptions, notifications) mais préservez précieusement les points de contact où votre voix peut faire la différence. L’objectif est d’être plus efficace, pas de devenir un robot.

Zapier : votre traducteur universel entre applications

Maintenant que les bases sont posées, parlons de l’outil qui rend tout cela possible : Zapier. Il en existe d’autres, comme son concurrent principal Make (anciennement Integromat), mais mon expérience s’est construite avec Zapier, et c’est un excellent point de départ. Pour comprendre Zapier, il faut l’imaginer comme un grand ‘entremetteur’ du web. Nous utilisons tous des dizaines d’outils en ligne pour notre business : une plateforme pour les formations (comme Thinkific), un service d’emailing (Mailchimp), un outil de prise de rendez-vous (Calendly), un espace de stockage (Google Drive), etc. Le problème, c’est que par défaut, ces outils ne se parlent pas. Ils vivent chacun dans leur silo. C’est là que Zapier intervient. Sa mission est de créer des ponts, des canaux de communication entre ces différentes applications pour qu’elles puissent travailler ensemble, de manière fluide et automatique.

Le principe du ‘Si… Alors…’ : la simplicité au pouvoir

Le fonctionnement de Zapier repose sur un principe d’une simplicité biblique : le scénario ‘Si… Alors…’. En langage Zapier, on parle d’un ‘Zap’, qui est composé de deux éléments : un déclencheur (Trigger) et une action (Action).
1. Le Déclencheur (Trigger) : C’est l’événement qui lance l’automatisation. Il se formule toujours par ‘Si…’ ou ‘Quand…’. Par exemple : ‘Quand un nouveau client s’inscrit à ma formation sur Thinkific…’.
2. L’Action (Action) : C’est la tâche qui est automatiquement exécutée en réponse au déclencheur. Elle se formule par ‘Alors…’. Par exemple : ‘…alors, ajouter ce client à ma liste Mailchimp avec le tag de la formation’.
Ce simple enchaînement est le cœur de toutes les automatisations.

‘Vous allez créer des scénarios, et les scénarios vont se construire toujours de la même façon. Si il se passe telle action, une action définie sur mon site A, eh bien, ça va engendrer telle autre action, une action définie par vous, sur mon site B.’

La véritable magie de Zapier réside dans le nombre d’applications qu’il a intégrées. Au moment où j’enregistrais ce podcast, il y en avait déjà des milliers, et ce chiffre ne cesse de grimper. On parle aujourd’hui de plus de 7000 applications. Cela signifie que les combinaisons sont quasiment infinies. Vous pouvez connecter votre agenda à votre outil de facturation, votre formulaire de contact à votre CRM, votre boutique en ligne à votre tableur de suivi… C’est cette universalité qui en fait un outil si puissant. Il transforme votre écosystème d’outils hétéroclites en une machine bien huilée et cohérente.

Pourquoi Zapier est-il devenu un incontournable ?

Un signe qui ne trompe pas sur la puissance et la pertinence d’un outil, c’est son modèle de croissance. En préparant l’épisode, j’ai eu la curiosité de chercher si Zapier proposait un programme d’affiliation. La réponse est non. Et leur raison est la meilleure qui soit : leur croissance est si forte qu’ils n’en ont tout simplement pas besoin. C’est ce qu’on appelle le ‘product-led growth’ à son paroxysme : le produit est si bon et répond si bien à un besoin qu’il se vend par le bouche-à-oreille et l’usage. Cela en dit long sur la valeur qu’il apporte à ses utilisateurs. Choisir un outil comme Zapier, c’est parier sur un standard du marché, un écosystème en pleine expansion qui vous garantit que vos outils actuels et futurs pourront probablement s’y connecter. C’est un choix stratégique qui pérennise votre infrastructure digitale. De plus, la plateforme a évolué pour devenir de plus en plus accessible.

‘Maintenant même ils vous guident encore une fois avec un système d’IA et vous demandent \ »Écrivez-moi ce que vous voulez faire, et je vais vous construire l’automatisation qui correspond\ ».’

L’ère du ‘no-code’ est bien là. Vous n’avez plus besoin de comprendre le jargon technique. Il vous suffit de décrire en langage naturel ce que vous souhaitez accomplir, et l’outil vous propose une solution. La barrière à l’entrée n’a jamais été aussi basse.

5 exemples concrets pour automatiser votre business dès aujourd’hui

La théorie, c’est bien, mais la pratique, c’est mieux. Pour que l’automatisation devienne concrète, rien de tel que des exemples tirés du quotidien d’un entrepreneur. Voici cinq scénarios que vous pouvez mettre en place, souvent en quelques minutes, pour commencer à récolter les fruits de l’automatisation.

1. Accueillir parfaitement chaque nouvel inscrit à votre newsletter

Le problème : Une personne télécharge votre lead magnet (un e-book, une checklist…). Vous devez manuellement l’ajouter à votre liste email, lui assigner le bon ‘tag’, et lui envoyer l’email avec le document promis. C’est une source d’erreurs et de délais, frustrant pour le nouvel abonné qui attend son contenu immédiatement.
L’automatisation (le Zap) :

• Déclencheur : ‘Quand une nouvelle personne remplit mon formulaire sur ma landing page (ex: Tally, Typeform, ou même votre site WordPress)…’
• Action : ‘…alors, l’ajouter comme nouvel abonné dans Mailchimp (ou votre outil d’emailing) avec le tag ‘Lead Magnet XYZ’ et le déclenchement de la séquence de bienvenue.’

Les bénéfices : L’expérience utilisateur est impeccable. La personne reçoit son document instantanément, 24h/24 et 7j/7. Vous vous assurez que chaque prospect est correctement segmenté, ce qui est crucial pour vos futures campagnes marketing. Vous gagnez un temps précieux et donnez une image de professionnalisme et d’efficacité dès le premier contact.

2. Générer vos factures sans y penser

Le problème : Chaque nouvelle vente (une formation, un produit, un service) nécessite la création manuelle d’une facture. Il faut copier-coller les informations du client, le nom du produit, le montant, la date… C’est répétitif, chronophage et le risque d’erreur de saisie est élevé.
L’automatisation (le Zap) :

• Déclencheur : ‘Quand une nouvelle commande est passée sur ma plateforme de vente (Thinkific, Shopify, WooCommerce…)’
• Action : ‘…alors, créer une nouvelle facture dans mon logiciel de facturation (ex: Freebe, Quaderno, QuickBooks) avec les informations du client et de la commande.’

Les bénéfices : C’est un gain de temps phénoménal et une source de stress en moins. La comptabilité est toujours à jour et sans erreur. Le client reçoit sa facture immédiatement après l’achat, ce qui renforce la confiance.

‘Dès lors que vous avez automatisé, […] elle elle va pas se tromper. A chaque fois qu’il y a une commande […] l’automatisation va comprendre immédiatement quelle formation a été commandée par qui et va pouvoir créer la facture qui correspond sans erreur.’

3. Recycler intelligemment vos contenus sur les réseaux sociaux

Le problème : Vous publiez un contenu intéressant sur une plateforme, par exemple un post visuel sur Instagram. Vous aimeriez le partager sur votre page Facebook, mais vous oubliez ou n’avez pas le temps de le faire manuellement.
L’automatisation (le Zap) :

• Déclencheur : ‘Quand je publie un nouveau post (image ou vidéo) sur mon compte Instagram…’
• Action : ‘…alors, publier ce même contenu sur ma page Facebook.’

Les bénéfices : Vous maximisez la portée de vos contenus sans effort supplémentaire. Votre présence est plus constante sur plusieurs plateformes, ce qui est excellent pour votre visibilité. Bien sûr, il faut l’utiliser avec discernement, car tous les contenus ne sont pas adaptés à tous les réseaux, mais pour de nombreux cas, c’est un gain d’efficacité redoutable.

4. Personnaliser le suivi après un questionnaire

Le problème : Vous envoyez un questionnaire de satisfaction ou une étude de marché à vos clients via un outil comme Typeform ou Google Forms. Les gens prennent le temps de vous répondre, mais vous n’avez pas le temps de remercier chacun personnellement.
L’automatisation (le Zap) :

• Déclencheur : ‘Quand une nouvelle réponse est soumise dans mon questionnaire Typeform…’
• Action : ‘…alors, envoyer un email personnalisé depuis mon compte Gmail (ou Mailchimp) à l’adresse email fournie pour remercier la personne.’

Les bénéfices : C’est une touche d’attention qui fait toute la différence. La personne se sent considérée et valorisée pour le temps qu’elle vous a accordé. Vous renforcez la relation client et augmentez la probabilité qu’elle réponde à vos futures sollicitations. C’est un parfait exemple où l’automatisation sert à créer plus de lien humain, pas moins.

5. Utiliser l’IA pour créer des outils internes

Le problème : L’accueil d’un nouvel employé ou d’un freelance dans votre équipe implique de répéter toujours les mêmes informations : qui contacter pour quoi, où trouver les documents importants, quelles sont les premières tâches…
L’automatisation (le Zap avec IA) : Zapier propose désormais des outils basés sur l’IA. Vous pouvez par exemple créer un chatbot interne.

• Mise en place : Vous téléchargez un PDF contenant toutes les informations récurrentes (FAQ de l’entreprise, processus, contacts clés…).
• L’outil : Zapier utilise l’IA pour ‘lire’ et comprendre ce document. Il crée un chatbot simple.
• Usage : Le nouvel arrivant peut poser des questions en langage naturel au chatbot (‘Comment je demande mes congés ?’, ‘Quel est le contact pour la compta ?’) et obtenir une réponse instantanée basée sur votre document.

Les bénéfices : C’est une révolution pour l’onboarding. Le nouvel employé est plus autonome et trouve les informations dont il a besoin sans avoir à interrompre ses collègues. Vous vous assurez que tout le monde part sur les mêmes bases d’information, fiables et à jour.

Conclusion : Osez faire le premier pas vers l’automatisation

Le voyage que nous venons de faire, de la petite voix du doute à la création de systèmes automatisés puissants, montre une chose essentielle : l’automatisation n’est plus un domaine réservé aux experts en technologie. C’est devenu une compétence fondamentale pour tout entrepreneur qui souhaite travailler plus intelligemment, et non plus durement. Ce n’est pas une question d’être un ‘garçon’ ou une ‘fille’, d’être ‘tech’ ou ‘créatif’. C’est une question de logique et de volonté de simplifier son quotidien. Des outils comme Zapier ont démocratisé cette puissance, la mettant à la portée de tous, sans une seule ligne de code. Comme je le disais dans l’épisode, la première demi-heure peut sembler un peu déroutante, le temps de comprendre la logique. Mais une fois que le déclic se fait, un monde de possibilités s’ouvre à vous. Mon invitation pour vous aujourd’hui est simple : n’essayez pas de tout automatiser d’un coup. Identifiez UNE seule tâche dans votre semaine qui est répétitive, qui vous ennuie et pour laquelle votre cerveau n’apporte aucune valeur. Cherchez si les outils que vous utilisez sont sur Zapier. Et lancez-vous. Créez votre premier ‘Zap’. Ce premier pas est le plus important. Il vous prouvera que vous en êtes capable et vous donnera la confiance nécessaire pour aller plus loin, pas à pas, en construisant un business plus serein, plus efficace et, paradoxalement, plus humain.

Questions fréquentes sur l’automatisation avec Zapier

L’automatisation est-elle vraiment accessible aux débutants sans compétences techniques ?

Absolument. C’est le point central de cette nouvelle ère d’outils ‘no-code’. Des plateformes comme Zapier ont été conçues précisément pour des non-techniciens. L’interface est visuelle et intuitive. Vous sélectionnez des applications dans des menus déroulants et vous choisissez les déclencheurs et les actions proposés. Il n’y a aucune ligne de code à écrire. Le plus difficile est de comprendre la logique ‘Si ceci se passe, alors fais cela’, qui est une logique très naturelle. Une fois ce concept assimilé, la mise en place est un jeu d’enfant.

‘Ça n’est pas technique. En fait, la réalité c’est que […] maintenant ça n’est plus le cas parce que on est rentré dans une ère du no-code, dans une ère de simplification […] quand vous êtes sur un logiciel comme Zapier, […] une fois que vous avez la logique, c’est extrêmement facile.’

Quelle est la principale différence entre Zapier et Make (ex-Integromat) ?

Zapier et Make sont les deux leaders du marché et remplissent la même fonction : connecter des applications pour les automatiser. La principale différence réside dans leur approche et leur interface. Zapier est réputé pour sa simplicité d’utilisation et son catalogue d’applications intégrées immense (+7000), ce qui en fait un excellent choix pour débuter. Son interface est très linéaire (Déclencheur -> Action -> Action…). Make, de son côté, offre une interface plus visuelle et modulaire, qui ressemble à un organigramme. Cela permet de créer des scénarios plus complexes et visuellement plus clairs, avec des embranchements, des filtres avancés et des boucles. Make est souvent perçu comme plus puissant pour les scénarios complexes et son modèle tarifaire peut être plus avantageux pour un grand volume d’opérations. Le choix dépend donc de vos besoins : la simplicité et l’exhaustivité (Zapier) ou la puissance et la flexibilité visuelle (Make).

Combien coûte l’automatisation avec un outil comme Zapier ?

Zapier propose un modèle freemium, ce qui est idéal pour commencer. La version gratuite vous permet de créer un certain nombre de ‘Zaps’ (les scénarios d’automatisation) et d’exécuter un nombre limité de ‘tâches’ par mois. Une ‘tâche’ correspond à chaque action réussie par un de vos Zaps. Cela permet de tester l’outil et de mettre en place ses premières automatisations sans rien dépenser. Ensuite, les forfaits payants évoluent en fonction du nombre de tâches dont vous avez besoin, de la fréquence de mise à jour des Zaps (toutes les 15 minutes pour le gratuit, jusqu’à toutes les minutes pour les plans supérieurs) et de l’accès à des fonctionnalités avancées comme les Zaps multi-étapes ou les filtres.

‘Il y a une partie qui est gratuite. […] vous avez 100 automatisations que vous pouvez faire avant d’avoir à payer. Donc je trouve que c’est pas mal, ça permet vraiment de se faire une idée, de tester plein de choses différentes et de voir si ça vous apporte quelque chose.’

Automatiser son marketing, n’est-ce pas un risque de paraître moins humain ?

C’est un risque réel si l’automatisation est mal utilisée. Le piège est de vouloir tout automatiser, y compris les interactions qui nécessitent une touche personnelle. La bonne approche est de voir l’automatisation comme un moyen de libérer du temps pour être PLUS humain. Automatisez les tâches administratives, logistiques et répétitives (envoyer une facture, ajouter un contact à une liste, notifier une équipe d’une vente). Cela vous donne plus de temps et d’énergie pour répondre personnellement aux commentaires sur les réseaux sociaux, pour envoyer un message de bienvenue personnalisé à un client important ou pour prendre le temps d’un appel. L’automatisation doit gérer le processus, pas la relation.

‘Attention à l’automatisation, automatiser des tâches qui ne sont pas vous. Euh n’automatisez pas des éléments qui pourraient être écrits par vous […] Je pense qu’il faut garder sa propre voix. […] l’authenticité, l’humanité va avoir de plus en plus de valeur.’

Par où commencer ? Quelle est la première tâche à automatiser ?

Le meilleur point de départ est de choisir une tâche simple, récurrente et à faible valeur ajoutée. Ne cherchez pas à construire une usine à gaz dès le début. Prenez une feuille et listez les actions que vous faites tous les jours ou toutes les semaines. Y a-t-il une tâche de copier-coller que vous détestez ? Par exemple, copier les informations d’un nouveau contact depuis un formulaire vers votre CRM ou votre liste email. Ou encore, sauvegarder les pièces jointes importantes de vos emails dans un dossier Google Drive spécifique. Choisissez une de ces ‘douleurs’ et faites-en votre premier Zap. Le succès de cette première automatisation simple vous donnera la confiance nécessaire pour aborder des cas plus complexes.

‘Moi je suis pour la simplicité. Donc je pense pas qu’il faille automatiser nécessairement tout d’un coup […] commençons petit, commençons par automatiser des tâches simples qui vont nous faire gagner du temps, de la charge mentale, et c’est tout.’

Peut-on connecter n’importe quelle application avec Zapier ?

Presque ! Zapier intègre aujourd’hui plus de 7000 applications, ce qui couvre une très grande majorité des outils populaires utilisés par les entreprises (Google Suite, Microsoft Office 365, Slack, Mailchimp, Shopify, WordPress, Facebook, etc.). Cependant, tous les outils n’y sont pas. Parfois, un logiciel très spécifique ou un outil local (comme un logiciel de facturation français peu répandu) peut ne pas avoir d’intégration native. Avant de choisir un nouvel outil pour votre business, il est d’ailleurs devenu un excellent réflexe de vérifier s’il est présent sur Zapier. C’est un gage de son ouverture et de sa capacité à s’intégrer dans votre écosystème.

‘Il n’y a pas tout, vous n’allez pas trouver tous vos logiciels. Par exemple, moi le logiciel que j’utilise pour ma facturation n’est pas sur Zapier, et pour tout vous dire, je suis en train de penser à changer de logiciel de facturation parce qu’il n’est pas sur Zapier.’

L’automatisation peut-elle créer plus de problèmes qu’elle n’en résout ?

Oui, si elle est mal gérée. Le principal risque est de créer des ‘imbroglios inextricables’ où plusieurs automatisations entrent en conflit ou créent des boucles inattendues. Une erreur dans la configuration d’un Zap peut aussi avoir des conséquences en chaîne. C’est pourquoi il est crucial de suivre une approche méthodique : 1. Commencer simple. 2. Tester chaque Zap soigneusement avant de le ‘lancer en production’. 3. Documenter ses Zaps pour savoir ce qui est automatisé dans votre système. 4. Surveiller régulièrement que tout fonctionne comme prévu. L’automatisation n’est pas un système ‘installe-le et oublie-le’ à 100%. Elle nécessite une petite maintenance et une surveillance, mais le gain de temps et d’efficacité compense largement cet effort.

‘Plus vous allez mettre en place d’automatisation, plus vous allez avoir de risques d’erreurs. Donc attention à ne pas tomber dans l’excès qui peut vous créer une espèce d’imbroglio inextricable où vous n’arrivez plus à comprendre d’où vient le problème.’