7 automatisations à intégrer d’urgence à votre business – Episode 120

Votre to-do list est interminable ? Reprenez le contrôle de votre temps grâce à l’automatisation

On ne va pas se mentir, la vie d’entrepreneur ressemble souvent à un marathon sans ligne d’arrivée. Les journées s’étirent, la liste de tâches ne fait que s’allonger, et on a cette impression constante de courir après le temps. On a toujours quelque chose à faire, une urgence à gérer, un projet à lancer. Alors oui, on a choisi cette voie, personne ne nous l’impose, et cette liberté, comme je le dis souvent, n’a pas de prix. Mais entre nous, qui n’a jamais rêvé de pouvoir appuyer sur pause, ne serait-ce que quelques minutes par jour, juste pour souffler un peu ? Pour reprendre son souffle, lever la tête du guidon et se souvenir pourquoi on fait tout ça.

Cette sensation d’être submergé n’est pas une fatalité. C’est le symptôme d’un système où l’on essaie de tout faire soi-même, manuellement. On répond à chaque email comme s’il était unique, on court après les paiements, on jongle avec les fuseaux horaires pour caler un rendez-vous… Chaque petite tâche, prise isolément, semble anodine. Mais additionnées, elles forment un véritable mur qui nous empêche de nous concentrer sur l’essentiel : la stratégie, la création, la relation avec nos clients. Et si je vous disais qu’il existe une façon très simple de gagner ces précieuses minutes chaque jour ? Peut-être pas des heures d’un coup, mais suffisamment de moments de respiration pour changer radicalement votre quotidien.

La solution tient en un mot : automatiser. Je sais, ce mot peut faire peur. Il évoque des images de robots froids, de processus déshumanisés, de perte de contrôle. On s’imagine tout de suite que notre entreprise sera bientôt gérée par des cyborgs. Laissez-moi vous rassurer tout de suite.

‘Loin de moi l’idée de passer la main à un robot humanoïde.’

L’automatisation que je vous propose est tout le contraire. Il s’agit d’identifier les actions de votre quotidien qui sont nécessaires, mais qui n’ont pas de réelle valeur ajoutée. Celles que vous faites en pilote automatique, sans y réfléchir. L’idée est simple : vous les configurez bien une seule fois, et ensuite, vous n’avez plus jamais à vous en soucier. Prêt à déléguer les tâches ingrates à des systèmes intelligents pour vous concentrer sur ce que vous seul pouvez faire ? Allez, c’est parti, je vous dévoile mes 7 automatisations incontournables à intégrer d’urgence dans votre business.

1. Reprenez le contrôle de votre agenda avec la prise de rendez-vous intelligente

La première source de perte de temps et de charge mentale, c’est souvent la gestion de l’agenda. Les allers-retours d’emails pour trouver un créneau qui convient à tout le monde : ‘Êtes-vous disponible mardi à 14h ?’, ‘Ah non, je suis en réunion, et jeudi à 10h ?’, ‘Non plus, mais vendredi matin, ça irait ?’. C’est épuisant et totalement inefficace. On a l’impression de passer plus de temps à organiser la rencontre qu’à la rencontre elle-même. C’est là que des outils comme Calendly changent la vie. Ce n’est pas juste un gadget, c’est un véritable assistant personnel qui travaille pour vous 24h/24.

Le principe est d’une simplicité désarmante. Vous connectez votre agenda principal (Google Calendar, Outlook, etc.) à Calendly. Ensuite, vous définissez vos règles. C’est vous le patron. Vous décidez des types de rendez-vous que vous proposez (appel découverte de 15 minutes, session de coaching de 45 minutes, point projet d’une heure), et surtout, vous définissez vos plages de disponibilité.

‘Par exemple dans mon cas, j’ai décidé de ne pas travailler le mercredi, donc les mercredis on ne peut pas bouker de rendez-vous. Et puis j’ai décidé aussi que les lundis mardis étaient réservés à ma création de contenu. […] Mes rendez-vous clients, j’aime mieux les avoir le jeudi après-midi et le vendredi.’

C’est un changement de paradigme : au lieu de demander la permission d’être indisponible, vous offrez simplement les moments où vous êtes disponible. Toute autre plage horaire est, par défaut, protégée.

Mais la puissance de Calendly va bien au-delà. Si un imprévu survient, comme ce déjeuner avec une amie qui risque de s’éterniser, il suffit de le bloquer dans votre agenda principal. Calendly le verra instantanément et ne proposera plus ce créneau. Fini le risque de double réservation. De plus, vous pouvez automatiser toute la communication autour du rendez-vous. Un email de confirmation part automatiquement dès la réservation. Vous pouvez programmer des rappels par email ou même par SMS pour réduire drastiquement le nombre de ‘no-shows’. Vous pouvez même intégrer des questions dans le formulaire de réservation pour que votre interlocuteur prépare la réunion en amont. Résultat : vous ne donnez plus qu’un simple lien, et votre agenda se remplit intelligemment, sans que vous n’ayez plus rien à faire. C’est magique, professionnel, et ça redonne un sentiment de contrôle total sur son temps.

2. Sécurisez vos revenus en automatisant les paiements récurrents

Après le temps, parlons du deuxième nerf de la guerre pour tout entrepreneur : l’argent. Si vous proposez des abonnements, des coachings avec paiement en plusieurs fois, ou tout autre service à paiement récurrent, vous savez à quel point la gestion manuelle peut vite devenir un cauchemar. Chaque mois, il faut penser à créer la facture, l’envoyer, relancer si le paiement n’arrive pas… Et comme chaque client a souscrit à une date différente, vous vous retrouvez à faire ça presque tous les jours. C’est une charge mentale énorme et une source de stress inutile. Bonjour la galère ! Heureusement, il existe des solutions robustes pour automatiser entièrement ce processus, et la plus connue est Stripe.

Stripe n’est pas qu’une simple passerelle de paiement. C’est une plateforme complète qui gère pour vous toute la complexité des paiements récurrents. Vous créez vos offres (abonnement mensuel, paiement en 3 fois, etc.) une seule fois. Lorsqu’un client souscrit, il entre ses informations de paiement une seule fois. Ensuite, Stripe se charge de prélever automatiquement le montant dû à chaque échéance, sans aucune intervention de votre part. C’est une tranquillité d’esprit absolue. Vous n’avez plus à courir après votre argent, et vos revenus deviennent plus prévisibles. Je n’ai aucune affiliation avec eux, mais

‘très sincèrement, moi j’y vais les yeux fermés. Stripe, c’est une excellente solution, c’est le leader sur le marché.’

L’intelligence de Stripe va encore plus loin. Que se passe-t-il si un paiement échoue, par exemple à cause d’une carte de crédit expirée ? C’est une situation fréquente qui, gérée manuellement, peut entraîner des conversations délicates et des pertes de revenus. Stripe, lui, gère ça pour vous. Il peut être configuré pour représenter le paiement automatiquement quelques jours plus tard, et envoyer des notifications intelligentes au client pour l’inviter à mettre à jour ses informations de paiement. Ce système de ‘relance intelligente’ (ou dunning) récupère une part significative des paiements qui auraient été perdus. En automatisant vos paiements récurrents, vous ne gagnez pas seulement du temps ; vous professionnalisez votre gestion financière, vous améliorez l’expérience de vos clients et vous sécurisez votre chiffre d’affaires.

3. Gagnez des heures en standardisant vos réponses aux questions fréquentes

Combien de temps passez-vous chaque semaine à répondre aux mêmes questions, encore et encore ? Par email, sur LinkedIn, sur Instagram… ‘Quels sont vos tarifs ?’, ‘Comment fonctionne votre service ?’, ‘Avez-vous des conseils pour démarrer un podcast ?’. On passe un temps incalculable à réécrire des messages qui, au fond, sont quasiment identiques. Chaque fois, on perd de l’énergie et du temps de cerveau qui pourraient être alloués à des tâches plus stratégiques. La solution est un petit outil qui semble anodin mais qui est d’une puissance redoutable : un expandeur de texte comme A text.

Le concept est d’une simplicité enfantine. Vous identifiez un message que vous écrivez régulièrement. Vous le rédigez une bonne fois pour toutes, de la manière la plus complète et la plus claire possible. Vous y intégrez même des variables, comme le prénom de la personne, pour garder une touche personnelle. Ensuite, vous enregistrez ce texte dans le logiciel et vous lui assignez un raccourci, une sorte de mot de code. Pour ma part, j’utilise une convention simple.

‘Je choisis un mot clé par exemple podcast et je vais mettre systématiquement A devant. […] Je mets A podcast, donc j’écris en toute lettre A podcast et dès lors que j’écris A podcast sur n’importe quel logiciel de mon ordinateur, automatiquement A text va venir proposer, coller mon message.’

La magie opère alors. Que je sois dans ma boîte mail, sur LinkedIn, ou même dans un document Word, il me suffit de taper mon raccourci. Instantanément, le texte complet apparaît, et le logiciel me demande de remplir les variables que j’ai définies, comme le prénom. En deux secondes, un email complet et personnalisé est prêt à être envoyé. C’est un gain de temps phénoménal, mais pas seulement. C’est aussi un gain de sérénité. Fini le stress de devoir reformuler, de peur d’oublier une information importante. Vos meilleures ressources, vos réponses les plus complètes sont à portée de main. Dès qu’une question vous est posée plus de deux fois, elle mérite de devenir un ‘snippet’ dans votre outil. C’est une discipline simple qui, sur le long terme, vous fera économiser des dizaines, voire des centaines d’heures.

4. Créez une relation durable grâce à l’automatisation de vos emails

L’email marketing est un pilier de la relation client, mais il peut vite devenir chronophage si l’on ne s’appuie pas sur la puissance de l’automatisation. Un bon gestionnaire de base email (comme Mailchimp, ActiveCampaign, ConvertKit, etc.) est bien plus qu’un simple outil d’envoi de newsletters. C’est un véritable moteur capable de déclencher des communications pertinentes et personnalisées au moment le plus opportun, sans que vous ayez à lever le petit doigt. Ces automatisations sont essentielles pour créer une expérience client fluide et engageante.

La séquence de bienvenue : Votre meilleur ambassadeur

L’automatisation la plus fondamentale est le message de bienvenue.

‘Chaque personne qui s’inscrit sur votre liste reçoit automatiquement […] un message de votre part.’

C’est votre première occasion de faire une bonne impression. Au lieu de laisser un nouvel abonné dans le silence, vous lui envoyez immédiatement un message qui lui souhaite la bienvenue, lui explique à quoi s’attendre, et peut-être même lui offre un petit cadeau (comme un lead magnet). C’est le début d’une conversation. Vous pouvez même transformer ce simple email en une séquence de 3 à 5 emails sur plusieurs jours, pour présenter votre univers, partager vos meilleures ressources et commencer à construire une relation de confiance. Une fois mise en place, cette séquence travaille pour vous, que vous ayez 1 ou 1000 nouveaux inscrits par jour.

La récupération de paniers abandonnés : Une mine d’or pour l’e-commerce

Si vous avez un site e-commerce, cette automatisation est non négociable. On sait tous que la vie est pleine d’imprévus. Un client est sur le point de valider son panier, et puis le téléphone sonne, un enfant l’appelle… et l’achat est oublié. Sans relance, cette vente est probablement perdue. Une automatisation de panier abandonné envoie un email quelques heures plus tard pour rappeler gentiment au client que ses articles l’attendent. Ce simple rappel peut faire toute la différence.

‘Sachez que ce type d’email va vous rapporter alors ça dépend entre on dit souvent 10 et 15 % de vente en plus donc ça n’est pas à négliger.’

C’est de l’argent que vous laissez sur la table si vous ne le faites pas. C’est l’une des automatisations les plus rentables que vous puissiez mettre en place.

Au-delà des bases : Anniversaires, témoignages et fidélisation

Les possibilités sont quasi infinies. Vous pouvez programmer un email automatique pour l’anniversaire d’un client avec un code promo. Vous pouvez envoyer une demande de témoignage 15 jours après un achat, une fois que le client a eu le temps d’utiliser le produit. Vous pouvez suggérer un produit complémentaire un mois après une première commande. Chaque scénario est une opportunité de renforcer le lien, de montrer que vous pensez à vos clients et, bien sûr, de générer des revenus supplémentaires. Prenez le temps d’explorer les fonctionnalités de votre outil, vous serez surpris de tout ce qu’il peut faire pour vous pendant que vous vous concentrez sur autre chose.

5. Assurez une présence constante en planifiant vos réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont essentiels pour la visibilité, mais ils sont aussi un ‘gouffre à temps’, comme je le dis souvent. Pour qu’ils soient efficaces, il faut être régulier. Mais qui a vraiment le temps, chaque jour, de trouver une idée, rédiger le post parfait, créer le visuel et le publier au meilleur moment ? C’est une recette pour l’épuisement et l’inconstance. On se retrouve à poster à la va-vite, ou pire, à ne pas poster du tout parce qu’on est débordé. La solution pour contrer cela est de planifier ses publications avec des outils comme Buffer, Hootsuite, ou Monday.

Le secret réside dans le ‘batching’. Au lieu de créer vos posts au jour le jour, vous bloquez une plage horaire dédiée dans votre semaine.

‘Le lundi matin, c’est ce que je fais. Le lundi matin, je vais prendre 2h, 3h pour écrire les posts de la semaine.’

Pendant ce créneau, vous êtes 100% concentré sur la création de contenu. Une fois que vos posts sont prêts et que vous en êtes satisfait, vous les chargez dans votre outil de planification. Vous choisissez le jour et l’heure de publication pour chaque post, et c’est tout. Le logiciel s’occupe du reste. Votre présence sur les réseaux sociaux est assurée pour toute la semaine, et vous pouvez vous consacrer à d’autres tâches l’esprit tranquille.

J’entends souvent l’objection ou la rumeur selon laquelle les outils de planification réduiraient la portée (‘reach’) des publications. Honnêtement, je ne sais pas si c’est totalement vrai ou non, mais même si c’était le cas, la baisse serait minime. Et je suis convaincue que cette perte potentielle est largement compensée par le gain en régularité.

‘Ça me semble largement compensé par le fait qu’enfin, je poste réellement parce que quand je le faisais pas, et bien tout simplement j’oubliais de poster.’

Mieux vaut un post publié via un outil avec une portée légèrement réduite, qu’un post qui reste à l’état de brouillon parce que vous n’avez pas eu le temps de le publier manuellement. La régularité est la clé du succès sur les réseaux sociaux, et la planification est le meilleur moyen de la garantir.

6. Développez votre réseau intelligemment avec les assistants virtuels

Continuons sur les réseaux sociaux, notamment sur des plateformes professionnelles comme LinkedIn. L’engagement est crucial, mais certaines actions sont extrêmement répétitives et à faible valeur ajoutée. Accepter chaque demande de connexion une par une, envoyer un message de bienvenue standard, liker certains types de posts… Ce sont des tâches qui prennent du temps, mais qui peuvent être facilement déléguées à des assistants virtuels, ou ‘robots’. Je vous en ai déjà parlé dans l’épisode 93, et des outils comme Phantom Buster sont parfaits pour cela.

Il ne s’agit pas de créer des spambots qui harcèlent les gens, mais d’utiliser l’automatisation pour les premières étapes de la prise de contact. Imaginez : une personne vous envoie une demande de connexion sur LinkedIn. Au lieu de devoir la traiter manuellement, le robot peut être configuré pour accepter automatiquement la demande et envoyer dans la foulée un message de bienvenue que vous aurez pré-rédigé.

‘C’est tout simple, c’est tout bête, mais ça vous fait gagner quelques précieuses minutes.’

Ce premier contact étant établi de manière automatique, cela vous libère du temps pour vous concentrer sur les conversations qui en découlent. Vous pouvez alors prendre le relais de manière totalement humaine et personnalisée pour échanger avec les personnes qui répondent.

Ces outils peuvent faire bien plus. Ils peuvent extraire des informations sur des profils qui vous intéressent, inviter des personnes qui ont interagi avec vos contenus, et bien d’autres choses. L’objectif n’est pas de remplacer l’humain, mais de l’augmenter. En déléguant les tâches répétitives et chronophages au robot, vous préservez votre temps et votre énergie pour ce qui compte vraiment : les échanges authentiques, la création de liens, et les conversations qui peuvent déboucher sur de véritables opportunités. C’est une façon intelligente de travailler plus efficacement et de garder son énergie pour les interactions à haute valeur.

7. Devenez le chef d’orchestre de votre écosystème digital avec Zapier

Nous arrivons à la dernière automatisation, qui est en quelque sorte la clé de voûte de tout le système. Jusqu’à présent, nous avons vu des outils qui automatisent des tâches au sein de leur propre périmètre. Mais que se passe-t-il quand on veut que ces outils communiquent entre eux ? C’est là qu’intervient Zapier. Zapier est un logiciel qui agit comme un traducteur universel entre des milliers d’applications différentes. Il vous permet de créer des ponts, des connexions, pour que vos outils travaillent ensemble en parfaite harmonie.

Le principe de Zapier est basé sur une logique simple : ‘Quand CECI se produit (déclencheur), alors FAIS CELA (action)’. Vous n’avez pas besoin de savoir coder. Vous choisissez une application de départ, un événement déclencheur, puis une application d’arrivée et une action à réaliser. Je vous donne un exemple très concret que j’utilise régulièrement.

‘Lorsque j’organise […] une masterclass, je vous propose de vous inscrire sur mon logiciel de webinaire. […] Dès lors que quelqu’un va s’inscrire, […] je vais demander via Zapier à envoyer un message à mon gestionnaire de base email et à intégrer le contact dans mon gestionnaire de base email.’

Imaginez devoir faire ça à la main pour 1500 inscrits… C’est tout simplement impossible. Avec Zapier, cela se fait instantanément et sans erreur, pour chaque nouvel inscrit.

Une fois que vous avez compris ce principe, c’est une véritable boîte de Pandore qui s’ouvre. Les possibilités sont quasi illimitées. Vous pouvez créer une tâche dans votre gestionnaire de projet (Asana, Trello) chaque fois que vous recevez un email important dans Gmail. Vous pouvez enregistrer automatiquement les pièces jointes d’un email dans un dossier Dropbox. Vous pouvez recevoir une notification Slack chaque fois qu’un client effectue un paiement sur Stripe. C’est un outil exceptionnel pour éliminer toutes les tâches de saisie manuelle et de copier-coller entre vos différents logiciels. En connectant vos applications, vous créez un écosystème de travail fluide et intelligent qui vous fait gagner un temps précieux chaque jour.

Conclusion : L’automatisation, votre alliée pour une vie d’entrepreneur plus sereine

Nous venons de parcourir sept pistes concrètes pour intégrer l’automatisation dans votre quotidien d’entrepreneur. De la gestion de votre agenda avec Calendly à la connexion de tous vos outils avec Zapier, en passant par les paiements, les emails et les réseaux sociaux, chaque brique est une opportunité de regagner de précieuses minutes. L’objectif final n’est pas de transformer votre business en une machine froide et impersonnelle. C’est tout l’inverse. En déléguant les tâches répétitives, sans âme et sans valeur ajoutée à des systèmes fiables, vous libérez votre ressource la plus précieuse : votre temps de cerveau humain.

Ce temps reconquis, c’est du temps que vous pouvez réinvestir là où vous êtes irremplaçable. Dans la réflexion stratégique, dans l’innovation, dans la création de contenu à forte valeur, et surtout, dans des échanges humains et personnalisés avec votre audience et vos clients. L’automatisation est votre meilleure alliée pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel. J’espère sincèrement que cet aperçu vous aura donné envie de vous lancer. Commencez petit, par une seule automatisation, celle qui vous semble la plus simple ou la plus impactante pour vous. Vous verrez rapidement les bénéfices.

‘J’espère sincèrement que cet épisode vous aura fait gagner allez, 3 minutes par jour et que vous allez pouvoir utiliser ces 3 minutes pour regarder par la fenêtre, boire un café, réfléchir, vous poser, souffler, en tout cas, être plus serein dans votre business.’

C’est tout le mal que je vous souhaite. Alors, par laquelle allez-vous commencer ?

Foire aux questions sur l’automatisation business

L’automatisation ne risque-t-elle pas de déshumaniser ma relation client ?

C’est une crainte légitime, mais c’est en réalité tout le contraire si l’automatisation est bien pensée. L’objectif n’est pas d’automatiser les conversations humaines, mais de supprimer les tâches administratives et répétitives qui vous empêchent d’avoir le temps pour ces conversations. En automatisant la prise de rendez-vous ou l’envoi de factures, vous libérez du temps et de l’énergie mentale pour des échanges plus riches et personnalisés avec vos clients. L’automatisation gère le transactionnel pour que vous puissiez vous concentrer sur le relationnel.

‘Je vous rassure tout de suite, loin de moi l’idée de passer la main à un robot humanoïde. Non, ce que je vous propose, c’est d’identifier les actions de votre quotidien que vous devez faire mais qui n’ont pas de vraie valeur ajoutée.’

Quel est le meilleur outil pour commencer à automatiser quand on est débutant ?

Pour un premier pas simple et à fort impact, je recommande souvent de commencer par la gestion de l’agenda avec un outil comme Calendly. La configuration est très intuitive et les bénéfices sont immédiats : vous éliminez les allers-retours d’emails pour la prise de rendez-vous. C’est une victoire rapide qui vous fait immédiatement sentir le pouvoir de l’automatisation. Un autre excellent point de départ est un expandeur de texte comme A text, car il vous fait gagner du temps sur chaque email ou message que vous écrivez, ce qui a un effet cumulé énorme sur votre productivité quotidienne.

Combien de temps faut-il pour mettre en place ces automatisations ?

L’investissement en temps initial varie selon l’outil, mais il est généralement très raisonnable au vu du temps gagné par la suite. Configurer un outil comme Calendly ou A text peut prendre moins d’une heure. Mettre en place des automatisations plus complexes, comme une séquence d’emails ou un ‘Zap’ sur Zapier, peut demander quelques heures de réflexion et de paramétrage. Le principe clé est de voir cela comme un investissement : vous passez un peu de temps une seule fois pour économiser des minutes, voire des heures, chaque semaine à l’avenir.

‘En gros, vous le faites bien une fois pour toutes et après, plus besoin de vous en soucier.’

Est-ce que ces outils d’automatisation sont chers ?

La plupart des outils mentionnés proposent une version gratuite généreuse qui permet déjà de faire beaucoup de choses. Calendly, A text, Buffer, Phantom Buster et Zapier ont tous des plans gratuits qui sont parfaits pour démarrer et tester les fonctionnalités. Pour des outils comme Stripe, il n’y a pas de coût d’abonnement mensuel ; ils prélèvent une petite commission sur chaque transaction. Vous ne payez donc que lorsque vous gagnez de l’argent. L’investissement dans les versions payantes se justifie généralement très vite par le gain de temps et l’augmentation de l’efficacité ou des revenus qu’ils génèrent.

Peut-on vraiment faire confiance aux robots pour interagir sur les réseaux sociaux ?

Oui, à condition de les utiliser intelligemment et de manière éthique. Il ne s’agit pas de leur confier des conversations complexes ou de générer des commentaires génériques. Leur rôle est d’agir comme des assistants pour les tâches simples et répétitives. Par exemple, accepter une demande de connexion et envoyer un premier message de bienvenue standard est une tâche parfaite pour un robot. Cela garantit une réactivité que vous ne pourriez pas avoir manuellement. Le robot initie le contact, mais c’est ensuite à vous de prendre le relais pour créer un échange humain et authentique.

‘Ça va vous permettre de garder du temps pour échanger de façon pour le coup totalement humaine et personnalisée avec votre audience, ce sera beaucoup plus intéressant.’

Zapier est-il difficile à utiliser pour un débutant ?

Zapier peut sembler intimidant au premier abord en raison de l’immensité des possibilités, mais sa conception est en réalité très accessible, même pour les non-techniciens. L’interface est visuelle et vous guide pas à pas. Vous choisissez une application, puis un événement déclencheur dans une liste déroulante, puis une autre application et une action à effectuer. Il n’y a aucune ligne de code à écrire. Le mieux est de commencer par un ‘Zap’ très simple, comme ‘Quand je reçois un nouvel inscrit à ma newsletter, ajoute une ligne dans un Google Sheet’. Une fois que vous avez compris la logique, vous pouvez progressivement construire des automatisations plus complexes.