Se sentir noyé sous les responsabilités ? La délégation n’est pas une option, c’est une obligation
Peut-être qu’aujourd’hui, tu te retrouves noyé par toute la masse de responsabilités et d’actions que tu dois mener au quotidien pour développer ta visibilité, ton chiffre d’affaires et apporter une excellente expérience client. Si tu es entrepreneur en ligne dans l’accompagnement ou la prestation de service, tu en as sûrement marre de jongler avec toutes les casquettes. Laisse-moi te dire une chose : déléguer, ce n’est pas une option, c’est une obligation si tu veux faire grandir ton entreprise sans sacrifier ton équilibre de vie.
Je rencontre parfois des personnes qui me disent : ‘Oh mais moi Aurélie, j’ai un gros business et j’ai qu’une personne, voire zéro, et je m’en sors très bien’. Selon le chiffre d’affaires que tu vises, c’est possible. Mais si tu souhaites vraiment passer des paliers de succès, c’est comme imaginer ton boulanger acheter sa farine, faire son pain, puis enlever son tablier pour passer à la vente. Humainement, c’est compliqué. On n’a pas 72 000 heures dans une journée et on ne peut pas être partout. Je sais que ça peut être flippant. Il faut lâcher le contrôle, faire confiance à quelqu’un d’autre avec ton précieux business. Mais si tu te demandes à qui confier ces tâches et par où commencer, tu es au bon endroit. Voici les neuf étapes essentielles pour déléguer sereinement.
Étape 1 : auditer son temps pour savoir quoi déléguer en priorité
La première question qu’on me pose toujours est : ‘Aurélie, je délègue quoi ?’. Pour y répondre, la première chose à faire est un audit de ton emploi du temps. Tu peux classer les tâches en trois grandes catégories.
Identifier vos besoins et zones de non-compétence
Commence par repérer les tâches qui te prennent beaucoup de temps et d’énergie, celles où tu n’as pas de compétences, ou même celles qui te plaisent mais n’apportent pas une réelle valeur ajoutée à ton business. Par exemple, si tu adores passer des heures sur Canva à faire du graphisme alors que ta zone de génie est le coaching, tu sais que c’est une tâche à déléguer. Oui, ça te met en joie, mais ça ne génère pas directement de la valeur pour ton activité principale.
Repérer les tâches chronophages qui freinent votre croissance
Ce sont les tâches qui te prennent un temps fou sans être directement liées à ton cœur de métier. Ça peut être la gestion des emails, le suivi des clients, ou la facturation. Je te conseille de te chronométrer. Si faire tes factures te prend deux heures chaque semaine, tu sais à peu près le nombre d’heures à déléguer. Et n’oublie pas : si ce n’est pas ta zone de génie, une personne spécialisée mettra probablement moitié moins de temps, ce qui te donne une idée du budget à prévoir.
Gérer les besoins urgents sans paniquer
Parfois, la priorité est dictée par l’urgence : un nouveau projet qui arrive, une personne de ton équipe qui tombe malade, un problème technique avec ton podcast… Ces besoins urgents peuvent t’indiquer très clairement où tu as besoin d’aide immédiatement.
Étape 2 : clarifier vos objectifs pour une délégation réussie
Déléguer sans savoir ce que tu veux accomplir peut créer plus de confusion qu’autre chose. Avant de chercher quelqu’un, sois au clair sur tes objectifs. Qu’attends-tu de cette personne ? Qu’est-ce que cette collaboratrice vient soutenir dans ta stratégie ? Est-ce une urgence ? Faut-il déléguer la mission en partie ou en totalité ? Par exemple, pour la création d’un ebook, tu peux déléguer l’écriture, la mise en page et la promotion de A à Z, ou simplement garder l’écriture et confier le reste.
Étape 3 : choisir les bonnes personnes, l’alliance du savoir-faire et du savoir-être
La clé d’une délégation réussie, c’est de trouver des personnes compétentes ET alignées avec ton entreprise. Et quand je parle de compétences, j’inclus le savoir-faire et le savoir-être. Ça peut paraître évident, mais mes nombreuses expériences de recrutement m’ont montré que ce qui me semble logique ne l’est pas pour tout le monde.
Au-delà des compétences techniques : l’importance capitale du savoir-être
J’ai déjà eu affaire à une personne excellente en community management, mais qui arrivait avec 20 minutes de retard en réunion d’équipe et coupait sa caméra pour se faire faire les ongles par son esthéticienne à domicile. Oui, c’est du vécu. Une autre fois, une personne m’assure qu’elle sera disponible à midi pour gérer des mails de vente urgents, puis elle n’est pas là car elle pensait pouvoir ‘gérer ça en même temps que son cours de danse’. Le but n’est pas de jeter la pierre, mais de comprendre que si le savoir-être n’est pas en adéquation avec la culture de ton entreprise, ça ne fonctionnera pas.
L’alignement sur la vision et les valeurs de l’entreprise
Il est fondamental que la personne adhère à ta vision, que vous ayez un but commun. Ce qui rassemble les gens, ce sont les causes qui leur tiennent à cœur. Toutes mes collaboratrices partagent mes valeurs de liberté financière pour les femmes. On ne fait pas que le dire, on l’incarne. Lors de nos recrutements, on cherche à savoir comment la personne vit, quelles sont ses ambitions, les causes qu’elle défend. Par exemple, une candidate qui faisait du handball a marqué des points, car cela suggère un esprit d’équipe. On regarde la personne en dehors du business, car ça en dit long.
Incarner ses valeurs, c’est essentiel. J’ai une fois dit à une membre de mon équipe qui avait pris du retard : ‘C’est OK, mets-toi en off et profite de ta famille, ces moments ne se rachètent pas’. Je ne peux pas prôner la liberté et retenir quelqu’un dans une prison dorée. C’est pour ça qu’une autre collaboratrice a voulu partir pour tester le salariat, et je l’ai encouragée. ‘Vas-y, essaie, lâche-toi, va kiffer !’. Je serais égoïste de la retenir. C’est comme ça que j’attire des personnes complètement alignées. Aujourd’hui, c’est non négociable : tu n’apportes pas du plus dans ma vie ou mon business, tu dégages.
Étape 4 : définir les responsabilités clairement pour éviter les malentendus
Une des erreurs les plus courantes est de ne pas être assez clair. Un malentendu peut vite tourner à la catastrophe. Il faut une description précise des tâches, des délais et des attentes.
L’erreur de croire que tout est évident
J’ai un jour délégué une partie de ma stratégie de communication à un ‘E-player’, un champion dans sa catégorie. Il m’a demandé de lui faire confiance. J’aurais dû me souvenir que la confiance n’exclut pas le contrôle. Un jour, sentant des incohérences, je lui ai demandé : ‘Est-ce que tu peux m’expliquer ce que je vends et quelles sont mes offres ?’. Sa réponse était à 80% à côté de la plaque. La personne qui gérait toute ma com’ ne savait pas ce que je vendais. C’était une évidence pour moi, mais j’aurais dû la valider dès le début.
La technique infaillible : demander de reformuler
Aujourd’hui, je ne demande plus jamais ‘c’est bon, tu as compris ?’. Je dis : ‘Est-ce que tu peux m’expliquer ce que tu as compris ?’. Lors d’un recrutement, une candidate m’a dit vouloir ‘être considérée’. Au lieu de supposer ce que cela signifiait, je lui ai demandé de m’expliquer. Sa définition n’avait rien à voir avec ce que j’imaginais. Pour elle, c’était recevoir un cadeau d’anniversaire ou qu’on prenne des nouvelles de ses enfants. Cette technique de reformulation a changé toutes mes relations, professionnelles comme personnelles.
Étape 5 : créer des process et des systèmes pour sécuriser votre business
Déléguer sans processus ne fait que compliquer la tâche. Crée des templates, des guides pour les tâches récurrentes. Au début de mes challenges, je gardais tout dans ma tête. Je pensais ne pas avoir besoin de process. En réalité, ça créait une charge mentale énorme. Des idées me popaient en pleine nuit, me stressant. Aujourd’hui, tout est écrit, mon modèle de challenge est sain, stable et sécure. Mon équipe gère tout de A à Z, et je n’ai plus qu’à faire les lives.
Étape 6 : laisser de la place à l’initiative pour ne pas micro-manager
Ça, ça a été compliqué pour moi. Déléguer ne veut pas dire micro-manager. Il est essentiel de laisser de la liberté à la personne en charge. L’objectif est de la faire grandir dans son rôle. Au début, c’est difficile, surtout quand tu es plus compétente sur la mission. Tu peux être tentée de tout contrôler. C’est là qu’il est crucial de bien former et d’expliquer les choses simplement, comme à un enfant de 10 ans. Ce qui est logique pour toi ne l’est pas forcément pour l’autre.
Étape 7 : mettre en place un système de suivi et de feedback continu
Une fois la tâche déléguée, le suivi est essentiel. Que ce soit par des réunions régulières ou des rapports écrits, le feedback permet d’améliorer les process et de réajuster si nécessaire. Par exemple, pour nos challenges, nous avons un dossier ‘feedback’ que chaque membre de l’équipe remplit au fur et à mesure. Ça nous permet de nous améliorer constamment et de ne pas ‘s’embourber dans notre propre caca’.
Étape 8 : anticiper et déléguer petit à petit pour tester la collaboration
Si tu n’as jamais délégué, ou si tu intègres une nouvelle personne, commence petit. Confie-lui quelques petites missions, quelques heures par-ci par-là. Tu verras ce qui fonctionne, si la personne s’adapte, s’il y a un match dans le savoir-faire et le savoir-être. Ensuite, tu pourras augmenter le volume d’heures. Si tu n’anticipes pas, tu risques de déléguer dans l’urgence, et de te retrouver à reprendre les missions toi-même parce que le recrutement n’était pas le bon.
Étape 9 : investir dans la formation et un onboarding de qualité
L’onboarding, c’est le parcours d’accueil et d’intégration d’une nouvelle personne. Déléguer sans fournir les bons outils, c’est comme donner un projet sans expliquer les règles du jeu. Assure-toi de bien former tes collaborateurs. J’ai appris à libérer beaucoup plus de temps dans mon agenda pour former, répondre aux questions, faire des allers-retours. Il m’est arrivé, par le passé, de ‘balancer la patate chaude’ en urgence. Mea culpa, mais ce n’est pas la bonne méthode.
Les bénéfices concrets : pourquoi tout est délégable, même dans votre vie perso
Une délégation bien pensée est un véritable levier. Elle t’apporte du temps pour te concentrer sur l’essentiel et de l’argent grâce à l’optimisation de ton business.
Au-delà du pro : comment déléguer dans sa vie personnelle
On a beaucoup parlé du pro, mais absolument tout est délégable, même dans ta vie perso. J’ai accompagné des clientes à déléguer des tâches domestiques. L’une d’elles a pris une femme de ménage car elle passait 5 heures par semaine à repasser. Une autre a délégué la cuisine et a gagné 8 heures par semaine ! Personnellement, je délègue la recherche de mes biens immobiliers à un chasseur. Oui, ça coûte de l’argent, mais les 50 heures que je ne passe pas à visiter des appartements, je les consacre à mon business ou à profiter de la vie. Tout dépend de ta vision et de la valeur que tu accordes à ton temps. Les 5 heures où tu fais du ménage sont 5 heures où tu ne développes pas ton entreprise.
J’espère que ces étapes t’ont éclairée. La délégation est une décision qui peut transformer ton entreprise et ta vie, te permettant de passer au palier supérieur sans jamais perdre ton équilibre et ta jouissance de vivre.
FAQ sur la délégation pour entrepreneurs
Quelles sont les premières tâches à déléguer quand on est entrepreneur ?
Commencez par les tâches qui vous prennent beaucoup de temps pour peu de valeur ajoutée, celles pour lesquelles vous n’avez pas de compétences, ou celles qui sont répétitives et chronophages comme la gestion administrative, la facturation ou la gestion des réseaux sociaux.
‘Tu vas commencer par repérer les tâches qui te prennent beaucoup de temps et d’énergie. Également celle où tu n’as pas de compétences. Celle où tu as peut-être les compétences qui te mettent en joie, mais en réalité, elles ne génèrent pas vraiment de valeur ajoutée pour ton business.’ – Aurélie Gauthey
Comment s’assurer qu’un collaborateur a bien compris sa mission ?
La meilleure méthode est de ne pas se contenter d’un ‘oui, j’ai compris’. Demandez activement à la personne de reformuler la mission, les objectifs et les attentes avec ses propres mots. Cela permet de déceler immédiatement les incompréhensions et d’aligner les visions.
‘Aujourd’hui, je ne fais plus jamais ça dans mes relations, plus jamais. Je dis à la personne : est-ce que tu peux m’expliquer qui est ma cliente de cœur ? Et là, tu as les vrais mots.’ – Aurélie Gauthey
Pourquoi le ‘savoir-être’ est-il aussi important que les compétences techniques lors d’un recrutement ?
Le savoir-être (ponctualité, communication, proactivité, alignement des valeurs) garantit une intégration harmonieuse dans l’équipe et la culture de l’entreprise. Une personne peut être techniquement excellente mais créer des conflits ou ne pas respecter les engagements, ce qui nuit à la productivité et à l’ambiance générale.
‘S’il y a certes ses compétences, mais si elle n’a pas un savoir-faire et être en adéquation avec ton entreprise, ça ne fonctionnera pas. Et également que cette personne adhère à ta vision.’ – Aurélie Gauthey
Est-il possible de déléguer sans perdre le contrôle de son entreprise ?
Oui, absolument. Déléguer ne signifie pas perdre le contrôle, mais plutôt exercer un contrôle intelligent. Cela passe par la mise en place de processus clairs, d’indicateurs de performance, de points de suivi réguliers et d’un système de feedback, tout en laissant de l’autonomie à vos collaborateurs.
‘Toute confiance n’exclut pas le contrôle. J’aurais peut-être dû me souvenir de cette phrase.’ – Aurélie Gauthey
Comment créer des processus simples pour faciliter la délégation ?
Commencez par documenter les tâches récurrentes. Créez des checklists, des templates ou de courtes vidéos tutorielles (Loom, par exemple) pour chaque processus. L’objectif est qu’une nouvelle personne puisse comprendre et exécuter la tâche avec un minimum de supervision. Même si vous êtes seul, cela libère votre charge mentale.
‘Aujourd’hui, tout est écrit, mon modèle de challenge, il est sain, il est stable, il est sécure. Je m’inquiète plus. Moi, j’ai juste à faire les lives et aujourd’hui, je touche plus à rien.’ – Aurélie Gauthey
Comment déléguer pour gagner à la fois du temps ET de l’argent ?
La délégation vous fait gagner du temps en vous libérant des tâches opérationnelles. Ce temps retrouvé doit être réinvesti dans des activités à haute valeur ajoutée que vous seul pouvez faire : stratégie, développement commercial, création de nouvelles offres. C’est ce réinvestissement qui génère de l’argent et booste la rentabilité.
‘La délégation, quand elle est bien pensée, c’est un véritable levier pour te libérer du temps tout en boostant ton chiffre d’affaires et ta rentabilité.’ – Aurélie Gauthey
En quoi consiste un bon processus d’onboarding ?
Un bon onboarding va au-delà de la simple formation technique. Il inclut une présentation de la vision et des valeurs de l’entreprise, une introduction à l’équipe, la clarification des rôles et des attentes, et la mise à disposition de tous les outils et documents nécessaires. C’est un parcours structuré pour que le nouveau collaborateur se sente accueilli, aligné et autonome rapidement.
‘L’onboarding, c’est comment tu vas accueillir, intégrer […] il y a des vidéos sur la mission, la vision de l’entreprise. Enfin, il y a tout un onboarding, un parcours quand la personne arrive.’ – Aurélie Gauthey
Peut-on aussi déléguer des tâches de sa vie personnelle ?
Oui, et c’est un levier puissant pour l’équilibre de vie. Vous pouvez déléguer le ménage, le repassage, la préparation des repas, la gestion de vos réservations de voyage ou même la recherche d’un bien immobilier. L’énergie et le temps mental que vous récupérez peuvent être consacrés à votre famille, vos loisirs ou votre entreprise.
‘Absolument tout est délégable même dans ta vie perso. On a beaucoup parlé du pro. Mais j’ai deux clientes dans mon mastermind […] à qui j’ai permis de déléguer dans leur vie personnelle.’ – Aurélie Gauthey
