[Best Episode] Comment organiser son premier webinaire – Episode 123

Organiser un webinaire : le guide complet pour captiver votre audience et atteindre vos objectifs

Le webinaire. Ce mot est sur toutes les lèvres, présenté comme l’outil ultime pour connecter avec son audience, asseoir son expertise et, bien sûr, développer son activité. Vous y pensez peut-être depuis des semaines, voire des mois. L’idée de rassembler des dizaines, des centaines de personnes en direct pour partager votre savoir-faire vous électrise. Mais très vite, l’enthousiasme laisse place à une montagne de questions : Par où commencer ? Quels outils choisir ? Comment s’assurer que des gens vont réellement s’inscrire… et surtout, se présenter le jour J ? Et une fois en direct, comment éviter le monologue face à un écran noir et silencieux ?

Cette appréhension est tout à fait normale. Comme je l’expliquais récemment à un groupe d’étudiants d’une junior entreprise, ‘c’est un média de plus en plus utilisé mais la prise en main n’est pas forcément naturelle’. On a l’impression d’être face à une usine à gaz technique et stratégique. Pourtant, organiser un webinaire réussi est bien plus accessible qu’il n’y paraît. C’est une compétence qui, une fois maîtrisée, peut littéralement transformer votre manière de communiquer et de vendre.

Dans ce guide complet, nous allons décortiquer ensemble, pas à pas, chaque étape du processus. Fini le brouillard et les doutes. Je vais vous livrer la méthode exacte que j’utilise pour mes propres masterclass, celles qui me permettent d’échanger en direct avec vous, mon audience. Nous verrons non seulement la technique (et vous verrez qu’il n’y en a pas tant que ça), mais surtout la stratégie qui fait toute la différence. De la définition de votre objectif à la dernière seconde de votre session de questions-réponses, vous aurez une feuille de route claire. Préparez-vous, car je vous propose un véritable ‘cours accéléré de création de webinaire’. L’objectif ? Qu’à la fin de cette lecture, vous ne vous demandiez plus ‘si’ vous allez lancer votre webinaire, mais ‘quand’.

Qu’est-ce qu’un webinaire et pourquoi devriez-vous en organiser un ?

Avant de plonger dans le ‘comment’, il est essentiel de bien comprendre le ‘quoi’ et, plus important encore, le ‘pourquoi’. On entend souvent le mot ‘webinaire’, mais sa définition reste parfois floue. Alors, commençons par le commencement. Un webinaire, c’est tout simplement une conférence, mais en ligne. Imaginez que vous louez une salle, que vous préparez une présentation et que des gens viennent s’asseoir pour vous écouter. Le webinaire, c’est exactement la même chose, sauf que la salle est virtuelle et que votre audience est confortablement installée chez elle ou à son bureau.

La distinction clé avec une simple visioconférence entre collègues est la structure. Comme je le dis souvent, ‘c’est une visio mais qui a de ça de spécifique que finalement les spectateurs ne participent pas directement dans le sens où ils ne peuvent interagir qu’au travers de messages, ils ne peuvent pas parler directement’. C’est une relation de ‘un à plusieurs’, conçue pour diffuser un message à une large audience, ‘des dizaines, voire des centaines, voire pourquoi pas des milliers de spectateurs’. Cette structure permet de garder le contrôle du flux de la présentation tout en offrant des canaux d’interaction ciblés comme le chat ou les sessions de questions-réponses.

Maintenant, la vraie question : pourquoi vous donneriez-vous la peine d’en organiser un ? Les raisons sont multiples et puissantes. J’en identifie quatre principales, qui peuvent bien sûr se cumuler, mais il est crucial d’identifier votre objectif prioritaire.

Les quatre raisons stratégiques d’intégrer le webinaire à votre marketing

Chaque webinaire que vous organisez doit servir un but précis. Sans objectif clair, vous risquez de créer un événement sympathique, mais sans aucun impact mesurable sur votre activité. Voici les quatre piliers qui justifient l’investissement en temps et en énergie.

1. Communiquer et asseoir votre autorité : C’est la raison la plus fondamentale. Vous avez un message à faire passer, une expertise à partager. ‘Le webinaire peut être une très bonne plateforme pour dire ce que vous avez à dire, c’est une très bonne tribune’. C’est l’occasion de prendre la parole sur un sujet important pour votre secteur, de présenter les résultats d’une étude, d’annoncer un lancement ou de partager votre vision. En faisant cela, vous vous positionnez comme une référence, une autorité incontournable dans votre domaine.

2. Éduquer votre marché : Sur des marchés techniques, nouveaux ou complexes, vos prospects ont besoin de comprendre avant d’acheter. Le webinaire est un formidable outil pédagogique. ‘Lorsque vous êtes sur un marché qui nécessite un certain apprentissage, […] ça peut être intéressant d’avoir la possibilité d’éduquer votre audience’. En leur expliquant les concepts clés, en simplifiant des notions complexes, vous leur donnez les moyens de prendre une décision éclairée. Vous ne vendez pas seulement un produit, vous leur offrez la clarté. C’est une approche qui bâtit une confiance durable.

3. Construire une base d’emails ultra-qualifiée : C’est l’un des bénéfices les plus directs et les plus rentables. ‘Le webinaire, c’est un formidable outil pour pouvoir récupérer des emails de personnes qui sont bien évidemment qualifiées puisque intéressées par un sujet précis’. Le principe est le même que celui d’un lead magnet classique (comme un e-book), mais en beaucoup plus puissant. Pour recevoir le lien de connexion, l’utilisateur doit laisser son adresse email. Mais à la différence d’un PDF, le webinaire crée un lien humain. ‘Le gros avantage de ce type de Lead Magnet, c’est que les personnes qui auront assisté à votre webinaire, vous auront vu […] et ça bien évidemment, c’est toujours intéressant pour créer cette relation’.

4. Vendre vos produits ou services : C’est l’objectif le plus direct. Le webinaire est une plateforme de vente extraordinairement efficace. Il vous permet de présenter votre offre dans un contexte de valeur, après avoir éduqué et aidé votre audience. Vous ne faites pas une vente à froid ; vous proposez une solution logique au problème que vous venez de les aider à comprendre. C’est le format idéal pour vendre des formations, du coaching, des logiciels ou des services à forte valeur ajoutée.

Avant même de penser à la technique ou au contenu, posez-vous cette question : ‘Quel est votre objectif principal ?’. Est-ce de la notoriété, de l’éducation, de la collecte d’emails ou de la vente ? Votre réponse dictera absolument toutes les décisions que vous prendrez par la suite.

La mécanique du webinaire : les outils et l’écosystème technique

Une fois votre objectif stratégique clairement défini, il est temps de s’attaquer à la partie qui effraie souvent le plus : la technique. Laissez-moi vous rassurer tout de suite. Mettre en place l’infrastructure pour un webinaire est aujourd’hui beaucoup plus simple qu’on ne l’imagine. Il s’agit de choisir les bons outils et de s’assurer qu’ils communiquent bien entre eux. Voyons les trois piliers de votre installation technique.

1. Choisir votre plateforme de diffusion

C’est la pièce maîtresse de votre dispositif, la ‘salle de conférence virtuelle’. Ce logiciel va gérer la diffusion en direct, l’inscription des participants et les interactions (chat, questions, sondages). Il existe de nombreuses options, mais voici les plus courantes que je rencontre :

• Zoom : C’est le plus connu, notamment pour les visioconférences. Il dispose d’un module ‘Webinar’ spécifique, qui est une option payante en plus de l’abonnement classique. C’est une solution robuste et familière pour beaucoup d’utilisateurs, ce qui peut être rassurant.
• Demio : C’est la plateforme que j’utilise personnellement et ‘dont je suis absolument ravie’. Demio est conçu spécifiquement pour le marketing par webinaire. Son interface est très intuitive, l’expérience utilisateur est excellente et les fonctionnalités d’engagement et d’automatisation sont très poussées.
• Livestorm : Un excellent concurrent français de Demio, très axé sur l’engagement et l’analyse de données. Il est très apprécié pour sa fiabilité et ses intégrations.
• Webex : Une solution historique et très complète, souvent utilisée dans les grandes entreprises, qui propose également des fonctionnalités de webinaire avancées.

Mon conseil le plus important est le suivant : ‘Je vous invite avant de choisir définitivement une option, de la tester pour vous assurer qu’elle vous convient dans sa prise en main’. La plupart de ces plateformes proposent des essais gratuits. Profitez-en pour simuler un événement, tester le rendu et vérifier que vous êtes à l’aise avec l’interface. Votre confort d’utilisation le jour J est primordial.

2. Lier la plateforme à votre gestionnaire d’emails

C’est une étape cruciale souvent négligée. Votre plateforme de webinaire et votre outil d’emailing (comme Mailchimp, ConvertKit, ActiveCampaign, etc.) doivent pouvoir se parler. Pourquoi ? Parce que dès qu’une personne s’inscrit sur la page de votre webinaire, vous voulez que son adresse email soit automatiquement ajoutée à votre liste, avec une identification claire de son inscription. Cela vous permettra d’envoyer toutes les communications nécessaires.

Certaines plateformes proposent des intégrations directes avec les grands noms de l’emailing. Mais pour plus de flexibilité, un outil tiers est souvent nécessaire. ‘Le logiciel qui est utilisé le plus couramment, c’est un logiciel qui s’appelle Zapier’. Zapier est une sorte de traducteur universel entre applications web. Vous pouvez créer une ‘recette’ (un ‘Zap’) qui dit par exemple : ‘Quand un nouvel inscrit est détecté dans Demio, ajoute-le comme abonné dans ConvertKit et applique-lui le tag ‘Inscrit_Webinaire_XYZ ». C’est cette connexion qui va automatiser tout votre processus de communication.

3. Le ‘tagging’ : la clé de la personnalisation

L’automatisation ne s’arrête pas à la simple collecte d’email. La véritable puissance réside dans le ‘tagging’, c’est-à-dire l’étiquetage de vos contacts. ‘Ce qui va être intéressant à faire, c’est de taguer correctement les personnes qui s’inscrivent à votre webinaire’. Ne vous contentez pas d’un simple tag ‘inscrit webinaire’. Soyez plus précis. Si vous proposez plusieurs dates, taguez la session choisie : ‘inscrit_mardi_14h’, ‘inscrit_jeudi_20h’. Pourquoi cette précision ? Parce qu’elle vous permettra d’envoyer des rappels personnalisés et, plus tard, de segmenter votre communication post-webinaire. Vous pourrez ainsi envoyer un message différent à ceux qui ont assisté en direct, à ceux qui étaient absents, ou même à ceux qui sont partis avant la fin. Cette granularité est la base d’un suivi marketing efficace.

Les séquences d’emails : le fil rouge de votre communication

Votre infrastructure technique est en place. Maintenant, il faut lui donner vie. Les emails sont le principal canal de communication avec vos inscrits. Une stratégie d’emailing bien pensée est ce qui fait la différence entre un taux de participation de 20% et un de 50% ou plus. Je divise toujours cette communication en trois séquences distinctes, chacune ayant un rôle bien précis.

1. Les emails d’invitation : créer le désir

Ce sont les tout premiers emails que vous envoyez, ceux destinés à votre audience existante (votre liste email, vos abonnés sur les réseaux) pour leur annoncer l’événement et les inciter à s’inscrire. L’objectif ici n’est pas seulement d’informer, mais de créer de l’anticipation et de prouver la valeur de l’événement. Ne vous contentez pas d’un seul email. Prévoyez une mini-séquence de 2 à 3 emails sur plusieurs jours : un premier pour annoncer le sujet et le bénéfice principal, un deuxième pour détailler le contenu et répondre aux questions potentielles, et un dernier pour créer un sentiment d’urgence (par exemple, ‘Les inscriptions ferment ce soir’).

2. La séquence post-inscription : transformer l’inscrit en participant

C’est la séquence la plus critique. Une personne s’est inscrite, c’est super. Mais entre le moment de l’inscription et la date du webinaire, il peut se passer plusieurs jours. ‘Il y a toutes les chances et bien qu’elle vous oublie’. Le but de cette séquence est de maintenir le lien, de ‘nourrir’ l’intérêt et de s’assurer que votre événement reste une priorité dans son agenda.

• Email de confirmation immédiat : Il doit contenir le lien de connexion unique, la date, l’heure et, très important, des liens pour ajouter l’événement à son calendrier (Google Calendar, Outlook, etc.).
• Email de rappel (J-2 ou J-3) : Ne vous contentez pas de rappeler la date. ‘Rappelez pourquoi ce webinaire est vraiment intéressant et pourquoi elle a intérêt à prendre le temps d’y assister’. Partagez une anecdote, une statistique choc ou un avant-goût du contenu pour raviver l’enthousiasme.
• Email le jour J (matin) : Un court email pour dire ‘C’est aujourd’hui le grand jour !’. L’excitation monte.
• Email de dernier rappel (15 minutes avant) : C’est le signal de départ. ‘Ça y est, elle peut se connecter, tout est prêt’. C’est cet email qui déclenche souvent la connexion finale.

3. La séquence post-webinaire : capitaliser sur l’événement

Le travail n’est pas terminé à la fin du direct. C’est même là que la relation à long terme commence. Cette séquence doit être segmentée en fonction du comportement des participants.

• Email avec le replay : C’est généralement le premier email envoyé à tous (présents et absents). ‘C’est quelque chose d’intéressant pour toutes les personnes qui n’auraient pas pu se connecter en live’. Cela offre une seconde chance et montre que vous êtes généreux.
• Emails de suivi pour les participants : Remerciez-les de leur présence. Si vous aviez un objectif de vente, c’est le moment de continuer la conversation, de répondre aux objections non traitées en direct et de présenter votre offre avec plus de détails.
• Emails de suivi pour les absents : Un ton légèrement différent (‘On vous a manqué !’) avec le lien vers le replay. C’est l’occasion de leur redonner une chance de consommer le contenu et, éventuellement, de leur présenter l’offre qu’ils ont manquée.

Ne sous-estimez jamais la puissance de ces emails. Ils sont le pont entre votre événement et votre audience, avant, pendant et surtout après.

La promotion : comment faire de votre webinaire un événement incontournable

Vous pouvez avoir le meilleur contenu du monde et une technique irréprochable, mais ‘si personne n’y assiste, ça ne sert pas à grand-chose’. La phase de promotion est donc absolument essentielle pour remplir votre salle virtuelle. L’idée est de communiquer partout où votre audience se trouve, en utilisant une approche multicanale.

1. Votre base email : le point de départ

Votre liste d’emails est votre actif le plus précieux. Ce sont des personnes qui vous connaissent déjà et vous font confiance. C’est donc naturellement le premier endroit où communiquer. Envoyez-leur la séquence d’invitation que nous avons vue précédemment. N’hésitez pas à segmenter si possible, pour envoyer un message encore plus personnalisé à vos clients ou à vos prospects les plus engagés.

2. Votre plateforme de contenu : un levier d’autorité

Si vous créez déjà du contenu, mettez-le au service de la promotion de votre webinaire.

• Pour un blog : ‘Profitez-en pour ajouter une bannière invitant les lecteurs à s’inscrire à votre événement’. Vous pouvez aussi écrire un article sur un sujet connexe à votre webinaire et y intégrer un appel à l’action clair.
• Pour un podcast : C’est une méthode que j’utilise beaucoup. ‘N’hésitez pas à rajouter ce qu’on appelle un pré-roll, c’est-à-dire un court enregistrement que vous allez automatiquement mettre en amont de chacun de vos épisodes’. C’est une publicité gratuite et très efficace auprès de votre audience la plus fidèle.
• Pour une chaîne YouTube : Mentionnez le webinaire au début ou à la fin de vos vidéos. Vous pouvez également créer une courte vidéo ‘bande-annonce’ dédiée à l’événement.

3. Les réseaux sociaux : amplifier votre portée

Les réseaux sociaux sont ‘l’endroit idéal pour aller parler de cet événement, engager avec les gens, […] et surtout faire en sorte qu’ils en parlent eux-mêmes’. Vous avez deux options complémentaires :

• L’organique (gratuit) : Utilisez tous les formats à votre disposition. Créez des posts pour annoncer le webinaire. Utilisez les Stories avec des comptes à rebours pour créer de l’urgence. Faites un Live quelques jours avant pour répondre aux questions sur le sujet du webinaire et inciter à l’inscription. L’objectif est de rendre votre événement visible et de susciter la conversation.
• Le payant (publicité) : La publicité sur les réseaux sociaux peut être un formidable accélérateur. Vous pouvez l’utiliser de deux manières. Premièrement, en ‘retargeting’, pour cibler les personnes qui ont visité votre site ou qui sont déjà dans votre audience, afin de maximiser le taux d’inscription. Deuxièmement, pour ‘vous faire connaître d’une nouvelle audience’, en ciblant des personnes par centres d’intérêt ou en créant des audiences similaires à vos meilleurs clients.

Une bonne stratégie de promotion commence environ deux semaines avant l’événement, avec une intensification progressive jusqu’à la date d’ouverture des inscriptions.

Le timing parfait : quand et comment planifier votre événement

La question du timing est cruciale et comporte plusieurs facettes : le choix de la date et de l’heure, la durée de la période d’inscription et le calendrier de votre communication. Chaque décision aura un impact sur votre taux de participation.

1. Le choix de la date et de l’heure

La première question à vous poser est : ‘Quand est-ce que mon audience sera disponible pour un webinaire ?’. La réponse dépend entièrement de votre cible.

• Pour une audience B2B (professionnelle) : ‘Il y a de bonnes chances que votre audience soit disponible pendant les heures de bureau’. Les créneaux du milieu de semaine (mardi, mercredi, jeudi) et en milieu de journée (11h, 14h) fonctionnent souvent très bien. Évitez le lundi matin, où tout le monde rattrape ses emails, et le vendredi après-midi, où les esprits sont déjà tournés vers le week-end.
• Pour une audience B2C (particuliers) : Si votre sujet touche à la sphère privée (développement personnel, loisirs, etc.), il sera ‘plus intéressant d’organiser ça à un moment où et bien elle est chez elle tranquillement’. Les soirées (20h ou 21h) ou le week-end peuvent être plus appropriés.

Si vous avez un doute, n’hésitez pas à sonder votre audience via un email ou sur les réseaux sociaux pour leur demander leurs préférences.

2. La fenêtre d’inscription : un équilibre délicat

Combien de temps à l’avance faut-il ouvrir les inscriptions ? Mon conseil est de ‘ne pas le faire trop longtemps à l’avance’. Pourquoi ? Parce que l’un des plus grands défis est de lutter contre l’oubli. ‘Si vous avez des inscriptions un mois avant la date du webinaire, et bien vous avez de bonnes chances pour que les gens aient juste oublié votre webinaire’. Plus le temps entre l’inscription et l’événement est long, plus le taux de ‘no-show’ (personnes inscrites qui ne viennent pas) augmente. ‘Personnellement, j’ouvre les inscriptions 10 jours une semaine avant le premier webinaire pas plus’. Cela crée un sentiment d’imminence et maintient l’événement frais dans les esprits.

3. L’art du ‘teasing’ : préparer le terrain

Attention, une fenêtre d’inscription courte ne signifie pas une promotion courte. La communication, elle, peut commencer bien avant. C’est ce que j’appelle le ‘teasing’. ‘Vous allez pouvoir commencer à teaser l’événement de différentes façons, tout simplement en en parlant, en expliquant aux gens que cet événement arrive’. Mais le teasing le plus efficace est plus subtil : il consiste à ‘préparer votre audience au sujet, au grand sujet de votre webinaire’. En publiant du contenu (articles, posts, vidéos) sur des thématiques connexes dans les semaines qui précèdent l’ouverture des inscriptions, vous éduquez votre audience, vous la rendez consciente du problème que votre webinaire va résoudre. Ainsi, quand vous ouvrez les inscriptions, votre audience est déjà convaincue de la pertinence de l’événement.

Le cœur du réacteur : construire un contenu qui captive et convertit

Nous arrivons à la partie la plus créative : le contenu de votre webinaire. C’est ici que vous allez délivrer votre valeur, partager votre expertise et créer un moment mémorable pour votre audience. Je tiens à le préciser d’emblée : ‘il n’y a pas de règles hein, vous êtes évidemment totalement libre de raconter ce que vous voulez dans l’ordre que vous voulez, c’est votre webinaire’. Cependant, après en avoir animé et assisté à des dizaines, une structure s’est avérée particulièrement efficace pour maintenir l’attention et guider l’audience vers l’objectif fixé. Voici le schéma que j’utilise et que je vous recommande.

1. L’introduction (les 5 premières minutes) : un démarrage crucial

Les premières minutes sont décisives. Votre audience se demande : ‘Est-ce que je suis au bon endroit ? Est-ce que ça vaut mon temps ?’. Votre mission est de les accrocher immédiatement.

• Rassurer l’audience : C’est la toute première chose que je fais. Je leur explique ‘que oui, elle a fait le bon choix en m’accordant du temps’. Validez leur présence en leur rappelant le bénéfice concret qu’ils vont retirer de cette heure passée ensemble.
• Se présenter (brièvement) : Il est essentiel d’établir votre crédibilité. ‘Expliquer tout simplement pour quelle raison vous êtes la bonne personne pour parler de ce sujet’. Attention, je place cette étape après avoir parlé d’eux. ‘Il faut toujours commencer une présentation en parlant de l’audience et non pas de soi’.
• Donner le sommaire : ‘Savoir où l’on va, savoir à quoi s’attendre, ça aide à garder une certaine concentration’. Annoncez les grandes étapes de votre présentation. Cela structure la pensée et donne à l’audience une feuille de route mentale.

2. Le contenu principal : la phase de ‘mini-formation’

C’est le cœur de votre webinaire, là où vous délivrez 90% de la valeur. ‘Dans mon cas, ça va être en général une mini formation que je vais donner’. L’objectif n’est pas de tout dire sur un sujet, mais de résoudre un problème spécifique ou d’enseigner une compétence précise. Structurez votre contenu autour de 3 à 5 points clés. Pour chaque point, soyez concret, donnez des exemples, des études de cas. Votre but est que l’audience reparte avec des idées claires et des actions qu’elle peut mettre en œuvre immédiatement. C’est cette valeur perçue qui bâtira votre autorité.

3. La transition vers la vente (si applicable)

Si votre objectif est de vendre, c’est le moment le plus délicat. La transition entre la partie contenu et la partie commerciale doit être fluide et naturelle. ‘Ce qui est très important, c’est de travailler ce moment-là, de travailler la jonction’. Une bonne transition fait le lien logique entre ce que vous venez d’enseigner et la solution que vous proposez. Par exemple : ‘Je viens de vous montrer la stratégie pour y arriver. Maintenant, pour ceux qui veulent aller plus vite et être accompagnés dans la mise en place, laissez-moi vous présenter…’. Répétez cette phrase à voix haute. ‘Sachez exactement comment vous allez passer d’une slide à l’autre parce que ça serait trop dommage qu’on sente que vous n’êtes pas totalement à l’aise’.

4. La session de questions-réponses

Terminez toujours par une session de Q&R. ‘C’est toujours un moment intéressant pour échanger, pour mieux comprendre votre audience et surtout pour répondre à toutes les questions auxquelles vous n’auriez peut-être pas répondu’. C’est un moment précieux qui vous permet de lever les derniers doutes, de traiter les objections (notamment si vous avez une offre) et de terminer sur une note d’échange et de proximité. Prévoyez un temps suffisant pour cette partie, car elle est souvent très riche en enseignements.

Le défi ultime : comment garder votre audience captivée jusqu’au bout

Le plus grand challenge d’un webinaire, c’est de lutter contre la distraction. ‘Vous n’êtes pas en face à face avec votre audience, donc ils ne vous doivent rien finalement’. Un onglet de navigateur est si vite ouvert… Votre mission, tout au long de la présentation, est de les garder actifs et engagés.

1. Le pouvoir de l’interaction

La passivité est l’ennemi de l’attention. Vous devez transformer vos spectateurs en participants. ‘Faites participer votre audience, posez-leur des questions’. Nul besoin de questions complexes. Des interactions simples suffisent à ‘réveiller’ l’attention :

• ‘Dites-moi dans le chat de quelle ville vous vous connectez aujourd’hui.’
• ‘Qui parmi vous a déjà tenté d’organiser un webinaire ? Dites ‘moi’ dans le chat.’
• ‘Sur une échelle de 1 à 10, à quel point ce problème est-il prioritaire pour vous ?’

Utilisez les sondages intégrés à votre plateforme, demandez des réactions, créez un dialogue via le chat. Chaque interaction ramène la concentration sur votre contenu.

2. La promesse du cadeau

C’est une technique simple mais redoutablement efficace pour inciter les gens à rester jusqu’à la fin. ‘Proposer un petit quelque chose, un petit cadeau, quelque chose qui va créer le désir que vous allez leur donner à la fin du webinaire’. Annoncez-le dès le début. Ce ‘cadeau’ doit être un complément utile à votre présentation : la checklist que je mentionne dans mon podcast, les slides de la présentation, un template, un accès à une ressource exclusive… C’est une excellente manière de récompenser l’attention de votre audience et de laisser une dernière impression positive.

Conclusion : Lancez-vous, votre audience vous attend

Organiser son premier webinaire peut sembler être une montagne, mais comme nous l’avons vu, il s’agit en réalité d’une série d’étapes logiques et accessibles. Tout part d’un objectif clair : que voulez-vous accomplir ? Ensuite, il s’agit de bâtir votre écosystème technique, de planifier une communication intelligente pour remplir la salle, et de structurer un contenu qui apporte une réelle valeur. Le secret, finalement, n’est pas dans la maîtrise parfaite de la technologie, mais dans votre capacité à rester centré sur votre audience : comprendre ses besoins, anticiper ses questions, et surtout, la garder engagée par une interaction constante.

Le webinaire est bien plus qu’un outil marketing ; c’est une formidable opportunité de créer un lien direct et authentique avec les personnes que vous souhaitez aider. C’est l’occasion de mettre un visage et une voix sur votre expertise, de construire une confiance que des dizaines d’emails ne sauraient égaler. Alors, n’attendez plus la perfection. Votre premier webinaire ne sera peut-être pas parfait, mais il sera fait. Et c’est en faisant que vous apprendrez et que vous vous améliorerez. Pour vous aider à franchir le pas, n’oubliez pas de télécharger la checklist que je vous ai préparée. Elle vous guidera pas à pas pour être sûr de ne rien oublier. Le plus difficile, c’est de se lancer. Faites-le.

Questions fréquentes sur l’organisation de webinaires

Quelle est la principale différence entre un webinaire et une simple visioconférence ?

La différence fondamentale réside dans la structure et l’objectif. Une visioconférence (type réunion Zoom entre collègues) est conçue pour l’échange et la collaboration entre tous les participants, où chacun peut prendre la parole. Un webinaire est un format de communication ‘un vers plusieurs’, optimisé pour qu’un ou plusieurs orateurs présentent un contenu à une large audience. L’interaction de l’audience est structurée et se fait principalement via des outils comme le chat, les questions-réponses ou les sondages, sans que les participants puissent activer leur micro.

‘En fait, c’est une visio mais qui a de ça de spécifique que finalement les spectateurs ne participent pas directement dans le sens où ils ne peuvent interagir qu’au travers de messages, ils ne peuvent pas parler directement.’

Comment faire pour que les inscrits viennent réellement au webinaire le jour J ?

C’est le défi majeur, car le taux de participation (show-up rate) est crucial. La clé est une communication post-inscription bien rythmée et engageante. Ne vous contentez pas d’un simple email de confirmation. Prévoyez une séquence de rappels qui non seulement donnent les informations pratiques (date, heure, lien) mais qui ravivent aussi l’intérêt. Rappelez la promesse, donnez un avant-goût du contenu, et envoyez un dernier rappel juste avant le début. L’objectif est de garder votre événement en tête de leurs priorités.

‘Il va se passer probablement plusieurs jours […] entre le moment où la personne va s’inscrire et le moment où elle va assister au webinaire. Et donc il y a toutes les chances et bien qu’elle vous oublie. Et le but ici, ça va être de faire en sorte et bien qu’elles viennent réellement en live au webinaire.’

Combien de temps à l’avance faut-il ouvrir les inscriptions pour un webinaire ?

Il n’y a pas de règle absolue, mais une fenêtre d’inscription trop longue peut être contre-productive. Plus le temps entre l’inscription et l’événement est long, plus le risque d’oubli et de désistement augmente. Une bonne pratique est d’ouvrir les inscriptions entre 7 et 10 jours avant la date du webinaire. Cela crée un sentiment d’imminence et maintient l’événement frais dans l’esprit des inscrits, ce qui contribue à un meilleur taux de participation le jour J.

‘Ma recommandation, ça serait de ne pas le faire trop longtemps à l’avance, tout simplement parce que l’un des gros challenges du webinaire, c’est de faire en sorte que nos inscrits assistent au webinaire en live. […] Personnellement, j’ouvre les inscriptions 10 jours une semaine avant le premier webinaire pas plus.’

Faut-il obligatoirement proposer un replay après le webinaire ?

Ce n’est pas une obligation, mais c’est très fortement recommandé. Proposer un replay est un excellent moyen de maximiser l’impact de votre événement. Cela permet aux personnes qui n’ont pas pu assister en direct, à cause d’un imprévu ou d’un conflit d’agenda, de tout de même consommer votre contenu. C’est un geste très apprécié par l’audience, qui donne une seconde chance de découvrir votre message et, le cas échéant, votre offre. Le replay est un atout majeur pour toucher plus de monde.

‘Vous n’êtes pas obligé de proposer un replay après votre webinaire hein, mais c’est vrai que c’est quelque chose d’intéressant pour toutes les personnes qui n’auraient pas pu se connecter en live. […] Ça donne une seconde chance finalement aux gens d’assister à votre webinaire.’

Comment structurer le contenu d’un webinaire pour qu’il soit engageant ?

Une structure claire est essentielle pour garder l’attention. Un schéma qui fonctionne très bien est de commencer par rassurer l’audience sur le fait qu’elle est au bon endroit, puis de vous présenter brièvement pour établir votre crédibilité. Annoncez ensuite le plan (le sommaire) pour donner de la visibilité. Le cœur du webinaire est la partie ‘contenu’ ou ‘formation’. Si vous avez une offre, prévoyez une transition fluide vers votre partie ‘vente’. Enfin, terminez toujours par une session de questions-réponses pour favoriser l’échange.

‘Je vais commencer par rassurer mon audience, expliquer qui je suis, donner un sommaire, je délivre ensuite le contenu de ma formation, éventuellement une partie vente et à la fin une session de questions-réponses.’

Est-il nécessaire d’avoir un objectif de vente pour organiser un webinaire ?

Absolument pas. La vente est l’un des quatre grands objectifs possibles, mais ce n’est pas le seul. Vous pouvez tout à fait organiser un webinaire dans le seul but de communiquer sur un sujet important (notoriété), d’éduquer votre marché sur un concept complexe, ou simplement de construire votre liste d’emails en offrant de la valeur. L’important est de définir votre objectif principal en amont, car il dictera le contenu et le ton de votre événement.

‘On a quatre raisons principales pour créer un webinaire. Première raison, communiquer tout simplement, deuxième raison, éduquer son audience, troisième raison, construire sa base email et 4ème avoir quelque chose à vendre. Vous pouvez avoir plusieurs de ces objectifs, mais vous devez savoir quel est votre objectif principal.’

Quels sont les logiciels indispensables pour se lancer dans l’organisation d’un webinaire ?

Pour commencer, vous avez besoin de deux outils principaux. Premièrement, une plateforme de webinaire pour gérer la diffusion et les inscriptions (comme Zoom Webinar, Demio, ou Livestorm). Deuxièmement, un gestionnaire de base email (comme ConvertKit, Mailchimp, etc.) pour communiquer avec vos inscrits. Idéalement, il vous faudra un troisième outil, comme Zapier, pour faire le lien et automatiser la connexion entre votre plateforme de webinaire et votre gestionnaire d’emails, afin que chaque nouvel inscrit soit automatiquement ajouté à la bonne liste.

‘Vous aurez besoin d’une plateforme de webinaire, un logiciel qui va vous permettre de construire ce webinaire. […] Ensuite, vous aurez besoin d’un outil probablement qui va vous permettre de lier votre plateforme de webinaire à votre gestionnaire de base email afin de pouvoir récupérer ses emails.’