Les outils de productivité agence dont tout le monde parle sur LinkedIn ressemblent souvent à une liste de courses sponsorisée. Danilo Duchesnes, lui, gère DHS Digital – une agence Facebook et Instagram de neuf personnes, entièrement en remote, avec des dizaines de clients actifs en même temps – et il a pris le temps de détailler ce que son équipe utilise vraiment, au quotidien, sans filtre. Ce qui m’a frappé en écoutant cet épisode, c’est pas la liste en elle-même. C’est la logique derrière chaque choix.
Parce que choisir un outil, c’est souvent facile. Choisir de ne pas utiliser un outil pour ce pour quoi il a été conçu – ça, c’est une décision stratégique. Et c’est exactement ce que fait DHS Digital avec Slack, avec Notion, avec HubSpot. On y reviendra.
Slack sans les clients : le choix contre-intuitif
La plupart des agences qui passent à Slack le font pour tout – équipe interne, clients, prestataires, le livreur de pizza si possible. DHS Digital a fait l’inverse. Ou plutôt, ils ont essayé le tout-Slack, et ils ont décroché.
« On s’est rendu compte avec le temps que malheureusement la communication client sur Slack, ça devenait parfois trop prenant, on recevait beaucoup de messages, ce qui nous empêchait d’être productif et aussi on avait du mal à placer le curseur entre le temps de réactivité… alors que généralement l’email c’est plus posé, on a un peu plus le temps d’écrire un mail et surtout d’y répondre. »
Dit comme ça, ça paraît évident. Mais combien d’agences continuent à subir ce flux permanent parce que le client a l’habitude, parce que ça fait moderne, parce que personne ne veut avoir cette conversation difficile ?
Aujourd’hui, Slack chez DHS c’est uniquement interne. Avec la version payante – pour l’historique des messages, les audios (un détail qui change vraiment les échanges rapides), les appels. Et une architecture en canaux bien pensée : un canal par département (Growth, Média, Créa), un canal d’équipe généraliste, et – j’adore ça – un canal baptisé Perle pour les messages drôles et les posts qui font rire. (C’est souvent ce genre de détail qui distingue une équipe qui tient dans la durée d’une équipe qui s’use.)
Pour les équipes médias, un canal par client. Pas un canal pour tous les clients. La différence semble mineure sur le papier. En réalité, c’est toute la différence entre une conversation retrouvable et un fil de trois cents messages où personne ne sait plus qui a dit quoi sur quel compte.
Notion comme cerveau collectif – et CRM maison
Deuxième outil dans le stack des outils de productivité agence de DHS : Notion. Et là, Danilo Duchesnes ne fait pas dans la demi-mesure.
Notion sert à trois choses très différentes chez eux. D’abord, le wiki interne. Tous les process – campagnes, créa, admin, onboarding – documentés dans un système de sous-dossiers. Quand une nouvelle recrue arrive, elle n’attend pas qu’un collègue ait le temps de l’expliquer. Elle lit.
« J’avoue que j’ai tellement de choses qui sont dans le wiki que je pourrais pas tout vous résumer. On a aussi les process admin qui sont dans le wiki sur ben mettons que quelqu’un demande un remboursement pour une formation, qu’est-ce qu’on fait ? »
Ce niveau de documentation, c’est rare. La plupart des agences de neuf personnes fonctionnent encore à l’oral, à la transmission par osmose, au « demande à Untel ». C’est exactement là que ça coince quand quelqu’un part en vacances ou quitte la boîte.
Ensuite, Notion fait office de CRM maison pour les prospects inbound. Trois bases de données liées : entreprises, contacts, opportunités. Et un pipeline avec des états bien définis :
- Nouvelle opportunité
- Contact
- Audit
- Offre
- Signé (ou reporté, ou abandonné)
Vue Kanban, déplacement d’un état à l’autre. Trello sans Trello, en gros. Ce qui m’intéresse là-dedans, c’est la distinction que Danilo fait plus tard entre ce CRM Notion et HubSpot – mais j’y viens dans la dernière partie.
Enfin, Notion gère le calendrier éditorial. Posts LinkedIn, Instagram, podcast – dates, textes, visuels, tout au même endroit. Pour une agence qui réfléchit à sa propre croissance et à son positionnement, avoir une vision à plusieurs semaines sur la production de contenu, c’est pas du luxe.
Loom, dix fois par jour – l’outil de productivité agence le plus sous-estimé
Voilà un outil de productivité agence que beaucoup installent, utilisent deux semaines, puis oublient dans un onglet. Danilo Duchesnes, lui, dit l’utiliser dix fois par jour minimum. Et il le pense vraiment.
L’usage principal : le travail asynchrone. Tu reçois une question à 14h, tu réponds en vidéo à 16h en montrant ton écran. La personne regarde quand elle peut. Pas de réunion. Pas de « t’as deux minutes ? ».
« Admettons que nos clients nous disent pourquoi vous avez testé cette audience similaire dans cette campagne ? Ben là, on explique via un Loom en montrant le gestionnaire pourquoi on a fait ce choix-là et comment on a créé l’audience. »
Franchement, la plupart des agences passent à côté de ça. Une explication de trente secondes sur Loom évite un email de trois paragraphes que le client ne lira qu’à moitié, une réunion de vingt minutes pour clarifier ce que l’email n’a pas dit, et une incompréhension qui traîne pendant deux semaines. C’est aussi simple que ça.
Et pour les retours sur créa, Loom complète parfaitement Frame.io (on en parle juste après). L’un pour les explications de process, l’autre pour les feedbacks visuels précis.
Si tu veux aller plus loin sur la concentration et la productivité personnelle au-delà des outils, il y a d’autres approches qui complètent bien ce genre de stack.
La suite Google : Drive, Data Studio, Meet – le trio invisible
Trois outils Google dans le stack. Trois usages très distincts.
Google Drive d’abord. Organisation en quatre grands dossiers : commercial (decks, propositions), admin (factures triées par mois, notes de frais), marketing (posts, podcasts, vidéos), et account management avec un sous-dossier par client. Dans chaque dossier client : créa, infos client, rapports de performance. Propre. Lisible. Accessible à tout le monde sans avoir à demander.
Google Data Studio – maintenant rebaptisé Looker Studio – couplé à Supermetrics. C’est là que les rapports de performance Facebook Ads prennent vie pour les clients. Graphiques, données en temps réel, accès direct sans passer par le gestionnaire de pubs. Supermetrics coûte environ 200 euros par mois pour plus de dix ou vingt comptes (Danilo l’admet, il ne se souvient plus exactement du seuil). Data Studio lui, est gratuit. C’est le genre de combinaison où le coût est justifié dès le troisième client – parce que le temps économisé en reporting manuel dépasse largement la facture mensuelle.
« Data Studio c’est un truc qu’on utilise beaucoup qui permet à nouveau de donner un accès à la performance des campagnes aux clients mais nous aussi de présenter chaque mois la performance des campagnes via un outil qui est plus visuel et qui est plus structuré que le gestionnaire de publicité Facebook. »
Et Google Meet pour les visios. Avant c’était Zoom. Le switch s’est fait naturellement – parce que quand tu envoies une invitation Google Calendar, le lien Meet est déjà dedans. Un clic. Pas de lien Zoom à copier-coller dans un email séparé, pas de téléchargement, pas de « attends je retrouve le lien ». La friction en moins fait toute la différence quand tu enchaînes cinq appels dans une journée.
Frame.io et Calendly : les deux outils que personne ne pense à mettre dans son stack
Calendly d’abord. Outil de prise de rendez-vous. Rien de révolutionnaire en apparence. Mais l’usage que Danilo en fait est plus réfléchi qu’il n’y paraît : plusieurs liens distincts selon l’interlocuteur. Un lien pour les prospects (créneaux limités, certains jours seulement), un autre pour l’équipe et les partenaires (plus de disponibilité). La version payante – autour de 10-15 euros par mois – rend ça possible. Et ça, c’est de la gestion d’énergie autant que de la gestion d’agenda. Tu ne veux pas que ton prospect et ton associé aient accès aux mêmes créneaux.
Frame.io ensuite. C’est l’outil dont j’aurais aimé entendre parler plus tôt dans ma carrière quand je couvrais les agences créa. Le principe : tu importes tes créas (vidéos, images, carrousels) dans un dossier partagé avec le client. Le client laisse ses feedbacks directement dans l’outil – et sur une vidéo, il peut pointer exactement la seconde concernée. Seconde 3, mauvais texte en overlay. Seconde 12, le logo est trop petit. Commentaire ancré dans le temps, dans l’image.
Finis les emails qui s’accumulent, les WeTransfer qui expirent, les listes de feedbacks numérotés qui ne correspondent plus aux versions actuelles. Tout l’historique reste dans Frame.io. Tu retrouves le feedback reçu il y a trois mois sur une créa précise. (Et ça, le jour où un client conteste quelque chose, c’est pas anodin.)
Pour une équipe qui construit sérieusement son organisation, ce genre d’outil règle des problèmes de communication qui semblent bénins mais qui, sur trois ans, représentent des centaines d’heures perdues.
HubSpot vs Notion CRM : pourquoi DHS utilise les deux
La distinction finale – et la plus intéressante, je trouve – c’est la coexistence de HubSpot et du CRM Notion dans le même stack. Ça semble redondant. Ça ne l’est pas.
Notion CRM pour l’inbound : les prospects qui arrivent via le site, via le podcast, via LinkedIn entrant. Des gens qui ont déjà manifesté un intérêt. Le process est léger, la relation est déjà amorcée.
HubSpot pour l’outbound : les prospects que DHS a directement identifiés et contactés via LinkedIn ou d’autres bases de données. Là, il faut un suivi plus structuré, une traçabilité des interactions, une vision pipeline plus rigoureuse. HubSpot fait ça mieux que Notion – pas parce que Notion est mauvais, mais parce que les deux outils ne sont pas conçus pour le même niveau de complexité commerciale.
C’est le genre de nuance que tu rates quand tu lis un article de blog qui te dit « utilisez un CRM ». Lequel ? Pour quoi ? Pour qui ? Ça dépend de ton volume, de ton type de prospection, de l’étape où tu en es. DHS utilise les deux – et ça a du sens parce qu’ils ont deux motions commerciales distinctes. Pour mieux comprendre comment construire une offre B2B solide qui alimente ce genre de pipeline, c’est un autre sujet qui mérite d’être creusé séparément.
Agorapulse ferme la liste – outil de programmation sociale sur LinkedIn, Instagram, Facebook, utilisé depuis deux ans. Rien de spectaculaire à raconter dessus, c’est un outil qui fait ce qu’il dit. Et parfois, c’est tout ce qu’on demande à un outil de productivité agence.
Ce que ce stack dit vraiment sur la façon de faire tourner une agence
Dix outils de productivité agence. Neuf personnes. Tous en remote. Des dizaines de clients en parallèle. Et un point commun à presque chaque choix d’outil : la séparation des flux.
Slack interne seulement. Notion pour l’inbound, HubSpot pour l’outbound. Google Drive pour les assets, Frame.io pour les feedbacks créa. Chaque outil a un périmètre clair et il ne déborde pas dans le périmètre du voisin. C’est anti-intuitif à l’ère des outils tout-en-un, des plateformes qui promettent de tout centraliser.
Mais le tout-en-un, en pratique, ça donne souvent un endroit où tout se retrouve mélangé et où plus personne ne sait où chercher quoi. La spécialisation des outils, c’est une forme de discipline organisationnelle. Ça coûte un peu plus cher en abonnements cumulés – probablement 400 à 600 euros par mois pour l’ensemble du stack, en estimant grossièrement. Et ça économise probablement dix fois plus en temps perdu et en erreurs de communication.
Ce que Danilo Duchesnes a construit ici, c’est moins un stack d’outils qu’une façon de penser le travail en équipe distribuée. La culture d’entreprise se construit aussi dans les rituels quotidiens – et les outils font partie de ces rituels, qu’on le veuille ou non.
La vraie question, pour n’importe quelle agence ou freelance qui lit ça : est-ce que chaque outil dans ton stack a un rôle qui n’est pas joué par un autre ? Ou est-ce que tu paies pour cinq outils qui font vaguement la même chose parce que personne n’a jamais eu le courage de trancher ?
