Recruter une assistante virtuelle dans l’urgence – parce que le business vient de faire 200 000 € en quatre jours et que tout s’effondre en coulisses – c’est exactement le scénario qu’Aurélie Gatet, mentor business depuis 9 ans, décrit dans l’épisode 135 de son podcast Née pour Impacter. Six recrues en urgence. Toutes les erreurs possibles. Et une leçon que beaucoup d’entrepreneurs apprennent trop tard, trop cher.
Ce qui est frappant dans cet épisode, c’est pas tant le chiffre – 200 000 € en quatre jours, ça donne le vertige – c’est la lucidité après coup. Aurélie y reçoit Marthe Déro, assistante virtuelle et bras droit d’entrepreneurs depuis 2017, aujourd’hui formatrice de ce qu’elle appelle les ‘super assistantes’. Ensemble, elles démontent les idées reçues sur la délégation, le recrutement, les titres ronflants et les collaborations qui partent en fumée.
Et franchement, la plupart des entrepreneurs passent à côté de l’essentiel quand ils pensent à déléguer. Ils cherchent quelqu’un de compétent. Ils oublient de chercher quelqu’un de compatible. Ce n’est pas la même chose du tout.
Quand les 200 000 euros ont tout fait exploser
Aurélie Gatet ne s’en cache pas : elle a attendu d’atteindre ses premiers 200 000 € de chiffre d’affaires – seule – avant de comprendre que ce n’était plus tenable. Le déclencheur ? Un challenge qui a généré près de 200 000 € en seulement quatre jours. Et derrière ce chiffre, un chaos organisationnel total.
« J’ai dû recruter six personnes dans l’urgence. Et j’ai fait toutes les erreurs possibles et inimaginables. »
Voilà. Six personnes. Dans l’urgence. C’est exactement le genre de recrutement qui coûte plus qu’il ne rapporte – en temps, en argent, en confiance perdue dans la délégation elle-même.
Ce moment-là, beaucoup d’entrepreneurs le connaissent. Pas forcément à cette échelle. Mais le principe est le même : on attend d’être débordé pour chercher de l’aide, et du coup on recrute mal. On prend la première personne qui semble bien, parce qu’on n’a pas le temps de faire autrement. Et ça plante.
Marthe Déro, elle, a vécu le problème depuis l’autre côté. Ses premiers clients l’ont surnommée ‘super assistante’ parce qu’elle ne se contentait pas d’exécuter des tâches. Elle réfléchissait à l’impact de ses actions sur le business. Elle anticipait. Elle conseillait. Et progressivement, elle a compris que ce profil – ni pure exécutante ni bras droit au sens stratégique total – manquait cruellement sur le marché. rester solopreneur peut sembler confortable, mais à partir d’un certain seuil, c’est une illusion dangereuse.
Assistante, super assistante, OBM, bras droit : le vrai lexique
On ne peut pas recruter une assistante virtuelle correctement si on ne sait pas ce qu’on cherche. Et là, le flou est total dans l’écosystème des entrepreneurs en ligne.
Marthe Déro distingue trois niveaux. D’abord, l’assistante classique – celle qui exécute ce qu’on lui demande, sans nécessairement réfléchir aux conséquences. Ensuite, la super assistante (ou OBM, les termes se recoupent selon elle) – qui gère des pôles entiers, conseille sur la stratégie, et met les choses en place au lieu de juste les planifier. Enfin, le bras droit – celui ou celle qui peut faire tourner le business en l’absence totale de l’entrepreneur.
« Bras droit vraiment, il peut gérer le business si tu es pas là. Vraiment, il va te donner des conseils stratégiques surtout… imaginons tu pars en année sabbatique, le business s’il peut continuer à rouler sans toi et même à croître. »
Dit comme ça, la frontière paraît claire. Dans les faits, c’est beaucoup plus brouillon. Aurélie Gatet le dit sans détour : beaucoup de personnes qui se présentent ‘bras droit’ sur Instagram n’ont pas les compétences qui vont avec le titre. Certaines ont suivi une formation OBM et se positionnent comme telles – sans jamais avoir été assistantes exécutantes. Sans jamais avoir su de combien de temps un tunnel de vente a besoin pour être configuré, ou quel bouton activer quand ça bugue en plein lancement.
Marthe est directe là-dessus :
« Si toi-même tu l’as jamais fait, bah c’est compliqué d’arriver au résultat et si jamais il y a le moindre bug dans le parcours, mais en fait tu sais pas quel levier activer pour remettre le business sur les bons rails. »
C’est exactement le problème. Un titre sans le vécu derrière, ça coûte cher – en erreurs non anticipées, en missions mal cadrées, en entrepreneur qui se retrouve à devoir corriger le travail de quelqu’un qu’il paye pour éviter d’avoir à le faire.
Aurélie ajoute une nuance importante : 50 OBM, les 50 n’ont pas les mêmes capacités. Certaines sont excellentes en gestion de projet mais mauvaises managers. D’autres sont de très bons managers mais incapables de construire une stratégie. Avant de recruter une assistante virtuelle, il faut savoir précisément ce dont on a besoin – pas ce qu’on pense avoir besoin.
Le piège de la compatibilité émotionnelle
Premier entretien. La personne en face est incroyable. Elle parle comme toi, elle pense comme toi, vous pourriez être meilleures amies. Et tu te dis : c’est elle.
Aurélie Gatet a fait cette erreur. Elle le raconte sans fard :
« J’ai rencontré une assistante et je me suis dit oh elle est incroyable, ça pourrait être ma meilleure amie. On discutait, c’était fluide, c’était agréable, on avait que des points communs. Enfin un match énergétique humain parfait. Une catastrophe dans la collaboration. »
Ça arrive. Souvent. La connexion humaine est trompeuse – elle fait croire à une compatibilité professionnelle qui n’existe pas forcément. Marthe Déro construit son process de recrutement précisément pour contourner ça : l’émotionnel intervient en dernier, après les tests, après l’identification des profils qui correspondent aux besoins réels.
Il y a un autre piège, plus subtil, que Marthe soulève avec une franchise assez rare dans ce milieu : recruter quelqu’un qui est ‘amoureux’ de l’entrepreneur. Pas au sens romantique nécessairement – mais quelqu’un qui cherche à plaire, qui dit toujours oui, qui n’ose pas challenger les décisions. Ce genre de profil est particulièrement dangereux quand on cherche quelqu’un qui doit conseiller, alerter, dire stop quand il le faut.
Pour recruter une assistante virtuelle qui remplit vraiment ce rôle de garde-fou, il faut poser la question dès l’entretien. Aurélie le fait maintenant systématiquement : elle dit la vérité sur comment elle fonctionne, sur ses 10 000 idées à la seconde, et elle demande explicitement qu’on lui dise quand elle s’emballe. Ce n’est pas une invitation à la critique gratuite. C’est du cadrage professionnel. (Et c’est une compétence que très peu d’entrepreneurs ont cultivée, ce qui explique pas mal de collaborations ratées.)
Si la question du dire non dans une relation professionnelle te paraît inconfortable, c’est probablement le signe que tu en as le plus besoin.
recruter une assistante virtuelle : à quel moment c’est vraiment pertinent
Pas de règle universelle ici – et Marthe Déro refuse d’en donner une. Ce qui existe, c’est un ensemble de signaux et de conditions minimales.
Condition numéro un : pouvoir se payer soi-même. Si le business ne tourne pas encore assez pour que l’entrepreneur en vive, embaucher quelqu’un d’autre n’est pas la priorité. C’est du bon sens, mais ça va mieux en le disant.
Condition numéro deux : avoir une vision de là où on veut aller. Recruter pour recruter – parce qu’on a lu quelque part que les entrepreneurs qui scalent ont des équipes – c’est une erreur. Sans objectif clair, l’assistante n’a pas de cap à suivre. Elle fait des choses. Utiles peut-être. Mais pas nécessairement les bonnes.
Aurélie ajoute un cas concret que j’ai trouvé particulièrement juste : des entrepreneurs qui ont déjà des ventes, un chiffre qui rentre, mais qui passent leur journée à faire des factures, répondre aux emails, gérer les messages clients. Résultat ? Ils n’ont plus le temps d’être visibles, de vendre, de créer ce qui fait vraiment tourner leur business. Le chiffre régresse. Pas parce que le marché se tasse – parce qu’ils sont noyés dans l’opérationnel.
Dans ce cas, recruter une assistante virtuelle même à un stade ‘instable’ peut être le bon choix. Ça libère du temps pour les tâches à valeur ajoutée. Et c’est ça qui redéclenche la croissance.
Mais – et Marthe insiste là-dessus – le pire moment pour recruter, c’est en plein lancement. En pleine urgence. Quand on est débordé et qu’on cherche quelqu’un qui prend le relais dans les 48 heures. Dans ce contexte, on recrute avec les tripes et pas avec la tête. Et on se retrouve exactement dans la situation qu’Aurélie décrivait au début. Sur ce point, travailler seul et bien structurer son activité avant de déléguer reste souvent la voie la plus solide.
Ce qu’on délègue en premier – et ce qu’on garde
La réponse automatique à ‘quoi déléguer en premier ?’ c’est toujours ‘l’administratif’. Les factures, les emails, la compta. Ce qui prend du temps sans rapporter de valeur.
Marthe et Aurélie nuancent. Fortement.
Certains entrepreneurs ont besoin de ces tâches sans prise de tête pour décompresser. Le montage vidéo, la compta, la mise en page – pour certains, c’est exactement ce qui leur permet de souffler entre deux sessions de création ou de vente. Leur enlever ça, c’est leur couper l’oxygène. Tu leur délègues le montage, tu leur enlèves le seul moment où ils ne réfléchissent pas. Du coup le bilan devient contre-productif.
Aurélie va plus loin : elle ne conseille pas aux entrepreneurs de garder l’admin pour décompresser. Elle leur dit d’aller marcher, de sortir du business, de couper vraiment. Et de payer quelqu’un – 30, 40, 50 euros de l’heure – pour s’occuper de ce qu’elle sait faire mais n’aime pas faire. Pendant ce temps-là, elle se balade. Elle récupère. Elle revient avec de l’énergie pour ce qui compte vraiment.
C’est une posture. Pas une règle universelle. Mais elle a le mérite d’être honnête sur ce que coûte vraiment la délégation – et sur ce qu’elle rapporte quand elle est bien calibrée. intégrer des automatisations dans son business peut d’ailleurs compléter cette logique : certaines tâches récurrentes n’ont même pas besoin d’une humaine pour être gérées.
Ce qui est certain – et là les deux sont d’accord – c’est qu’on ne délègue pas en premier ce qui nous met en joie. Ce qui nous nourrit. Ce qui nous donne envie de travailler. Ce serait déléguer l’essentiel pour garder le reste. Et ‘le reste’, en général, c’est exactement ce qui épuise.
Le signe que tu as trouvé la bonne personne
Marthe Déro a une formule pour ça. Simple. Presque brutalement simple.
Tu lui demandes de faire quelque chose. Elle te répond : c’est déjà fait.
Et quand tu vérifies, c’est fait comme tu voulais que ce soit fait. Pas de la manière dont elle pensait que tu voudrais. Comme toi, tu voulais. Parce qu’elle a pris le temps de comprendre comment tu fonctionnes, ce que tu aimes, ce que tu ne tolères pas.
Ce niveau de synchronisation ne se construit pas en une semaine. Ça demande du temps, de la transparence des deux côtés, des ajustements. Mais quand c’est là, la charge mentale s’allège vraiment. Pas parce que tu fais moins de choses – parce que tu sais que les choses se font, même quand tu ne regardes pas.
Il y a aussi une leçon que l’épisode amène en creux, à travers l’histoire de l’assistante d’Aurélie qui est partie – puis revenue cinq ans plus tard comme bras droit. Cette collaboratrice avait évolué progressivement vers un rôle de bras droit sans que le titre ni le forfait ne suivent. Elle est partie. Et puis elle est revenue, dans un cadre redéfini, avec une reconnaissance formelle de ce qu’elle faisait réellement.
Parfois, les départs ne sont pas des fins. Ils sont des demandes de reconnaissance mal formulées. Et parfois, la bonne personne est déjà là – elle attend juste qu’on lui dise clairement ce qu’elle vaut. Sur ce sujet plus large de la réussite entrepreneuriale et de ce qui compte vraiment, la définition du succès en tant qu’entrepreneur mérite d’être posée avant même de penser à recruter.
Recruter une assistante virtuelle, en fin de compte, ce n’est pas trouver quelqu’un pour faire ce que tu n’as pas le temps de faire. C’est trouver quelqu’un avec qui construire quelque chose. Et ça, ça commence bien avant le premier entretien.
