[Best Episode] 7 automatisations à intégrer d’urgence à votre business – Episode 120

Être entrepreneur, c’est formidable. Mais où est passée la touche ‘pause’ ?

On ne va pas se mentir, la vie d’entrepreneur est une course de fond. Chaque journée apporte son lot de victoires, de défis, et une to-do list qui semble s’allonger comme par magie pendant la nuit. On a toujours quelque chose à faire, une nouvelle idée à explorer, un client à satisfaire. C’est une vie que nous avons choisie, une liberté qui n’a pas de prix. Personne ne nous impose ce rythme effréné, et c’est précisément cette autonomie qui nous anime. Mais soyons honnêtes : cette liberté a un coût. Celui de journées à rallonge, d’une charge mentale omniprésente et de cette petite voix qui nous murmure qu’on pourrait toujours en faire plus.

J’ai connu ça. Des années à jongler entre la création de contenu, la gestion des clients, la prospection, l’administratif… J’avais l’impression de passer mon temps à éteindre des incendies plutôt qu’à construire mon empire. Chaque minute était comptée, et pourtant, à la fin de la journée, le sentiment d’accomplissement était souvent masqué par l’épuisement. Je me suis souvent demandé s’il n’existait pas une autre façon de faire, une méthode pour reprendre le contrôle sans sacrifier la croissance de mon activité. Une manière de travailler plus intelligemment, pas plus durement.

Il n’empêche que ça ferait du bien parfois de gagner quelques minutes par-ci par là, histoire tout simplement de pouvoir souffler un peu.

Et si la solution n’était pas de trouver plus de temps, mais de mieux utiliser celui que nous avons ? Si la clé résidait dans un mot qui fait parfois un peu peur : l’automatisation. Loin de l’image froide d’une entreprise gérée par des cyborgs, je vous propose de voir l’automatisation comme votre meilleure alliée. L’idée n’est pas de déshumaniser votre business, mais au contraire de vous libérer des tâches répétitives et sans valeur ajoutée pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : votre expertise, votre créativité, et la relation avec vos clients. Dans cet article, je vais vous dévoiler les 7 automatisations qui ont transformé mon quotidien d’entrepreneure et qui peuvent, dès aujourd’hui, commencer à transformer le vôtre.

Automatisation n°1 : Reprenez le contrôle de votre agenda avec Calendly

La première source de perte de temps, et de charge mentale, est souvent la prise de rendez-vous. Combien d’emails avez-vous échangés cette semaine juste pour trouver un créneau qui convienne à tout le monde ? ‘Êtes-vous disponible mardi à 14h ?’, ‘Ah non, je suis en réunion, et jeudi matin ?’, ‘Non plus, mais vendredi après-midi, ça irait ?’… Cet échange, anodin en apparence, est un véritable gouffre à temps et à énergie. C’est une micro-tâche qui, multipliée par le nombre de vos interlocuteurs, finit par occuper une place considérable dans votre journée. Pire encore, elle brise votre concentration et vous empêche de vous focaliser sur des tâches de fond.

C’est ici qu’intervient un outil comme Calendly. Considérez-le comme votre assistant personnel virtuel, disponible 24/7 pour gérer votre planning. Le principe est d’une simplicité désarmante : vous connectez votre agenda (Google, Outlook, etc.), vous définissez vos disponibilités et les types de rendez-vous que vous proposez, et vous partagez un simple lien. Fini les allers-retours. Votre interlocuteur voit en temps réel les créneaux où vous êtes réellement disponible et choisit celui qui l’arrange. C’est un gain de temps pour vous, mais aussi une expérience beaucoup plus fluide et professionnelle pour lui.

Comment configurer Calendly pour qu’il travaille pour vous (et pas l’inverse)

La puissance de Calendly réside dans sa personnalisation. Il ne s’agit pas de laisser votre agenda ouvert à tous vents. Vous restez le maître à bord. Par exemple, vous pouvez créer différents types d’événements avec des durées spécifiques. Dans mon cas, j’ai un format ‘Rendez-vous découverte’ de 15 minutes et un autre ‘Coaching’ de 45 minutes. Chacun a son propre lien et ses propres règles.

Dans mon cas, j’ai décidé de ne pas travailler le mercredi. Donc les mercredis, on ne peut pas booker de rendez-vous et puis j’ai décidé aussi que les lundis mardis étaient réservés à ma création de contenu. […] Mes rendez-vous clients, j’aime mieux les avoir le jeudi après-midi et le vendredi.

Cette approche de ‘time blocking’ est essentielle. En définissant des plages horaires dédiées à certaines activités, vous protégez votre temps de concentration. L’outil s’adapte à votre vie, pas l’inverse. Si un imprévu survient, comme ce déjeuner avec une amie qui risque de s’éterniser, il suffit de le bloquer dans votre agenda principal. Calendly le verra et ne proposera pas ce créneau. De plus, vous pouvez automatiser les rappels par email ou SMS, et même inclure des informations préparatoires pour que le rendez-vous soit le plus efficace possible. Une fois la configuration initiale faite, vous n’avez littéralement plus rien à faire. Les rendez-vous apparaissent comme par magie dans votre agenda, souvent avec le lien de visioconférence déjà généré. C’est la première étape, fondamentale, pour alléger votre quotidien.

Après avoir maîtrisé le flux de votre temps, il est naturel de s’attaquer à l’autre flux vital de toute entreprise : l’argent. Assurer des rentrées financières régulières est crucial, mais la gestion manuelle des paiements peut vite devenir un second métier. Voyons comment l’automatisation peut sécuriser et simplifier cette partie critique de votre business.

Automatisation n°2 : Sécurisez vos revenus récurrents avec Stripe

Si la gestion du temps est un défi, celle de l’argent en est un autre, souvent plus stressant. Surtout lorsque votre modèle économique repose sur des paiements en plusieurs fois ou des abonnements. Proposer ces facilités de paiement est un excellent levier commercial, mais la gestion administrative qui en découle peut vite devenir un cauchemar. Imaginez devoir, chaque mois, pour chaque client, créer une facture, envoyer un email de rappel, vérifier la réception du paiement, relancer en cas de retard… C’est une charge de travail colossale, répétitive et à faible valeur ajoutée, qui augmente de manière exponentielle avec le nombre de vos clients.

Bonjour la galère tous les jours, vous allez devoir travailler manuellement vos paiements. C’est pas du tout l’idée.

C’est là qu’une solution comme Stripe change la donne. Stripe est bien plus qu’une simple passerelle de paiement. C’est une plateforme robuste qui permet d’automatiser entièrement le cycle de vie des paiements récurrents. Une fois qu’un client souscrit à un abonnement ou à un paiement échelonné, Stripe prend le relais. Chaque mois, à la date anniversaire, le prélèvement est effectué automatiquement, la facture est générée et envoyée au client, et les fonds sont virés sur votre compte. Vous n’avez plus à y penser.

Au-delà du simple prélèvement : la gestion intelligente des échecs

Mais que se passe-t-il si un paiement échoue ? Une carte de crédit qui expire, un plafond dépassé… ce sont des situations courantes qui, gérées manuellement, sont extrêmement chronophages. C’est un des points forts de l’automatisation avec Stripe. La plateforme ne se contente pas de constater l’échec. Elle met en place un processus de ‘dunning’ intelligent : elle va automatiquement notifier le client de l’échec du paiement, l’inviter à mettre à jour ses coordonnées bancaires et tenter de représenter le paiement à plusieurs reprises à des intervalles que vous pouvez définir.

Sachez que Stripe va venir repositionner le paiement. Alors je sais plus au bout de combien de quel délai, vous pouvez le le paramétrer, mais par exemple au bout d’une semaine, il va repositionner le paiement pour que la personne ait eu le temps de faire ce qu’il fallait faire.

Cette fonctionnalité seule peut vous sauver des heures de travail et des milliers d’euros de chiffre d’affaires chaque année. Vous passez d’un rôle de percepteur un peu gênant à celui d’un chef d’entreprise serein, dont le système travaille en arrière-plan pour assurer la stabilité financière. Même si Stripe prélève une commission sur les transactions, le gain en temps, en sérénité et en chiffre d’affaires sécurisé est, à mon sens, inestimable. C’est un investissement direct dans la pérennité de votre business.

Agenda maîtrisé, paiements sécurisés… il est temps de s’attaquer à un autre voleur de temps notoire : la gestion de nos boîtes de réception. Qu’il s’agisse d’emails ou de messages sur les réseaux sociaux, nous passons un temps fou à répondre, souvent aux mêmes questions. Et si on pouvait aussi automatiser cela ?

Automatisation n°3 : Divisez par dix le temps passé à répondre aux messages avec Atext

Nous passons un temps incalculable à répondre à des emails et des messages sur les réseaux sociaux. C’est une partie essentielle de notre travail pour maintenir le lien avec notre audience et nos clients. Cependant, si vous prenez deux secondes pour analyser les messages que vous envoyez, vous réaliserez vite une chose : vous réécrivez constamment les mêmes réponses. Les questions sur vos services, les demandes de conseils, les informations pratiques… beaucoup de sollicitations sont récurrentes.

Chaque fois que vous réécrivez une de ces réponses, vous perdez un temps précieux. Vous perdez le temps de la rédaction, bien sûr, mais aussi le temps de la réflexion pour vous assurer de n’avoir rien oublié. C’est une charge mentale qui s’accumule et qui vous détourne de tâches plus stratégiques. La solution ? Documenter ces réponses une bonne fois pour toutes et les déclencher en quelques frappes de clavier.

Dès lors que vous avez une question qui revient plus de deux fois, je vous invite à la documenter et à l’intégrer dans un petit logiciel.

Pour cela, j’utilise un outil magique qui s’appelle Atext (ou des équivalents comme TextExpander sur Mac). Le principe est d’une simplicité redoutable. Vous enregistrez des blocs de texte que vous utilisez fréquemment, et vous leur assignez un raccourci. Par exemple, je reçois très souvent des demandes de conseils pour démarrer un podcast. J’ai donc créé une réponse type complète, avec des liens vers des épisodes pertinents, des articles de blog, et d’autres ressources utiles.

La puissance des réponses standardisées et personnalisables

L’astuce est de créer des modèles intelligents. Mon raccourci pour cette question est ‘Apodcast’. Dès que je tape ce mot-clé dans un email, un message LinkedIn ou n’importe quel champ de texte sur mon ordinateur, le message complet apparaît instantanément. Mais ce n’est pas tout. Pour éviter l’effet robotique, Atext me permet d’intégrer des champs de personnalisation. Ainsi, la première chose qu’il me demande lorsque je tape ‘Apodcast’, c’est de renseigner le prénom de la personne. Le logiciel insère alors le prénom aux endroits que j’ai prédéfinis dans mon message, le rendant à la fois instantané et personnalisé.

Je tape juste le prénom et vloum, j’ai tout mon message qui est inscrit avec le prénom qui est personnalisé aux endroits où je l’avais choisi. Croyez-moi, ça semble tout bête, mais vous gagnez très vite beaucoup de temps à faire ça.

Ce système vous fait gagner sur tous les fronts : le temps d’écriture, la sérénité d’esprit (plus besoin de chercher les bons liens à chaque fois), et la qualité de vos réponses, qui sont toujours complètes et professionnelles. Vous pouvez l’utiliser pour tout : votre FAQ, votre service client, vos processus de vente, ou même des phrases de politesse que vous utilisez souvent. C’est une micro-automatisation au quotidien qui, mise bout à bout, représente des heures de gagnées chaque mois.

Restons dans le domaine de la communication écrite, mais passons à une échelle supérieure. Après les réponses individuelles, voyons comment automatiser l’envoi d’emails à l’ensemble de votre base de contacts pour nourrir la relation et, bien sûr, vendre.

Automatisation n°4 : Créez des relations durables grâce à l’automatisation email

La gestion de votre liste email est l’un des piliers de votre marketing. C’est le canal qui vous appartient, celui où vous pouvez construire une relation de confiance avec votre audience. Mais gérer cette relation manuellement avec des centaines, voire des milliers de contacts, est tout simplement impossible. C’est là que les fonctionnalités d’automatisation de votre gestionnaire de base email (comme MailerLite, ConvertKit, ActiveCampaign…) deviennent votre meilleur atout commercial.

L’automatisation la plus fondamentale, celle que tout le monde devrait mettre en place, est la séquence de bienvenue. Imaginez : une personne découvre votre travail, est convaincue et s’inscrit à votre newsletter. C’est un moment clé. Si elle ne reçoit rien de votre part pendant des jours, l’enthousiasme initial retombe. Grâce à l’automatisation, vous pouvez lui envoyer instantanément un message de bienvenue chaleureux, qui confirme son inscription, lui explique à quoi s’attendre et, pourquoi pas, lui offre un petit cadeau (un guide, une checklist…).

Chaque personne qui s’inscrit sur votre liste reçoit automatiquement […] un message de votre part, un message de bienvenue qui bien lui souhaite la bienvenue évidemment et peut-être lui explique bien ce que ce qu’il peut attendre de votre newsletter.

Cette première interaction, entièrement automatisée, pose les bases d’une relation solide. Vous n’avez rien à faire, mais chaque nouvel abonné se sent immédiatement accueilli et considéré. C’est la puissance du marketing automation : créer des expériences personnalisées à grande échelle.

Du simple message de bienvenue aux scénarios de vente complexes

Les possibilités vont bien au-delà du message de bienvenue. Vous pouvez créer des scénarios (ou ‘workflows’) basés sur le comportement de vos contacts. Par exemple, si vous proposez un ‘lead magnet’ (un contenu gratuit en échange d’une adresse email), l’envoi de ce document doit être automatique. Personne ne veut attendre 24 heures pour recevoir le guide qu’on lui a promis.

Pour ceux qui ont un site e-commerce, l’automatisation email est une véritable machine à cash. L’exemple le plus frappant est celui de la relance de panier abandonné. Un client potentiel remplit son panier, mais est interrompu avant de finaliser l’achat. C’est une situation extrêmement fréquente. En configurant un email automatique qui se déclenche quelques heures plus tard pour lui rappeler gentiment les superbes articles qui l’attendent, vous pouvez récupérer une part significative de ces ventes perdues.

Sachez que ce type d’email va vous rapporter alors ça dépend entre on dit souvent 10 et 15 % de ventes en plus donc ça n’est pas à négliger.

Pensez également aux emails d’anniversaire, aux suggestions de produits complémentaires après un achat, ou aux demandes de témoignages quelques semaines après la livraison. Chaque scénario est une opportunité de renforcer le lien, d’apporter de la valeur et de générer du chiffre d’affaires, le tout sans que vous ayez à lever le petit doigt une fois la configuration initiale terminée.

La communication est clé, et elle ne se limite pas aux emails. Les réseaux sociaux sont un autre canal essentiel, mais aussi un des plus grands ‘gouffres à temps’ pour un entrepreneur. Heureusement, là aussi, l’automatisation peut nous sauver.

Automatisation n°5 : Assurez une présence constante sur les réseaux sociaux sans y passer vos journées

Les réseaux sociaux sont incontournables pour développer sa visibilité et son audience. Mais ils sont aussi un piège redoutable. Le temps nécessaire pour créer du contenu de qualité, l’écrire, le mettre en forme et le publier au bon moment est considérable. Souvent, pris par le tourbillon du quotidien, on finit par poster de manière irrégulière, au dernier moment, sans véritable stratégie. Le résultat ? Des efforts qui ne paient pas, un sentiment de découragement et l’impression de crier dans le vide.

La solution pour garantir la régularité, qui est la clé du succès sur n’importe quelle plateforme, est de planifier vos publications. Le ‘batching’, qui consiste à créer plusieurs contenus en une seule session, est une technique de productivité extrêmement efficace. Par exemple, vous pouvez dédier votre lundi matin à l’écriture de tous vos posts de la semaine. Une fois cette phase créative terminée, vous utilisez un outil de planification comme Buffer, Hootsuite ou Monday pour programmer leur publication.

Le lundi matin, je vais prendre 2h, 3h pour écrire les postes de la semaine. […] Une fois que j’ai écrit ces postes et que je suis satisfaite, et bien je vais tout simplement les rentrer dans un logiciel. Personnellement, j’utilise Buffer.

Cette méthode a plusieurs avantages majeurs. D’abord, elle vous libère l’esprit pour le reste de la semaine. Vous n’avez plus à vous demander chaque jour : ‘Qu’est-ce que je vais bien pouvoir poster aujourd’hui ?’. Ensuite, elle vous assure de publier aux heures de pointe, même si vous êtes en rendez-vous client ou en pleine session de travail. Votre présence en ligne devient constante et fiable, ce que les algorithmes et votre audience apprécient.

Faut-il craindre une baisse de portée (reach) ?

Une rumeur tenace prétend que les plateformes pénalisent les publications faites via des outils tiers. Si une légère baisse de portée a pu être observée par le passé, elle est aujourd’hui considérée comme marginale. Et surtout, elle doit être mise en perspective avec la réalité du terrain.

Ce qui se dit, c’est que la baisse de rich est quand même assez ténue. On parle de 5 % de baisse de reach, c’est pas énorme et surtout, ça me semble largement compensé par le fait qu’in fine, je poste réellement.

Le calcul est simple : mieux vaut un post publié automatiquement avec une portée potentiellement inférieure de 5%, qu’un post qui n’est jamais publié du tout parce que vous avez manqué de temps. Quand je ne planifiais pas, il m’arrivait de n’avoir publié qu’un seul des trois posts que j’avais prévus dans la semaine. La planification n’est pas une option, c’est une nécessité pour maintenir une stratégie de contenu sur le long terme sans s’épuiser. C’est l’assurance que votre machine de communication continue de tourner, même quand vous êtes occupé à autre chose.

Publier, c’est bien. Mais les réseaux sociaux sont aussi une affaire d’interactions. Peut-on également automatiser une partie de l’engagement pour être plus efficace ? La réponse est oui, avec prudence et intelligence.

Automatisation n°6 : Déléguez les interactions de base à des assistants virtuels (robots)

Maintenant que votre contenu est publié de manière régulière, l’étape suivante est d’engager avec votre audience. C’est ce qui transforme de simples ‘followers’ en une véritable communauté. Cependant, certaines actions d’engagement, bien qu’importantes, sont extrêmement répétitives. Accepter les demandes de connexion sur LinkedIn, envoyer un premier message de bienvenue, interagir avec les publications de certains profils… Ces tâches, si elles sont faites manuellement, peuvent facilement vous prendre une heure par jour.

C’est ici que des outils plus avancés, que j’appelle affectueusement mes ‘petits robots’, entrent en jeu. Des plateformes comme Phantom Buster permettent d’automatiser des actions spécifiques sur les réseaux sociaux. Il ne s’agit pas de créer des ‘bots’ qui spammeraient des commentaires génériques partout, mais plutôt d’automatiser des tâches simples et logiques pour initier le contact et gagner un temps précieux.

Dès lors qu’une personne vous demande en contact, le robot va automatiquement accepter cette demande de contact et automatiquement lui envoyer un petit message de bienvenue. C’est tout simple, c’est tout bête mais ça vous fait gagner quelques précieuses minutes.

Cette simple automatisation a un double effet. D’une part, elle vous libère de la tâche manuelle d’accepter chaque contact et de copier-coller un message. D’autre part, elle assure une réactivité immédiate. Chaque nouvelle personne qui entre dans votre réseau reçoit instantanément une attention de votre part, ce qui crée une première impression positive. Le temps que vous gagnez ainsi peut être réinvesti dans des conversations plus profondes et personnalisées avec les personnes qui répondent à ce premier message.

Explorer le potentiel sans franchir la ligne rouge

Les possibilités de ces outils vont bien plus loin. Vous pouvez, par exemple, programmer un robot pour qu’il ‘like’ automatiquement les derniers posts des personnes que vous venez d’ajouter à votre réseau. Ou encore, extraire une liste de profils ayant commenté une publication pertinente dans votre secteur pour pouvoir ensuite interagir avec eux. Ce sont des outils puissants pour la veille et la prospection intelligente.

L’épisode 93 du podcast est entièrement consacré à ce sujet si vous souhaitez creuser. L’important est de toujours utiliser ces outils de manière éthique. L’objectif n’est pas de remplacer l’interaction humaine, mais de l’initier et de la faciliter. L’automatisation s’occupe des actions à faible valeur ajoutée (le clic pour accepter, le premier message standard), vous laissant plus de temps et d’énergie pour la partie la plus importante : les échanges authentiques et personnalisés.

Nous avons vu des outils pour des tâches spécifiques : agenda, paiements, emails, réseaux sociaux. Mais la véritable magie opère quand on arrive à faire communiquer tous ces outils entre eux. C’est la promesse de l’automatisation ultime.

Automatisation n°7 : Devenez le chef d’orchestre de votre business avec Zapier

Jusqu’à présent, nous avons exploré des automatisations au sein d’applications spécifiques. Chacune d’entre elles est déjà un gain de temps considérable. Mais la véritable révolution se produit lorsque vous parvenez à faire communiquer ces différentes applications entre elles. C’est comme passer de musiciens solistes à un orchestre symphonique complet, où chaque instrument joue sa partition en parfaite harmonie. L’outil qui joue le rôle de chef d’orchestre, c’est Zapier (ou ses alternatives comme Make/Integromat).

Zapier est une plateforme qui connecte des milliers d’applications entre elles. Le principe de base est simple : ‘Quand CECI arrive dans l’application A, alors FAIRE CELA dans l’application B’. Ces petites recettes, appelées ‘Zaps’, vous permettent de créer des workflows entièrement personnalisés, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Les possibilités sont quasi infinies et ne sont limitées que par votre imagination.

Un exemple concret qui sauve des heures de travail

Pour vous illustrer la puissance de cet outil, je vais vous donner un exemple concret que j’utilise pour mes masterclass. Lorsque j’organise un webinaire, les participants s’inscrivent via une plateforme dédiée (en l’occurrence, Demio). Pour pouvoir leur envoyer les rappels et les informations de connexion, je dois absolument ajouter leurs coordonnées à ma base de données email.

Sur ma dernière master class, j’avais 1500 inscrits. Donc il faudrait que 1500 fois, j’aille copier les informations depuis mon logiciel de webinar vers ma base de données d’email. Très clairement, j’ai autre chose à faire.

Faire cela manuellement serait non seulement une tâche herculéenne et abrutissante, mais aussi une source potentielle d’erreurs. Grâce à Zapier, j’ai créé un ‘Zap’ très simple : ‘Quand un nouvel inscrit est détecté sur Demio, alors créer un nouveau contact dans mon gestionnaire d’email avec son prénom et son adresse email’. C’est tout. Le processus est instantané, fiable, et se déroule en arrière-plan sans que j’aie à m’en soucier. Une fois mis en place, ce Zap me fait économiser des heures de travail à chaque événement.

Pensez à toutes les tâches manuelles de copier-coller que vous faites chaque jour. Recevoir une pièce jointe par email et la sauvegarder dans Google Drive ? Zapier peut le faire. Un nouveau client signe un devis sur votre CRM ? Zapier peut créer une nouvelle ligne dans votre tableur de suivi et vous envoyer une notification Slack. C’est véritablement la boîte de Pandore de la productivité. Il existe une version gratuite pour démarrer, et je vous encourage vivement à explorer leur bibliothèque d’intégrations pour voir comment vous pourriez connecter les outils que vous utilisez déjà.

Conclusion : L’automatisation, c’est la liberté retrouvée

Nous avons parcouru sept pistes concrètes pour intégrer l’automatisation dans votre quotidien d’entrepreneur. De la gestion de votre agenda avec Calendly à la connexion de toutes vos applications avec Zapier, en passant par la simplification des paiements avec Stripe, l’optimisation de vos réponses avec Atext, la puissance du marketing email automatisé, et la gestion intelligente de vos réseaux sociaux, chaque étape est une brique pour construire un business plus solide, plus serein et plus efficace.

L’objectif final de tout cela n’est pas de transformer votre entreprise en une machine sans âme. C’est tout le contraire. En déléguant les tâches répétitives et chronophages à des systèmes fiables, vous ne gagnez pas seulement du temps. Vous gagnez de l’espace mental. Vous gagnez de l’énergie pour vous concentrer sur votre zone de génie, sur l’innovation, sur la stratégie et, surtout, sur la qualité des relations humaines que vous tissez avec vos clients et votre communauté.

J’espère sincèrement que cet épisode vous aura fait gagner allez, 3 minutes par jour et que vous allez pouvoir utiliser ces 3 minutes pour regarder par la fenêtre, boire un café, réfléchir, vous poser, souffler, en tout cas être plus sereine dans votre business.

Ne voyez pas l’automatisation comme une contrainte technique de plus à apprendre, mais comme un investissement stratégique dans votre bien-être. Commencez petit. Choisissez une seule des automatisations présentées aujourd’hui, celle qui vous semble la plus simple à mettre en place ou qui répond au point de douleur le plus vif. Mettez-la en place, savourez les premières minutes gagnées, puis passez à la suivante. Petit à petit, vous construirez un système qui travaille pour vous, vous permettant de reprendre le contrôle et de retrouver ce qui vous a poussé à entreprendre au départ : la liberté.

Foire aux questions sur l’automatisation business

1. L’automatisation ne risque-t-elle pas de déshumaniser la relation avec mes clients ?

C’est une crainte légitime et très répandue. Cependant, il faut voir l’automatisation comme un outil pour amplifier l’humain, et non le remplacer. L’idée est d’automatiser les tâches mécaniques (prise de RDV, envoi de facture, premier contact) pour vous libérer du temps pour les interactions à haute valeur ajoutée. Un message de bienvenue automatisé est mieux que pas de message du tout. Une fois ce premier contact établi, vous avez plus de disponibilité pour engager une conversation authentique et personnalisée. L’automatisation gère le transactionnel, vous vous concentrez sur le relationnel.

Loin de moi l’idée de passer la main à un robot humanoïde. Non, ce que je vous propose, c’est d’identifier les actions de votre quotidien que vous devez faire mais qui n’ont pas de vraie valeur ajoutée et puis de voir ben comment on peut faire pour les automatiser.

2. Je suis débutant, par quelle automatisation devrais-je commencer ?

La meilleure porte d’entrée est sans doute la gestion de votre agenda avec un outil comme Calendly. La configuration est très rapide (moins de 30 minutes), l’impact est immédiat et le gain de temps est facilement mesurable. Vous éliminez instantanément les échanges d’emails pour trouver un créneau. C’est une victoire rapide qui vous motivera à explorer d’autres automatisations. Une autre option très simple est Atext, pour les réponses récurrentes, car elle s’intègre naturellement dans votre flux de travail existant.

Toute première automatisation, et bien, ça va être d’utiliser le fameux petit logiciel Calendly pour vous aider à booker vos différents rendez-vous.

3. Ces outils d’automatisation représentent-ils un coût important pour un freelance ?

La plupart des outils mentionnés proposent une version gratuite généreuse, parfaite pour démarrer. Calendly, Stripe (qui se rémunère au pourcentage), Atext, Buffer, Phantom Buster et Zapier ont tous des plans gratuits qui permettent déjà de mettre en place des automatisations très efficaces. Vous ne commencerez à payer que lorsque votre utilisation deviendra plus intensive, ce qui coïncide généralement avec la croissance de votre business. Considérez cela non pas comme un coût, mais comme un investissement dans votre propre efficacité.

Sachez qu’il y a des logiciels qui vont vous permettre de le faire automatiquement et des logiciels qui peuvent être d’ailleurs parfaitement ou quasiment gratuits. Je pense notamment à Stripe.

4. Comment utiliser Calendly sans paraître trop distant ou inaccessible ?

La perception de Calendly dépend entièrement de la façon dont vous le présentez. Au lieu de dire sèchement ‘Voici mon lien’, formulez-le de manière plus chaleureuse : ‘Pour vous faciliter la vie et éviter les allers-retours par email, voici un lien où vous pouvez choisir directement le créneau qui vous arrange le mieux dans mon agenda’. De plus, personnalisez votre page Calendly avec votre photo et un message d’accueil. En réalité, offrir un lien Calendly est une marque de respect pour le temps de votre interlocuteur, car vous lui donnez le contrôle et la simplicité.

C’est un petit logiciel qui va vous permettre de laisser la main à vos utilisateurs sur votre agenda. En gros, et bien vous avez un assistant virtuel qui va booker pour vous des rendez-vous.

5. L’automatisation des réseaux sociaux fait-elle vraiment baisser la portée des publications ?

C’est une vieille rumeur qui a la vie dure. Si par le passé, une très légère baisse a pu être observée, aujourd’hui, la différence est négligeable et surtout, elle est largement compensée par le bénéfice principal : la régularité. Un post publié via un outil de planification aura toujours 100% de portée en plus qu’un post que vous avez oublié de publier parce que vous étiez débordé. La clé du succès sur les réseaux sociaux est la constance. Les outils de planification sont vos meilleurs alliés pour atteindre cet objectif sans vous épuiser.

Ça me semble largement compensé par le fait qu’in fine, je poste réellement parce que quand je le faisais pas, et bien tout simplement j’oubliais de poster.

6. Zapier semble très puissant, mais est-ce compliqué à mettre en place pour un non-technicien ?

Zapier a été conçu précisément pour les non-techniciens. L’interface est très visuelle et basée sur une logique simple de ‘déclencheur’ et d »action’. Vous n’avez aucune ligne de code à écrire. Vous sélectionnez une application, choisissez un événement déclencheur (ex: ‘Nouvel email dans Gmail’), puis vous sélectionnez une deuxième application et l’action à réaliser (ex: ‘Créer une ligne dans un Google Sheet’). Zapier vous guide pas à pas. Le plus difficile n’est pas la technique, mais d’identifier les tâches que vous pourriez automatiser dans votre quotidien.

C’est tout simple, il y a rien à faire, c’est programmé une fois et basta, c’est réglé. Là je vous ai donné un exemple, mais Zapier, c’est vraiment là pour le coup la boîte de Pandore.