Pourquoi j’ai mis 7 ans pour devenir productif – FAQ #5

Déléguer sans perdre en qualité : comment former son équipe ?

Une question qui revient souvent, et qui m’a personnellement « beaucoup trituré pendant un moment », est celle de la délégation, surtout quand une marque est fortement incarnée par son fondateur. Romain a parfaitement résumé le dilemme : « Comment faites-vous pour gérer cela ? La personne désormais chargée de répondre au mail n’est pas Stan Leloup, elle n’a probablement pas encore son expérience ni son mindset. »

La réalité, c’est qu’à une certaine échelle, je n’avais plus le choix. Soit j’arrêtais de répondre aux gens, soit je trouvais une manière de le faire qui soit scalable. C’est ce qui m’a forcé à prendre cette décision. La problématique se divise en deux aspects : la transmission des connaissances en interne et la communication de ce changement à l’externe.

Le transfert de connaissances en interne : un processus d’itération

Au début, je me demandais comment une autre personne pourrait atteindre mon niveau de qualité. Puis, j’ai eu une prise de conscience : « en fait, ce que je suis en train de réfléchir, c’est complètement idiot parce que je suis en train de faire une formation. Donc je suis en train de dire, OK, je suis capable de transmettre ma compétence à quelqu’un d’autre. Je suis capable de former mes clients. Je devrais être encore plus capable de former mon équipe. » Et c’est encore plus rapide, car mon équipe est à mes côtés.

L’élément le plus important que j’ai découvert pour former une équipe est la rapidité d’itération et le feedback. Plus vous donnez de petits projets à une personne et lui fournissez un retour constructif, plus elle apprendra rapidement votre manière de penser et de travailler. Prenez l’exemple des titres pour notre chaîne YouTube d’extraits de podcast. Nous publions une vidéo par jour. Chaque vidéo a besoin d’un titre. C’était une occasion parfaite pour former Paul, mon premier recruté, à l’écriture de titres percutants. Au début, nous validions chaque titre ensemble. Une fois qu’il a atteint un niveau compétent, je lui ai laissé la main. Aujourd’hui, c’est même lui qui forme une autre personne à cette tâche, en lui donnant le feedback que je lui donnais auparavant.

Ce principe s’applique parfaitement au support client. Le volume d’emails offre des dizaines d’opportunités de formation chaque jour. On découvre vite qu’il y a différents niveaux de difficulté :

• Niveau 1 : Les questions basiques. « Y a-t-il une garantie ? », « Combien de temps dure la formation ? ». Une personne peut y répondre dès son premier jour.
• Niveau 2 : Les questions dont la réponse est dans la formation. Il suffit de bien connaître le contenu pour y répondre.
• Niveau 3 : Les questions demandant une analyse ou un feedback. Par exemple, une personne qui veut un retour sur son idée. Cela demande un peu de réflexion, mais les principes peuvent s’apprendre.

Le mécanisme est simple : à chaque fois qu’un membre de l’équipe ne sait pas répondre, il remonte la question. Au début, Paul me demandait pour 70% des questions. Rapidement, c’est descendu à 30%, puis à 5-10%. Aujourd’hui, presque aucune question ne remonte jusqu’à moi. C’est un 80/20 : dès le départ, une personne bien briefée peut gérer 80% des demandes, vous libérant un temps précieux. À terme, votre équipe répondra mieux que vous. Pourquoi ? Car si je dois répondre à 150 emails seul, ma motivation est d’aller le plus vite possible, et la qualité baisse. Une personne dédiée au support client, elle, peut se concentrer. Si elle est débordée, on en recrute une deuxième. Le système est scalable.

La communication externe : transférer sa crédibilité

Comment faire pour que la communauté ne soit pas déçue de ne pas avoir ma réponse directe ? Nous avons beaucoup travaillé sur ce point, notamment en donnant à Paul un rôle central et une autorité au sein de notre communauté, par exemple dans la gestion des groupes de travail. Progressivement, son rôle a évolué du support vers l’accompagnement, jusqu’à donner des feedbacks vidéo.

Pour renforcer sa crédibilité, nous l’avons mis en avant. Il est apparu sur le podcast, nous avons tourné des formations ensemble. En le mettant en avant publiquement, je lui transfère une partie de ma crédibilité par association. Je dis explicitement : « moi je lui fais totalement confiance pour ce genre de choses. Et donc toi, tu peux aussi lui faire confiance là-dessus. » Aujourd’hui, cela a si bien fonctionné que nous avons un programme de coaching où les gens paient spécifiquement pour avoir les conseils de Paul. Ils le font car sa compétence a été prouvée au sein de la communauté.

Équilibre et productivité : comment éviter le burnout en tant qu’entrepreneur ?

Hugo m’a posé une question sur l’équilibre mental, notant que je semblais travailler moins qu’avant, avec des horaires plus raisonnables. « Comment tu avais fait pour changer un peu de mentalité, d’état d’esprit ? Et est-ce que maintenant tu as encore ce sentiment de culpabilité ? »

L’illusion de travailler moins : la clé de la régularité

En réalité, l’impression que je travaille moins est une illusion. Avant, je fonctionnais en dents de scie : « je travaillais comme un acharné, sans faire aucune pause, d’une manière très intense. Après, j’étais épuisé. J’en pouvais plus. » Ce cycle de travail intense suivi d’épuisement total me menait au bord du burnout. Je me sentais coupable de ne pas travailler, donc je repartais à fond pour rattraper le retard, jusqu’à l’épuisement suivant. Parfois, je tombais physiquement malade, et je suspecte que c’était psychosomatique : « être malade, c’était la seule manière dont je pouvais prendre une pause sans me sentir coupable. »

Le grand changement a été d’adopter des habitudes de travail régulières et concentrées. J’ai commencé à mettre des limites : ne pas travailler au-delà d’une certaine heure, ne pas travailler le week-end. Les pauses sont devenues planifiées, et non plus dictées par l’épuisement. Cela a radicalement amélioré ma santé mentale, mais aussi ma productivité globale. Si on additionnait toutes les heures où je ne travaillais pas parce que j’étais vidé, j’aurais pu prendre de belles vacances. Mes heures de travail ont même augmenté au fil du temps grâce à cette régularité, avant de commencer à redescendre récemment avec le recrutement et la délégation des tâches moins exigeantes en énergie créative.

Priorisation et énergie créative : le secret des plus productifs

Le deuxième grand levier a été la priorisation, notamment grâce à la méthode des plans de 90 jours. J’ai réalisé que les tâches les plus importantes sont souvent celles qu’on a tendance à éviter : la créativité, l’écriture, l’enregistrement. On ne peut pas travailler 12 heures par jour sur de l’écriture. L’énergie créative est limitée.

Une référence fascinante est le livre Écriture : Mémoires d’un métier de Stephen King, probablement l’un des auteurs les plus productifs de l’histoire. Sa routine ? Il écrit 2000 mots par jour, ce qui lui prend entre 3 et 5 heures. C’est le maximum que l’on peut espérer atteindre après des années de pratique. Personnellement, je considère avoir entre 3 et 5 heures de temps créatif par jour. Si je commence le matin, en fin de matinée, je suis « un petit peu cramé ». Quand on comprend cela, on devient obsédé par la routine et la régularité pour s’assurer d’utiliser cette énergie précieuse sur les bonnes tâches, au bon moment.

Le choc culturel de l’entrepreneuriat : un apprentissage de longue haleine

Cela m’a pris des années pour développer ces bonnes habitudes. Ça va faire bientôt 7 ans que je suis entrepreneur. La transition depuis le statut d’étudiant ou de salarié est un véritable choc culturel. C’est comme le film Un Indien dans la ville : un personnage habitué à un environnement est plongé dans un monde totalement différent. L’entrepreneur doit tout réapprendre : l’autodiscipline, le choix des priorités, la gestion de sa santé mentale, la socialisation quand on travaille seul. Il ne faut pas se comparer à des entrepreneurs expérimentés dès le premier jour. C’est un processus qui prend du temps.

Notre processus de recrutement en 7 étapes pour trouver le candidat idéal

Steven m’a demandé des détails sur notre processus d’embauche, qui semble pertinent. Il voulait connaître les filtres les plus efficaces, les projets tests, et le listing complet des étapes. Même si la question semble presque trop parfaite, elle n’a pas été préparée !

Les filtres les plus efficaces pour écarter les candidatures non qualifiées

Le filtre le plus important, surtout avec une large audience, est d’éliminer les « touristes » qui ne lisent pas les instructions. Pour cela, nous utilisons une consigne simple mais précise. Par exemple : « envoyer à telle adresse email l’URL de la seule vidéo de Marketing Mania où Tony Robbins apparaît dans la miniature. »

Vous seriez surpris du nombre de personnes qui échouent. Certains envoient leur CV directement, d’autres la mauvaise vidéo, d’autres encore affirment qu’elle n’existe pas. Cela montre un manque d’effort et d’attention aux détails. Ce simple filtre élimine plus de la moitié des candidats sans nous demander aucun temps, car nous avions automatisé la vérification avec Zapier.

Les projets tests : juger sur les actes, pas sur les mots

La philosophie du projet test est de se rapprocher au maximum des tâches réelles du poste. On juge les gens sur ce qu’ils font, pas sur ce qu’ils disent. Pour le poste d’assistant éditorial, le projet était un travail de recherche pour ma vidéo sur PewDiePie. C’était un sujet complexe qui demandait du jugement pour savoir quelles informations étaient pertinentes. Pour l’assistant opérationnel, le projet combinait plusieurs outils techniques. Le but n’était pas de connaître tous les outils, mais de voir si la personne était capable de chercher l’information, de réfléchir de manière critique et de transformer des instructions en actions concrètes.

Nous donnions 48 heures pour réaliser le projet, ce qui nous semblait un bon compromis pour laisser le temps de s’investir sans trop désavantager ceux qui avaient déjà un emploi. Le projet test offre une base de discussion incroyable pour l’entretien. Au lieu de questions bateau comme « quelles sont vos trois plus grandes qualités ? », on peut discuter du processus de réflexion : « explique-moi pourquoi tu as décidé de faire ça comme ça ? » On apprend bien plus sur la manière de réfléchir de la personne.

Le listing complet de notre méthode de recrutement

Notre processus, inspiré du livre Who: The A Method for Hiring, se déroule en sept étapes. C’est un processus exigeant car nous recevons beaucoup de candidatures.

1. Définir clairement le poste (la Score Card) : Avant tout, il faut définir précisément les missions, les compétences et les traits de personnalité recherchés. Ce document de référence permet de rester objectif tout au long du processus.
2. Le filtre anti-touriste : L’étape de la consigne précise pour éliminer ceux qui ne lisent pas les instructions.
3. Premier questionnaire (filtrage des bases) : 3 questions maximum pour vérifier les compétences fondamentales (orthographe, clarté, réflexion de base). C’est un filtre « passe ou échoue ».
4. Second questionnaire (identification de l’excellence) : Un questionnaire plus long pour les candidats restants, noté sur 5. Seuls ceux qui obtiennent d’excellentes notes partout passent à l’étape suivante. Les questions sont directement liées à la Score Card.
5. Le projet test : Proposé à 1 à 5 personnes maximum par poste. C’est l’étape la plus déterminante pour évaluer la compétence pratique.
6. L’entretien (le « weirdo test ») : À ce stade, on sait que les candidats sont compétents. L’entretien sert à vérifier l’alignement des motivations, la compatibilité personnelle et culturelle.
7. La décision : La dernière étape, où l’on choisit la personne qui correspond le mieux à tous les critères définis en amont.

Dans tout ce processus, le CV ou les études n’ont quasiment aucune importance. Ce qui compte, c’est la capacité démontrée à exécuter les tâches requises pour le poste.

FAQ – Vos questions sur la productivité et le recrutement