[Best Episode] 7 automatisations à intégrer d’urgence à votre business – Episode 120

Votre to-do list est sans fin ? 7 automatisations pour enfin respirer

On ne va pas se mentir, être entrepreneur, c’est une aventure exaltante. On choisit nos projets, notre rythme, notre liberté. C’est un luxe inestimable. Mais cette liberté a un revers : des journées à rallonge, une charge mentale qui explose et cette fameuse to-do list qui semble se régénérer toute seule chaque nuit. On a toujours quelque chose à faire, un email à envoyer, un client à relancer, un post à publier. On a l’impression de courir un marathon sans ligne d’arrivée, jonglant entre les casquettes de commercial, de comptable, de créateur de contenu et de stratège. Et au milieu de ce tourbillon, une question lancinante revient : où est passée la liberté que l’on était venu chercher ?

La réalité, c’est que nous sommes souvent noyés sous une montagne de petites tâches répétitives, à faible valeur ajoutée, mais qui sont indispensables au bon fonctionnement de notre activité. Ce sont ces tâches qui grignotent notre temps, notre énergie et notre créativité. Comme je le dis souvent, ‘ça ferait du bien parfois de gagner quelques minutes par-ci par là histoire tout simplement de pouvoir souffler un peu’. Ce souffle, cette respiration, n’est pas un luxe, c’est une nécessité pour rester performant et passionné sur le long terme. La solution n’est pas de travailler plus, mais de travailler plus intelligemment. Et pour cela, il y a un mot qui peut faire peur mais qui est en réalité notre meilleur allié : l’automatisation.

Loin de l’image froide d’une entreprise gérée par des cyborgs, l’automatisation est un levier puissant pour déléguer à la machine ce qu’elle fait mieux que nous : les tâches répétitives et prévisibles. L’idée n’est pas de déshumaniser votre business, mais au contraire, de libérer votre temps et votre esprit pour vous concentrer sur ce que vous seul pouvez faire : créer du lien, innover, et apporter une valeur unique à vos clients. Il s’agit d’identifier ces actions, de les configurer une bonne fois pour toutes, et de les laisser tourner en arrière-plan. Dans cet article, je vais vous partager les 7 automatisations qui ont transformé mon quotidien d’entrepreneure et qui peuvent, dès aujourd’hui, commencer à transformer le vôtre.

1. Reprenez le contrôle de votre agenda avec la prise de rendez-vous automatisée (Calendly)

La gestion de l’agenda est l’un des plus grands voleurs de temps pour un entrepreneur. Combien d’heures cumulées passons-nous chaque mois dans des échanges d’emails interminables pour trouver un créneau qui convienne à tout le monde ? ‘Êtes-vous disponible mardi à 14h ?’, ‘Ah non, je suis en réunion, et jeudi matin ?’, ‘Non plus, peut-être la semaine prochaine…’. C’est un ping-pong numérique épuisant qui fragmente notre concentration et nous donne l’impression de passer notre temps à organiser le travail plutôt qu’à le faire. Cette charge mentale, bien que souvent invisible, est un véritable frein à la productivité.

La solution, c’est d’inverser la dynamique en utilisant un outil comme Calendly. C’est bien plus qu’un simple agenda en ligne. Comme je l’explique, ‘c’est un petit logiciel qui va vous permettre de laisser la main à vos utilisateurs sur votre agenda’. En d’autres termes, vous définissez vos règles du jeu une seule fois, et l’outil se charge du reste. Vous déterminez les types de rendez-vous (appel découverte de 15 minutes, séance de coaching de 45 minutes…), leur durée, et surtout, vos plages de disponibilité. Par exemple, si comme moi, vous réservez vos lundis et mardis à la création de contenu, vous bloquez simplement ces jours. Vos rendez-vous clients se concentrent alors sur les créneaux que vous avez choisis, comme le jeudi après-midi et le vendredi. C’est une façon incroyablement efficace d’instaurer des blocs de temps dédiés (‘time blocking’) et de protéger vos périodes de concentration.

Le véritable pouvoir de cette automatisation réside dans sa parfaite synchronisation avec votre agenda existant. Si vous avez un déjeuner avec une amie ou un rendez-vous personnel, il suffit de l’inscrire dans votre Google Calendar ou autre. Calendly le verra et rendra automatiquement ce créneau indisponible. Fini le risque de double réservation. De plus, vous pouvez enrichir l’expérience pour votre interlocuteur en programmant des rappels automatiques par email ou SMS, en ajoutant un lien de visioconférence (Zoom, Meet) qui se génère tout seul, ou même en posant quelques questions qualifiantes dans le formulaire de réservation. Vous ne gagnez pas seulement du temps, vous professionnalisez votre image et vous assurez que chaque rendez-vous est préparé et pertinent. C’est une première étape simple mais révolutionnaire pour passer d’un mode réactif à un mode proactif dans la gestion de votre temps.

2. Sécurisez votre trésorerie sans effort grâce aux paiements récurrents (Stripe)

Après le temps, parlons du nerf de la guerre : l’argent. Si vous proposez des services sous forme d’abonnement, de paiements en plusieurs fois ou de forfaits mensuels, vous savez à quel point la gestion des paiements récurrents peut devenir un casse-tête. Chaque mois, il faut penser à créer la facture, l’envoyer, vérifier si le paiement a bien été effectué, et relancer en cas de retard. Multipliez cela par le nombre de clients, chacun avec une date d’échéance différente, et vous obtenez une charge administrative colossale et stressante. Courir après son argent est non seulement chronophage, mais aussi démoralisant.

C’est là qu’intervient l’automatisation des paiements, et pour cela, un outil comme Stripe est un allié inestimable. Bien plus qu’une simple passerelle de paiement, Stripe vous permet de configurer des abonnements et des échéanciers en quelques clics. Le principe est simple : votre client renseigne ses informations de paiement une seule fois, de manière sécurisée, et l’outil se charge de le prélever automatiquement à chaque échéance. Vous n’avez plus rien à faire. Comme je le souligne, ‘si vous devez vous-même manuellement à chaque fois créer une facture, envoyer un email, demander le paiement […] bonjour la galère’. L’automatisation élimine complètement ce processus manuel.

Mais la véritable magie de Stripe réside dans sa gestion intelligente des échecs de paiement. Une carte qui expire, un plafond atteint… cela arrive constamment. Au lieu de devoir contacter le client vous-même, Stripe gère ce qu’on appelle le ‘dunning’. Il peut automatiquement représenter le paiement quelques jours plus tard, envoyer un email au client l’invitant à mettre à jour ses coordonnées bancaires, et vous notifier uniquement si le problème persiste après plusieurs tentatives. ‘Sachez que Stripe va venir repositionner le paiement […] pour que la personne ait eu le temps de faire ce qu’il fallait faire’. Cette fonctionnalité à elle seule peut vous sauver des heures de suivi et des milliers d’euros de revenus perdus. Oui, Stripe prend une commission, mais le gain en temps, en sérénité et en trésorerie sécurisée est sans commune mesure. C’est un investissement direct dans la stabilité et la scalabilité de votre business.

3. Divisez par dix le temps passé à répondre à vos messages (aText)

Emails, messages LinkedIn, commentaires Instagram, formulaire de contact… les sollicitations sont partout et constantes. Si nous aimons interagir avec notre audience, une grande partie de ce temps est consacrée à répondre, encore et encore, aux mêmes questions. ‘Quels sont vos tarifs ?’, ‘Comment fonctionne votre service ?’, ‘Avez-vous des conseils pour démarrer un podcast ?’. À chaque fois, nous réécrivons la même réponse, en essayant de nous souvenir de tous les liens et ressources pertinents à inclure. C’est une perte de temps et d’énergie monumentale.

La solution est d’une simplicité désarmante : un logiciel d’expansion de texte, ou ‘text expander’. J’utilise personnellement aText, qui est gratuit sur Windows et a des équivalents sur Mac. Le concept est brillant : vous rédigez une fois pour toutes une réponse type à une question fréquente, et vous lui assignez un raccourci, une abréviation. Par exemple, pour la question sur le podcast, je peux créer le raccourci ‘apodcast’. Désormais, que je sois dans ma boîte Gmail, sur LinkedIn ou n’importe où sur mon ordinateur, il me suffit de taper ‘apodcast’ pour que mon texte complet et pré-enregistré apparaisse instantanément.

Ce qui rend cet outil si puissant, c’est sa capacité à intégrer de la personnalisation. Vous n’êtes pas condamné à envoyer des réponses froides et génériques. ‘Dans cet email, je vais avoir des éléments d’adaptation, de personnalisation, notamment typiquement le prénom de la personne. A text va me permettre de faire ça’. Lorsque vous tapez votre raccourci, l’outil peut vous demander de remplir des champs variables, comme le prénom. En une seconde, vous avez un message complet, personnalisé, contenant toutes les informations exactes, sans avoir à y réfléchir. Imaginez le gain de temps cumulé. ‘Dès lors que vous avez une question qui revient plus de deux fois, je vous invite à la documenter et à l’intégrer dans un petit logiciel’. C’est un réflexe à prendre qui vous apportera une sérénité d’esprit incroyable et vous permettra de consacrer votre énergie de communication aux échanges qui nécessitent une réelle conversation.

4. Créez une relation client 24/7 avec l’automatisation de vos emails

L’emailing est l’un des canaux les plus directs et personnels pour communiquer avec votre audience et vos clients. Mais sans automatisation, il peut vite devenir une tâche manuelle et impersonnelle, se limitant à une newsletter envoyée de temps en temps. Pourtant, votre gestionnaire de base email (comme Mailchimp, ConvertKit, ActiveCampaign…) est une véritable mine d’or pour créer des relations durables et personnalisées, à grande échelle et de manière totalement automatisée.

L’automatisation la plus fondamentale est la séquence de bienvenue. ‘Chaque personne qui s’inscrit sur votre liste reçoit automatiquement […] un message de votre part’. C’est votre seule chance de faire une première bonne impression. Au lieu d’un simple ‘Merci pour votre inscription’, vous pouvez créer une série de 3 à 5 emails qui accueillent le nouvel abonné, racontent votre histoire, partagent vos meilleures ressources et expliquent ce qu’il peut attendre de vous. Cette séquence travaille pour vous 24h/24, 7j/7, pour transformer un simple contact en un membre engagé de votre communauté.

Si vous avez un site e-commerce, l’automatisation des emails devient un levier de croissance majeur. L’exemple le plus connu est la relance de panier abandonné. On sait tous que la vie est pleine de distractions. Un client potentiel est sur le point d’acheter, mais le téléphone sonne, et l’achat est oublié. Un email automatisé envoyé quelques heures plus tard pour lui rappeler gentiment les super articles qui l’attendent dans son panier peut faire toute la différence. ‘Sachez que ce type d’email va vous rapporter […] souvent entre 10 et 15 % de vente en plus donc ça n’est pas à négliger’. Au-delà de ça, les possibilités sont infinies : envoyer un email pour demander un témoignage quelques semaines après un achat, proposer un produit complémentaire, souhaiter un bon anniversaire avec un code promo… Chaque scénario est une opportunité de montrer à votre client que vous pensez à lui, de renforcer la relation et, in fine, de générer plus de revenus, sans que vous n’ayez à lever le petit doigt une fois la configuration initiale effectuée.

5. Soyez omniprésent sur les réseaux sociaux sans y passer vos journées

Les réseaux sociaux sont incontournables pour la visibilité de la plupart des entreprises. Mais ils sont aussi un ‘gouffre à temps’, comme je le dis souvent. La pression de devoir publier régulièrement pour rester visible est énorme. Si on attend d’avoir l’inspiration ou un moment de libre dans la journée, le résultat est souvent le même : on poste de manière sporadique, à des heures peu optimales, ou pire, on ne poste pas du tout. Le découragement s’installe vite et on n’obtient pas les résultats escomptés.

La clé du succès sur les réseaux sociaux est la régularité, et la clé de la régularité est la planification. L’idée est d’adopter la méthode du ‘batching’ : au lieu de créer un post par jour, vous bloquez une session de 2 ou 3 heures, par exemple le lundi matin, pour créer tous vos contenus de la semaine. Une fois vos textes écrits et vos visuels prêts, vous les intégrez dans un outil de planification comme Buffer, Hootsuite ou Monday.com. Vous choisissez les jours et heures de publication optimaux pour votre audience, et l’outil se charge de publier pour vous. ‘Une fois que j’ai écrit ces postes et que je suis satisfaite, et bien je vais tout simplement les rentrer dans un logiciel.’

Certains craignent que l’utilisation de ces outils nuise à la portée (‘reach’) de leurs publications. C’est une rumeur persistante. S’il y a un impact, il est minime, souvent estimé à moins de 5%. Et ce léger inconvénient est largement compensé par un avantage majeur : vous postez réellement et régulièrement. ‘Quand je le faisais pas, et bien tout simplement j’oubliais de poster […] et donc je me retrouvais avec trois postes prévus et n’en avoir posté qu’un à la fin de la semaine.’ L’automatisation de la publication ne vise pas à vous déconnecter de votre audience. Au contraire, en vous libérant de la contrainte de la publication, elle vous laisse plus de temps et de disponibilité mentale pendant la semaine pour la partie la plus importante : interagir de manière authentique avec les commentaires et les messages générés par vos posts.

6. Démultipliez votre engagement avec des assistants intelligents (Phantom Buster)

Une fois que vos publications sont planifiées, le travail sur les réseaux sociaux ne s’arrête pas là. L’engagement est crucial : accepter des demandes de connexion, envoyer des messages de bienvenue, interagir avec les publications de votre secteur… Ces actions, bien que simples, sont extrêmement chronophages lorsqu’elles sont effectuées manuellement une par une. Et si un assistant pouvait s’en charger pour vous ?

C’est le rôle des ‘robots’ ou ‘scrapers’ comme Phantom Buster. J’en ai parlé en détail dans l’épisode 93 du podcast. Loin d’être des outils de spam, ils permettent d’automatiser des tâches répétitives et à faible enjeu pour initier des conversations. Par exemple, sur LinkedIn, vous pouvez configurer un ‘Phantom’ pour qu’il accepte automatiquement toutes vos nouvelles demandes de connexion. Mais ce n’est pas tout. ‘Dès lors qu’une personne vous demande en contact, le robot va automatiquement accepter cette demande de contact et automatiquement lui envoyer un petit message de bienvenue.’ Ce simple message automatisé, du type ‘Bonjour [Prénom], merci pour l’ajout. Au plaisir d’échanger’, peut ouvrir la porte à de nombreuses conversations intéressantes, sans que vous ayez à y consacrer du temps.

Les possibilités vont bien plus loin. Vous pouvez programmer un robot pour extraire la liste des personnes qui ont commenté un post influent dans votre secteur, puis leur envoyer une demande de connexion personnalisée. Vous pouvez automatiser l’envoi de messages de suivi, ou même liker automatiquement les derniers posts des personnes de votre réseau. L’objectif n’est pas de simuler une relation, mais de déléguer les actions de premier contact. Cela vous permet de concentrer votre temps précieux sur les réponses et les échanges plus approfondis, là où votre expertise humaine est irremplaçable. C’est un moyen puissant d’augmenter votre volume d’interactions et de générer des opportunités, tout en restant maître des conversations importantes.

7. Devenez le chef d’orchestre de votre business avec le couteau suisse de l’automatisation (Zapier)

Nous avons vu des outils pour automatiser des tâches spécifiques : les rendez-vous, les paiements, les emails, les réseaux sociaux. Mais la véritable puissance de l’automatisation se révèle lorsque vous faites communiquer ces outils entre eux. C’est là que des plateformes comme Zapier entrent en jeu. Zapier est une sorte de traducteur universel pour vos applications. Il leur permet de se parler et de déclencher des actions les unes chez les autres, créant des flux de travail (‘workflows’) sur mesure pour votre business.

Le principe de base est simple : ‘Quand CECI arrive (le déclencheur ou ‘trigger’), alors FAIS CELA (l’action)’. Les combinaisons sont quasi infinies. Je vous donne un exemple concret que j’utilise pour mes masterclass : ‘Dès lors que quelqu’un va s’inscrire sur mon logiciel de webinaire […] je vais demander via Zapier à envoyer un message à mon gestionnaire de base email et à intégrer le contact’. Sans Zapier, avec 1500 inscrits, je devrais copier-coller manuellement 1500 fois les informations d’un logiciel à l’autre. C’est tout simplement impensable. Avec Zapier, cela se fait instantanément et sans erreur, pour chaque nouvel inscrit.

Les applications sont illimitées et peuvent s’adapter à n’importe quel business. Imaginez : un nouveau client paie via Stripe (déclencheur) ; automatiquement, Zapier crée un dossier client dans votre Google Drive, ajoute une ligne dans votre tableau de suivi comptable sur Google Sheets, et crée une carte de projet sur Trello avec une checklist d’onboarding (actions). Une personne remplit votre formulaire de contact sur votre site (déclencheur) ; Zapier vous envoie une notification sur Slack et ajoute le contact à votre CRM avec le tag ‘Nouveau prospect’ (actions). ‘Zapier, c’est vraiment là pour le coup la boîte de Pandore. Vous avez mais des milliers de propositions que vous pouvez faire’. C’est l’outil ultime pour éliminer les tâches manuelles de ‘copier-coller’ entre vos différents logiciels et construire un système nerveux central pour votre entreprise, qui travaille silencieusement pour vous.

La sérénité n’est qu’à une automatisation de distance

Reprenons ensemble le chemin parcouru. Nous avons vu comment reprendre le contrôle de votre agenda avec Calendly, sécuriser votre trésorerie avec Stripe, répondre à la vitesse de l’éclair avec aText, nourrir vos relations clients avec l’automatisation email, maintenir une présence constante sur les réseaux sociaux en planifiant vos posts, démultiplier votre engagement avec des assistants comme Phantom Buster, et enfin, connecter tous vos outils avec Zapier. Chacune de ces sept automatisations est une brique que vous pouvez poser pour construire une entreprise plus solide, plus sereine et plus efficace.

Le but ultime n’est pas de cocher plus de cases sur votre to-do list, mais de la raccourcir. Il ne s’agit pas de devenir un robot, mais de redevenir pleinement humain dans votre travail. C’est en déléguant le répétitif que l’on retrouve le temps pour le créatif, le stratégique, le relationnel. Ne vous laissez pas submerger par l’ampleur de la tâche. Choisissez une seule de ces idées, celle qui vous semble la plus simple ou qui répond à votre plus grande frustration actuelle, et mettez-la en place cette semaine.

‘J’espère sincèrement que cet épisode vous aura fait gagner allez 3 minutes par jour et que vous allez pouvoir utiliser ces 3 minutes pour regarder par la fenêtre, boire un café, réfléchir, vous poser, souffler, en tout cas, être plus sereine dans votre business.’ C’est exactement ça, l’objectif. Ces minutes gagnées sont précieuses. Elles sont le terreau de vos prochaines grandes idées, le temps de la déconnexion qui nourrit la reconnexion à votre vision. Alors, lancez-vous. Automatisez, et respirez.

Questions fréquentes sur l’automatisation pour entrepreneurs

L’automatisation ne risque-t-elle pas de rendre mon business impersonnel et robotique ?

C’est une crainte tout à fait légitime, mais c’est une vision erronée de l’automatisation. L’objectif n’est pas de remplacer les interactions humaines, mais de les valoriser. En automatisant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée (planifier un RDV, envoyer une facture, répondre à une question basique), vous libérez du temps et de l’énergie mentale pour vous consacrer pleinement aux conversations qui comptent vraiment. Une bonne automatisation, comme une séquence de bienvenue bien écrite ou une réponse pré-enregistrée mais personnalisable, sert à initier ou à maintenir le contact de manière efficace, pour que vous puissiez intervenir personnellement aux moments clés. Comme je le dis, il s’agit d’automatiser les actions ‘qui n’ont pas de vraie valeur ajoutée’ pour préserver votre énergie pour celles qui en ont.

‘Je vous rassure tout de suite loin de moi l’idée de passer la main à un robot humanoïde. Non, ce que je vous propose, c’est d’identifier les actions de votre quotidien que vous devez faire mais qui n’ont pas de vraie valeur ajoutée et puis de voir bah comment on peut faire pour les automatiser.’

Quels sont les premiers pas concrets pour un débutant qui veut automatiser son activité ?

La meilleure approche est de commencer petit pour ne pas se sentir dépassé. Choisissez la tâche qui vous cause le plus de friction ou de perte de temps au quotidien. Pour beaucoup, la prise de rendez-vous est un excellent point de départ. Mettre en place un outil comme Calendly est simple, rapide et l’impact est immédiat. Autre option très accessible : identifier une ou deux questions que vous recevez constamment par email et créer des réponses types avec un outil comme aText. L’idée est d’obtenir une victoire rapide pour constater les bienfaits de l’automatisation et vous motiver à explorer d’autres pistes par la suite. N’essayez pas de tout automatiser d’un coup, mais intégrez une nouvelle automatisation chaque mois.

‘En gros, vous le faites bien une fois pour toutes et après plus besoin de vous en soucier.’

Combien coûtent ces outils d’automatisation et est-ce un bon investissement ?

La plupart des outils mentionnés proposent une version gratuite généreuse, parfaite pour commencer. Calendly, aText, Buffer, Phantom Buster et Zapier ont tous des offres gratuites qui couvrent les besoins de base d’un solopreneur. Stripe, de son côté, ne facture pas d’abonnement mais prend une commission sur chaque transaction. L’investissement devient nécessaire lorsque votre activité se développe et que vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées. Il faut voir ces coûts non pas comme une dépense, mais comme un investissement dans votre productivité. Si un outil à 15€ par mois vous fait gagner 3 heures de travail, le retour sur investissement est colossal. Le temps que vous récupérez vaut bien plus que le coût de l’abonnement.

‘Sachez qu’il y a des logiciels qui vont vous permettre de le faire automatiquement et des logiciels qui peuvent être d’ailleurs parfaitement ou quasiment gratuit.’

Comment automatiser la prise de rendez-vous sans perdre le contrôle de mon agenda ?

C’est tout l’intérêt d’un outil comme Calendly : c’est vous, et vous seul, qui fixez les règles. Vous ne donnez pas un accès libre à votre agenda. Vous définissez précisément les jours et les heures où vous êtes disponible pour des rendez-vous. Par exemple, vous pouvez décider de n’ouvrir que les jeudis et vendredis après-midi. L’outil se synchronise avec votre agenda principal (Google, Outlook, etc.) et masquera automatiquement les créneaux où vous avez déjà un engagement personnel ou professionnel. Vous gardez donc un contrôle total, tout en éliminant les allers-retours fastidieux. C’est le meilleur des deux mondes : flexibilité pour vos clients et protection de votre temps pour vous.

‘C’est vous qui décidez bien sûr quelle est la longueur, le temps dédié à ce rendez-vous […] et c’est vous qui donner les plages horaires auxquels les gens vont pouvoir et bien s’inscrire.’

Est-il vraiment efficace d’utiliser des robots comme Phantom Buster sur LinkedIn ?

Oui, à condition de les utiliser intelligemment. L’objectif n’est pas de spammer les gens avec des messages génériques, mais d’automatiser des actions de premier contact à grande échelle. Par exemple, accepter automatiquement les demandes de connexion et envoyer un simple message de bienvenue est une tâche simple qui, faite manuellement, prend beaucoup de temps. Le robot le fait pour vous, ce qui vous permet ensuite de vous concentrer sur les personnes qui répondent à ce premier message. C’est un outil pour initier des conversations, pas pour les tenir à votre place. Utilisé avec éthique, c’est un excellent moyen de gagner du temps et d’élargir son réseau de manière proactive.

‘Ça va vous faire gagner beaucoup de temps et surtout, ça va vous permettre de garder du temps pour échanger de façon pour le coup totalement humaine et personnalisée avec votre audience, ce sera beaucoup plus intéressant.’

Comment l’automatisation des emails peut-elle concrètement augmenter mes ventes en e-commerce ?

L’automatisation email en e-commerce est un levier de vente direct et puissant. L’exemple le plus flagrant est la séquence de relance de panier abandonné. Un email envoyé quelques heures après qu’un client a quitté votre site avec des articles dans son panier peut récupérer entre 10 et 15% de ces ventes potentielles, ce qui est énorme. De plus, vous pouvez créer des séquences post-achat pour suggérer des produits complémentaires (cross-sell), encourager un nouvel achat avec un code promo quelques semaines plus tard, ou demander un avis produit qui rassurera de futurs acheteurs. Chaque email automatisé est un vendeur silencieux qui travaille pour vous 24/7.

‘Vous allez pouvoir par exemple envoyer un email à toutes les personnes qui avaient rempli leur panier et puis qu’il avait abandonné. […] Sachez que ce type d’email va vous rapporter. Alors ça dépend entre on dit souvent 10 et 15 % de vente en plus donc ça n’est pas à négliger.’